1. Rekisterinpitäjä ja yhteystiedot

Rekisterinpitäjä on suomalainen yritys Paulig Oy (Y-tunnus 0112563-0) tai jokin Paulig-konserniin kuuluvista yrityksistä. Näihin viitataan jäljempänä yhteisesti ja kunkin osalta erikseen nimellä ”Paulig”. Rekisterinpitäjä on se Paulig-konserniin kuuluva yritys, josta olet hakenut avointa työpaikkaa. Luettelo Paulig-konserniin kulloinkin kuuluvista yrityksistä on saatavilla täältä.

Yhteystietomme työnhakijoita liittyvissä tietosuoja-asioissa:

Paulig Oy / job applicant privacy matters
Satamakaari 20
00980 Helsinki
SUOMI
employee-privacy@paulig.com
Puh.: +358 9 319 81

Jos sinulla on henkilötietojen käsittelyymme liittyviä kysymyksiä, huolenaiheita tai ideoita, ota meihin yhteyttä. 

2. Millaisin periaattein suojaamme henkilötietojasi?

Paulig on laatinut tekniset ja hallinnolliset suojamenettelyt kerättävien tietojen suojaamiseksi.

Vain nimitetyillä Pauligin työntekijöillä sekä Pauligin toimeksiannosta tai sen puolesta toimivien organisaatioiden työntekijöillä on oikeus osallistua henkilötietojen käsittelyyn. Kaikilla käsittelyyn osallistuvilla henkilöillä on Pauligin tai sen yhteistyökumppanin myöntämä henkilökohtainen käyttöoikeus. Olemme luoneet erilaisia käyttöoikeustasoja sen mukaan, millaisia tietoja henkilö tarvitsee työnkuvauksensa perusteella. Pauligin tietojärjestelmät on suojattu palomuureilla ja muilla asianmukaisilla teknisillä toimenpiteillä, jotka suojaavat niissä olevia tietoja Pauligin ulkopuolisilta kontakteilta.

Kaikilla Pauligin työntekijöillä ja Pauligin alihankkijoilla on velvollisuus pitää työnsä yhteydessä saamansa henkilötiedot luottamuksellisina. Manuaalisesti käsiteltävät asiakirjat, jotka sisältävät henkilötietoja, suojataan luvattomalta käytöltä. 

3. Mihin tarkoituksiin käsittelemme henkilötietojasi ja millä perusteella?

Paulig voi käsitellä henkilötietojasi, jotka ovat suoraan tarpeen rekrytointiprosessisi ja mahdollisen työsuhteesi kannalta (joko Pauligin kanssa tai yksityisen työnvälitystoimiston kanssa), ja kun käsittely liittyy suhteen osapuolten oikeuksien ja velvoitteiden hallintaan tai Pauligin sinulle mahdollisesti tarjoamiin etuihin tai kun käsittelyn tarve liittyy kyseessä olevan työn erityiseen luonteeseen.

Henkilötietojesi käsittely perustuu EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen seuraaviin perusteisiin (yhtä tai useampaa perustetta voidaan soveltaa samanaikaisesti samoihin henkilötietoihin):

  • Käsittely on tarpeen sopimuksen solmimista edeltävien toimenpiteiden toteuttamiseksi omasta pyynnöstäsi.
  • Käsittely on tarpeen lakisääteisen velvoitteen noudattamiseksi, jota meihin sovelletaan erityisesti työ- ja työsuhdelainsäädännön, sosiaaliturvalainsäädännön, tietosuojalainsäädännön, verolainsäädännön, kyberturvallisuuslainsäädännön ja yritysten vaatimustenmukaisuutta koskevan lainsäädännön nojalla.
  • Käsittely on tarpeen Pauligin oikeutettujen etujen turvaamiseksi.
  • Olet antanut suostumuksen henkilötietojesi käsittelyyn.


Pauligin tai edellä viitatun kolmannen osapuolen oikeutettuja etuja voivat olla muun muassa seuraavat:

  • hakijapankin ylläpito mahdollisia tulevia rekrytointitarpeita varten
  • tietojärjestelmiemme väärinkäytön ehkäiseminen, mukaan lukien lokitiedostojen ylläpito henkilötietoja käsitelleistä
  • liiketoiminnan kehittäminen


Edellä mainitun lisäksi Paulig käyttää tietojasi, mikäli katsomme, että se on tarpeen turvallisuussyistä tai jos tutkimme mahdollisia petoksia tai sopimustemme tai tämän tietosuoja-policyn rikkomuksia.

