1. Behandlingsansvarlig og kontaktinformasjon

Behandlingsansvarlig er det finske selskapet Paulig Ltd (organisasjonsnummer: 0112563-0) eller et av selskapene i Paulig-konsernet. Disse selskapene, sammen og hver for seg, er heretter kalt «Paulig». Behandlingsansvarlig er selskapet i Paulig-konsernet som du har et forretningsforhold eller annet forhold til. En liste over selskapene i Paulig-konsernet fra tid til annen er tilgjengelig her. 

Vår kontaktinformasjon for personvernspørsmål:  

Paulig Ltd / privacy matters
Satamakaari 20
FIN – 00980 Helsinki
FINLAND
privacy@paulig.com
Tlf: +358 9 319 81

Ta gjerne kontakt med oss hvis du har spørsmål, bekymringer eller ideer knyttet til Pauligs prosedyrer for personopplysninger.  

2. Til hvilke formål og basert på hvilke legitime grunner behandler vi personopplysningene dine?

Denne personvernerklæringen dekker behandling av personopplysninger til representanter for våre kunder, potensielle kunder, forbrukere, representanter for våre forretningspartnere og andre interessegrupper, inkludert representanter for leverandører, organisasjoner som tilbyr tjenester til Paulig, pressen, andre interessenter og besøkende i våre lokaler. Denne personvernerklæringen dekker behandling av personopplysninger knyttet til all forretningsvirksomhet under alle Paulig-merker samt egne merkevarer og andre operasjoner, med mindre annet er angitt.

Nedenfor forklarer vi forskjellene i hver kategori. Én eller flere roller og formål kan gjelde for de samme personopplysningene samtidig.

2.1 Kunder, potensielle kunder og forbrukere

Levere produkter og tjenester og administrasjon av kundeforhold

Vi kan bruke personopplysningene dine for å levere produkter og tjenester til deg. Dette inkluderer for eksempel når du kjøper våre produkter på vegne av din organisasjon, bruker våre digitale tjenester, abonnerer på våre nyhetsbrev og deltar på våre arrangementer.  

Paulig kan bruke personopplysningene dine til å administrere, analysere og forbedre kundeforholdet med organisasjonen du representerer. Denne kategorien av behandling av personopplysninger omfatter følgende behandling:  

  • Administrasjon av kundeforhold, slik som inngåelse, implementering og muligens endring av avtalen mellom oss og organisasjonen du representerer samt vedlikehold og utvikling av kundeforholdet. Dette inkluderer også kommunikasjon i forbindelse med kundeforholdet, som å yte kundeservice, sende varsler og annet innhold i forbindelse med vårt kundeforhold eller produkter eller tjenester, viktige varsler og andre meldinger om våre produkter eller tjenester eller undersøkelser. Vi kan også be om tilbakemeldinger på våre produkter eller tjenester og besvare forespørsler og henvendelser fra representanter for kunder eller potensielle kunder via ulike kanaler. Det rettslige grunnlaget for denne behandlingen er vår legitime interesse i å drive virksomheten vår og pleie forholdet til organisasjonen som vi har etablert et kundeforhold til i forbindelse med våre produkter eller tjenester.  
  • Fakturering: Dette innebærer håndtering av fakturaer og betalinger basert på vår legitime interesse i å drive virksomheten vår og pleie forholdet til organisasjonen som vi har etablert et kundeforhold til i forbindelse med våre produkter eller tjenester.  
  • Organisere arrangementer, slik som ulike seminarer og opplæringer, basert på vår legitime interesse av å behandle personopplysninger for formål i forbindelse med organisering av det aktuelle arrangementet. Hvis du gir oss særlige kategorier av personopplysninger i forbindelse med dette, slik som informasjon om allergier eller spesielle kostholdskrav som kan inneholde helserelatert informasjon, er ditt uttrykkelige samtykke grunnlaget for behandlingen.  
  • Salg: Fremme salget av våre produkter og tjenester enten på vårt initiativ eller på initiativ av en representant for en potensiell kunde basert på vår legitime interesse av å fremme vår virksomhet. Vi gjennomfører også mersalg til våre eksisterende kunder, og retter oss mot representanter for kundene våre basert på vår legitime interesse av å fremme virksomheten vår.  
  • Overholdelse av forpliktelser i samsvar med gjeldende lovgivning, slik som skatte- eller nettsikkerhetsrelaterte forpliktelser og besvare forespørsler fra myndigheter basert på for eksempel skatte-, nettsikkerhets- eller regnskapslovgivning eller annen gjeldende lovgivning. Det rettslige grunnlaget for behandlingen i dette tilfellet er den relevante bestemmelsen i gjeldende lovgivning.  
  • Oppfyllelse av avtalen og overvåkning av misbruk: Oppfylle og overvåke avtalen mellom oss og organisasjonen du representerer, samt undersøke mistenkt misbruk, der det rettslige grunnlaget for behandlingen er vår legitime interesse i å drive virksomheten vår og beskytte våre legitime interesser knyttet til den.  
  • Aktivere bruk av våre nettsteder: Når du besøker nettstedene våre, kan vi behandle personopplysningene dine for å gi deg muligheten til å bruke nettstedet og dets funksjoner, og for å sikre nettstedets sikkerhet, funksjonalitet og stabilitet. Dette inkluderer for eksempel behandling for å oppdage potensielt misbruk og angrep som kompromitterer sikkerheten på nettstedet vårt. Det rettslige grunnlaget for behandlingen er vår legitime interesse, og den aktuelle legitime interessen er et av formålene som er nevnt ovenfor. Innsamling og videre behandling av personopplysningene dine på nettstedet vårt skjer vanligvis også ved hjelp av automatiske tekniske hjelpemidler, slik som informasjonskapsler og lignende teknologier, som vanligvis krever ditt samtykke. Les mer om bruken av informasjonskapsler på nettstedet vårt ved å klikke på knappen «Cookie Settings» i bunnteksten på nettstedet vårt.