Tekoälytyökalut kehittyvät, ja osaa henkilötiedoistasi voidaan käsitellä Pauligin käyttämillä tekoälytyökaluilla (kuten Copilotilla Microsoft 365 ympäristössä) tietotyömme tukemiseksi.

Arkaluonteisten henkilötietojen osalta käsittely perustuu tarpeeseen noudattaa rekisterinpitäjän tai rekisteröidyn erityisiä oikeuksia ja velvollisuuksia työ- ja sosiaaliturvalainsäädännön sekä sosiaalista suojelua koskevan lainsäädännön alalla tai nimenomaiseen suostumukseesi.  

4. Millaisia henkilötietojasi voimme käsitellä ja mihin tarkoituksiin? 

Voimme käsitellä rekrytointisi yhteydessä seuraavan tyyppisiä tietoja ja kyseisiin tietotyyppeihin tehtyjä muutoksia. Alla luettelemme myös käsittelyn tarkoitukset kunkin tietoluokan tai soveltuvin osin kunkin tietotyypin osalta.  

Perustiedot, joita käsitellään rekrytointiprosessin aloittamista ja toteuttamista sekä prosessin osapuolten oikeuksien ja velvollisuuksien hallintaa varten. Tähän tietoluokkaan kuuluvat esimerkiksi seuraavat tietotyypit:

  • Etunimet, sukunimi, entinen sukunimi
  • Kotiosoite
  • Sähköpostiosoite
  • Puhelinnumero(t)
  • Syntymäaika
  • Henkilötunnus
  • Sukupuoli
  • Kansallisuus
  • Valokuva ja videot
  • Kielet


Tiedot soveltuvuudestasi avoimeen työpaikkaan, jotta voidaan arvioida soveltuvuuttasi avoimeen työpaikkaan tai mahdollisesti sovellettavan lainsäädännön sallimissa rajoissa selvittää suorituskykyäsi ja työkykyäsi tai luotettavuuttasi. Tähän tietoluokkaan kuuluvat esimerkiksi seuraavat tietotyypit:  

  • Työhistoria
  • Koulutus
  • Suorittamasi koulutukset ja saamasi sertifikaatit
  • Tiedot, taidot ja asiantuntemus (esim. kielitaito ja IT-taidot)
  • Saatekirje ja ansioluettelo
  • Palkka- ja etupyynnöt
  • Mahdollisen persoonallisuus- ja pätevyysarvioinnin tulokset (esim. rekrytointikonsulttien kautta)
  • Esimerkit aiemmista töistä tai esityksistä (esim. luovien töiden portfolio)  
  • Sosiaalisen median sisältö (suostumuksella)
  • Muut tiedot, jotka olet antanut meille rekrytointihaastattelujen ja suositusten tarkistuksen yhteydessä tai jotka olemme keränneet suostumuksellasi
  • Työlupa (mikäli sovellettavissa)
  • Taustan tarkistamiseen liittyvät tiedot, kuten rikosrekisteriote (mikäli sovellettavissa), sovellettavan lainsäädännön sallimissa rajoissa
  • Henkilökohtaiset luottotiedot (mikäli sovellettavissa) sovellettavan lainsäädännön sallimissa rajoissa
  • Lääketieteelliset ja huumetestitiedot (soveltuvin osin) sovellettavan lainsäädännön sallimissa rajoissa 

5. Mistä lähteistä keräämme henkilötietojasi?

Paulig kerää henkilötietojasi suoraan sinulta, esimerkiksi seuraavista lähteistä:  

  • verkkosivuilla olevat lomakkeet  
  • fyysiset lomakkeet
  • puhelinkeskustelut, joiden aikana annat Pauligille henkilötietoja
  • sähköpostiviestit, joissa annat Pauligille henkilötietoja
  • henkilökohtaiset keskustelut
  • työhakemusvideot


Paulig voi suostumuksellasi kerätä henkilötietoja kolmansilta osapuolilta, esimerkiksi seuraavista lähteistä:

  • suosittelijoiksi ilmoittamasi henkilöt
  • yritykset, jotka tarjoavat rekrytointikonsultointia ja persoonallisuus- ja soveltuvuusarviointitestejä Pauligille


Paulig voi kerätä henkilötietoja kolmansilta osapuolilta ilman suostumustasi seuraavissa tapauksissa, mutta vain sovellettavan lainsäädännön sallimassa laajuudessa:

  • viranomainen paljastaa tietoja työnantajalle, jotta työnantaja voi täyttää lakisääteiset velvoitteensa  
  • työnantaja hankkii henkilökohtaisia luottotietoja tai rikosrekisteritietoja arvioidakseen työntekijän luotettavuutta


Paulig voi saada ja päivittää rekisterinsä henkilötietoja myös viranomaisilta ja yrityksiltä, jotka tarjoavat Pauligille henkilötietoihin liittyviä tai muita palveluja.

6. Kenelle voimme siirtää ja luovuttaa henkilötietojasi?

Pauligiin kuuluvilla yrityksillä on oikeutettu etu siirtää henkilötietoja konsernin sisällä sisäisiin hallinnollisiin tarkoituksiin.

Paulig ei myy, vuokraa tai muutoin paljasta henkilötietojasi Paulig-konsernin ulkopuolisille kolmansille osapuolille, ellei jäljempänä todeta toisin.

Paulig voi jakaa henkilötietojasi valtuutetuille kolmansille osapuolille, jotka tuottavat Pauligille palveluja tässä tietosuoja-policyssa kuvattuihin tarkoituksiin, sovellettavan lainsäädännön puitteissa. Kolmansien osapuolten tarjoamat palvelut voivat olla esimerkiksi ohjelmistopalveluja, henkilötietojen hallintaa ja analysointia sekä tutkimuksen toteuttamista. Kolmannet osapuolet voivat olla esimerkiksi yrityksiä, jotka tarjoavat Pauligille rekrytointikonsultointia ja persoonallisuus- ja soveltuvuusarviointitestejä.  

Koska Paulig suhtautuu vakavasti henkilötietojesi suojaamiseen, Paulig ei anna kyseisten yritysten käyttää henkilötietojasi mihinkään muuhun kuin kyseisten palvelujen tarjoamiseen liittyviin tarkoituksiin, ja Paulig vaatii niitä suojaamaan henkilötietosi tämän tietosuoja-policyn mukaisella tavalla.  

Voimme myös siirtää tai luovuttaa henkilötietojasi kolmansille osapuolille rajoitetuissa tilanteissa pyynnöstäsi. Jos esimerkiksi haluat, että tallennamme henkilötietosi muidenkin Paulig-yritysten tulevia rekrytointitarkoituksia varten, jaamme henkilötietojasi muille Paulig-yrityksille.

Voimme myös luovuttaa työnhakijoiden henkilötietoja toimivaltaisille viranomaisille, jos sovellettavat lait tai muut säädökset sitä edellyttävät, valmistautuaksemme oikeustoimiin tai puolustaaksemme vaadetta sovellettavan lainsäädännön kulloinkin sallimissa tai edellyttämissä rajoissa.

Paulig voi jakaa henkilötietojasi osana fuusiota, yritysostoa, yrityksen omaisuuserien myyntiä tai palvelun siirtoa toiselle palveluntarjoajalle. Tämä koskee myös sellaisia epätodennäköisiä tapauksia, joissa yrityksestä tulee maksukyvytön tai se menee konkurssiin tai joutuu selvitystilaan, jolloin henkilötietojasi voidaan siirtää toiselle taholle kyseisen menettelyn seurauksena. 

7. Siirretäänkö tietojasi EU:n ulkopuolelle?

Pauligin palveluja voidaan tuottaa käyttämällä resursseja ja palvelimia, jotka sijaitsevat eri maissa ympäri maailmaa. Siksi Paulig voi siirtää henkilötietojasi oman maasi tai Pauligin toimintamaan ulkopuolelle, esimerkiksi EU:n ja ETA:n ulkopuolisiin maihin, joissa ei ole henkilötietoja suojaavaa lainsäädäntöä tai joissa on tietosuojan osalta erilaiset oikeudelliset säännöt.

Tällöin Paulig varmistaa, että kyseiseen siirtoon on oikeudelliset perusteet ja että henkilötiedoillesi tarjotaan riittävä suoja sovellettavan lainsäädännön mukaisesti, esimerkiksi käyttämällä asiaankuuluvien viranomaisten hyväksymiä vakiosopimuksia, erityisesti Euroopan komission vakiosopimuslausekkeita (tarpeen mukaan), ja edellyttämällä muiden asianmukaisten teknisten ja organisatoristen tietoturvatoimien käyttöä. Vakiosopimuslausekkeet löytyvät täältä.  

8. Kuinka kauan käsittelemme tietojasi?

Paulig voi käsitellä tietojasi työnhakijajärjestelmässään hakemusvuottasi seuraavan toisen kalenterivuoden loppuun asti (esim. hakemus 21.10.2024 à 31.12.2026), paitsi jos meillä on oikeutettu etu (esim. käynnissä olevan oikeudenkäynnin yhteydessä) säilyttää henkilötietoja pidempään.