Markedsføring til deg

Paulig kan gi deg en bedre kundeopplevelse ved å informere deg om nye produkter, tjenester eller kampanjer fra Paulig. Paulig kan bruke personopplysningene dine til å tilpasse tilbudet vårt og gi deg mer relevant innhold. Dette innebærer for eksempel å gi anbefalinger og vise tilpasset innhold og markedsføring i tjenestene våre (for eksempel nettsteder, programmer og e-postmarkedsføring) og via tredjeparts tjenester (for eksempel bannerannonser).  

Det rettslige grunnlaget for behandling for markedsføringsformål er vår legitime interesse, spesielt for å fremme salget av våre produkter og tjenester og for å øke anerkjennelsen av vår virksomhet, våre produkter og tjenester. Det rettslige grunnlaget for behandling av personopplysninger kan også være ditt samtykke, for eksempel hvis du abonnerer på nyhetsbrevet vårt eller hvis markedsføringen er basert på data som samles inn på nettstedene våre gjennom informasjonskapsler og du har gitt samtykke til bruk av markedsføringsinformasjonskapsler. I tillegg, hvis du gir oss informasjon som tilhører spesielle kategorier av personopplysninger, slik som informasjon om allergier eller spesielle dietter, som kan avvike fra helserelatert informasjon, er ditt uttrykkelige samtykke grunnlaget for behandlingen.  

Hvis du velger å delta i våre kampanjer (f.eks. konkurranser, gaver osv.), kan vi samle inn personopplysningene dine for å gjøre det enklere for deg å delta, slik som å kontakte vinnere eller distribuere produkter. Vi vil bare behandle personopplysninger for kampanjeformål med ditt uttrykkelige samtykke.

Hvis du har akseptert markedsføringsinformasjonskapsler på våre nettsteder, kan vi behandle personopplysningene dine for å gi deg relevant markedsføringsinnhold i sosiale medier, via e-post, på nettsteder eller i våre tjenester basert på dine preferanser. Denne typen behandling kalles profilering, og formålet er å produsere skreddersydd markedsføring, forbedre brukeropplevelsen i våre tjenester og på våre nettsteder, og levere produkter og tjenester som samsvarer med kundenes preferanser. Vi kan også kombinere informasjon som samles inn gjennom profilering med annen informasjon vi har samlet inn basert på kundeforholdet mellom oss og organisasjonen din. Les mer om bruken av informasjonskapsler på nettstedet vårt ved å klikke på knappen «Cookie Settingsr» i bunnteksten på nettstedet vårt.  