Valittuihin työnhakijoihin liittyviä henkilötietoja säilytetään sisäisessä työntekijöiden tietosuoja-policyssa määriteltyjen säilytysaikojen mukaisesti.

Suostumuksesi perusteella, esimerkiksi jos haluat meidän pitävän sinut mielessä tulevia uramahdollisuuksia varten, Paulig voi käsitellä henkilötietojasi niin kauan kunnes peruutat suostumuksesi.

Paulig voi käsitellä henkilötietojasi oikeudellisten vaatimusten perusteella niin kauan kuin sovellettava lainsäädäntö sen sallii.  

9. Miten voit käyttää erityyppisiä oikeuksiasi?

Kaikkia oikeuksia voi käyttää ottamalla yhteyttä Pauligin tietosuojatiimiin, jonka yhteystiedot on annettu edellä osiossa 1. Tiimi antaa sitten tarkempia ohjeita tietyn oikeuden käyttämiseen. Jos Pauligilla on perusteltua syytä epäillä pyynnön tehneen henkilön henkilöllisyyttä, Paulig voi pyytää toimittamaan lisätiedot, jotka ovat tarpeen henkilöllisyytesi vahvistamiseksi.

Paulig toimittaa sinulle tiedot toimenpiteistä, joihin on ryhdytty pyyntösi takia, kuukauden kuluessa pyynnön vastaanottamisesta. Määräaikaa voidaan tarvittaessa jatkaa enintään kahdella kuukaudella pyyntöjen monimutkaisuuden ja määrän mukaan.

  • Oikeus saada pääsy henkilötietoihisi: Sinulla on oikeus saada Pauligilta vahvistus siitä, käsitelläänkö sinua koskevia henkilötietoja, ja jos näitä henkilötietoja käsitellään, oikeus saada tietoa henkilötiedoistasi.
     
  • Oikeus tietojen oikaisemiseen: Sinulla on oikeus vaatia, että Paulig oikaisee ilman aiheetonta viivytystä sinua koskevat epätarkat ja virheelliset henkilötiedot.
     
  • Oikeus tietojen poistamiseen (”oikeus tulla unohdetuksi”): Sinulla on oikeus vaatia, että Paulig poistaa ilman aiheetonta viivytystä sinua koskevat henkilötiedot, mikäli jotain seuraavista perusteista sovelletaan:
    • henkilötietojasi ei enää tarvita niihin tarkoituksiin, joita varten ne kerättiin tai joita varten niitä muutoin käsiteltiin
    • peruutat suostumuksen, johon käsittely on perustunut, eikä käsittelyyn ole muuta laillista perustetta
    • vastustat käsittelyä eikä käsittelyyn ole olemassa perusteltua syytä
    • henkilötietojasi on käsitelty lainvastaisesti
    • henkilötietosi on poistettava unionin oikeuteen tai jäsenvaltion lainsäädäntöön perustuvan Pauligiin sovellettavan lakisääteisen velvoitteen noudattamiseksi
    • henkilötiedot on kerätty tietoyhteiskunnan palvelujen tarjoamisen yhteydessä

      Sinulla ei kuitenkaan ole oikeutta tietojen poistamiseen, jos käsittely on tarpeen
       
    • sananvapautta ja tiedonvälityksen vapautta koskevan oikeuden käyttämiseksi
    • unionin oikeuteen tai jäsenvaltion lainsäädäntöön perustuvan Pauligiin sovellettavan lakisääteisen velvoitteen noudattamiseksi
    • oikeudellisen vaateen laatimiseksi, esittämiseksi tai puolustamiseksi
       
  • Oikeus käsittelyn rajoittamiseen: Sinulla on oikeus vaatia Pauligia rajoittamaan käsittelyä seuraavissa tilanteissa: 
    • kiistät henkilötietojen paikkansapitävyyden, jolloin käsittelyä rajoitetaan ajaksi, jonka kuluessa Paulig voi varmistaa niiden paikkansapitävyyden
    • käsittely on lainvastaista ja vastustat henkilötietojen poistamista ja vaadit sen sijaan niiden käytön rajoittamista
    • Paulig ei enää tarvitse kyseisiä henkilötietoja käsittelyn tarkoituksiin, mutta sinä tarvitset niitä oikeudellisen vaateen laatimiseksi, esittämiseksi tai puolustamiseksi
    • olet vastustanut henkilötietojen käsittelyä odotettaessa päätöstä siitä, syrjäyttävätkö Pauligin oikeutetut perusteet omat perusteesi
       
  • Vastustamisoikeus: Sinulla on oikeus henkilökohtaiseen erityiseen tilanteeseesi liittyvällä perusteella milloin tahansa vastustaa sinua koskevien henkilötietojen käsittelyä, mukaan lukien profilointia, joka perustuu Pauligin oikeutettuihin etuihin. Paulig ei saa enää käsitellä henkilötietoja, paitsi jos Paulig voi osoittaa, että käsittelyyn on olemassa huomattavan tärkeä ja perusteltu syy, joka syrjäyttää omat etusi, oikeutesi ja vapautesi, tai jos se on tarpeen oikeusvaateen laatimiseksi, esittämiseksi tai puolustamiseksi.

    Jos henkilötietoja käsitellään suoramarkkinointia varten, sinulla on oikeus milloin tahansa vastustaa sinua koskevien henkilötietojen käsittelyä tällaista markkinointia varten, mukaan lukien profilointia silloin kun se liittyy tällaiseen suoramarkkinointiin.

    Huomaa, että tiettyjen palveluviestien vastaanottamista Pauligilta ei voi estää, mukaan lukien mutta näihin rajoittumatta turvallisuuteen liittyvät ja oikeudelliset ilmoitukset.
     
  • Oikeus siirtää tiedot järjestelmästä toiseen: Sinulla on oikeus saada sinua koskevat, Pauligille toimittamasi henkilötiedot jäsennellyssä, yleisesti käytetyssä ja koneellisesti luettavassa muodossa sekä oikeus siirtää kyseiset tiedot toiselle rekisterinpitäjälle, jos
    • käsittely perustuu suostumukseen tai sopimukseen ja
    • käsittely suoritetaan automaattisesti

10. Onko sinun annettava meille henkilötietosi?

Kun Pauligin on käsiteltävä henkilötietojasi sopimuksen solmimista edeltävien toimenpiteiden toteuttamiseksi omasta pyynnöstäsi, sinun on annettava rekrytointiprosessissa vaadittavat henkilötiedot.

11. Miten voit perua suostumuksesi?

Voit perua mahdollisen suostumuksen ottamalla yhteyttä Pauligin tietosuojatiimiin (yhteystiedot osiossa 1) tai käyttämällä Pauligin mahdollisesti tarjoamia sähköisiä menetelmiä.

12. Teemmekö sinuun vaikuttavia päätöksiä automatisoiduin keinoin?

Paulig ei tee pelkästään automatisoidun käsittelyn perusteella sellaisia päätöksiä, joilla on sinua koskevia oikeudellisia vaikutuksia tai jotka muutoin vaikuttavat sinuun merkittävästi.

13. Käsittelemmekö henkilötietojasi profilointitarkoituksiin?

Paulig ei tee työnhakijaprofilointia EU:n yleisessä tietosuoja-asetuksessa tarkoitetulla tavalla.

14. Miten voit käyttää oikeuttasi tehdä valitus valvontaviranomaiselle?

Jos epäilet tietosuojalainsäädännön rikkomusta, ota ensin yhteyttä Pauligin tietosuojatiimiin (yhteystiedot osiossa 1).

Jos asiaa ei saada sovittua sinun ja Pauligin välillä, voit ottaa yhteyttä valvontaviranomaiseen siinä EU:n jäsenvaltiossa, joka on vakinainen asuinpaikkasi, työskentelymaasi tai väitetyn rikkomuksen tapahtumapaikka, tai siinä maassa, jossa kyseinen Pauligin yksikkö toimii. Kunkin Pauligin toimintamaan vastuullisten viranomaisten yhteystiedot ovat täällä.

15. Mitä lainsäädäntöä henkilötietojen käsittelyyn sovelletaan?

Pauligin rekisterissä olevien henkilötietojen käsittelyyn sovelletaan EU:n sovellettavia tietosuojalakeja sekä Pauligin toimintamaiden kansallisia lakeja.

16. Miten voimme päivittää tätä tietosuoja-policya?

Paulig voi muokata tätä tietosuoja-policya aika ajoin tarpeen mukaan. Ellei pakottavasta sovellettavasta lainsäädännöstä muuta johdu, emme välttämättä ilmoita muutoksista rekisteröidyille henkilökohtaisesti. Siksi suosittelemme, että tarkistat tämän tietosuoja-policyn aika ajoin mahdollisten muutosten varalta.