Administrere og utvikle produkter og tjenester

Paulig kan bruke personopplysningene dine til å administrere og utvikle Pauligs forretningsvirksomhet, inkludert våre produkter og tjenester. Databehandling for produkt- og tjenesteutviklingsformål kan skje anonymt eller med identifikatorer. I den grad personopplysninger behandles, er behandlingen enten basert på samtykke fra den registrerte (f.eks. utviklingsaktiviteter basert på forskning eller undersøkelser) eller på vår legitime interesse i å utvikle vår virksomhet, våre produkter og tjenester. Hvis du velger å gi oss personopplysninger om dine allergier eller andre helserelaterte opplysninger, er ditt uttrykkelige samtykke grunnlaget for behandlingen.  

Andre legitime forretningsinteresser

Vi kan behandle personopplysningene dine i forbindelse med andre legitime forretningsinteresser, slik som å sikre og forbedre sikkerheten til våre informasjonssystemer, nettverk og lokaler, beskytte vår eiendom, forhindre misbruk, undersøke mistenkt misbruk eller andre lignende berettigede formål. Behandlingen av personopplysninger er basert på vår legitime interesse, og den aktuelle legitime interessen er de forretningsrelaterte formålene som er angitt ovenfor.  

2.2 Interessegrupper

Med interessegrupper mener vi for eksempel representanter for leverandører og tjenesteleverandører som tilbyr produkter og tjenester til Paulig, representanter for pressen og andre interessenter, og besøkende i Pauligs lokaler.  

Administrere, analysere og forbedre kundeforholdet

Paulig kan bruke personopplysningene dine til å administrere, analysere og forbedre forholdet med organisasjonen du representerer. Denne kategorien av behandling av personopplysninger omfatter følgende behandling:

  • Administrasjon av forretningsforholdet, slik som inngåelse, implementering og muligens endring av avtalen mellom oss og organisasjonen du representerer, samt vedlikehold og utvikling av forretningsforholdet. Dette inkluderer også kommunikasjon tilknyttet forholdet, slik som å sende varsler og annet innhold i forbindelse med vårt forretningsforhold, viktige varsler og annen kommunikasjon i forbindelse med vårt forretningsforhold. Vi kan også besvare forespørsler og henvendelser fra deg via ulike kanaler. Det rettslige grunnlaget for denne behandlingen er vår legitime interesse i å drive virksomheten vår og pleie forholdet til organisasjonen som vi har etablert et forretningsforhold til i forbindelse med produkter eller tjenester.  
  • Håndtering av fakturaer og betalinger basert på vår legitime interesse i å drive virksomheten vår og pleie forholdet til organisasjonen som vi har etablert et forretningsforhold til.  
  • Organisere arrangementer, slik som ulike seminarer eller opplæringer, basert på vår legitime interesse av å behandle personopplysninger for formål i forbindelse med organisering av det aktuelle arrangementet. Hvis du gir oss særlige kategorier av personopplysninger i forbindelse med dette, slik som informasjon om allergier eller spesielle kostholdskrav som kan inneholde helserelatert informasjon, er ditt uttrykkelige samtykke grunnlaget for behandlingen.  
  • Overholdelse av forpliktelser i samsvar med gjeldende lovgivning, slik som skatte- og nettsikkerhetsrelaterte forpliktelser og besvare forespørsler fra myndigheter basert på for eksempel skatte-, regnskaps,- eller nettsikkerhetslovgivning, eller annen gjeldende lovgivning. Det rettslige grunnlaget for behandlingen i dette tilfellet er den relevante bestemmelsen i gjeldende lovgivning.  
  • Oppfyllelse av avtalen og overvåkning av misbruk: Oppfylle og overvåke avtalen mellom oss og organisasjonen du representerer, samt undersøke mistenkt misbruk, der det rettslige grunnlaget for behandlingen er vår legitime interesse i å drive virksomheten vår og beskytte våre legitime interesser knyttet til den.  
  • Aktivere bruk av våre nettsteder: Når du besøker nettstedene våre, kan vi behandle personopplysningene dine for å gi deg muligheten til å bruke nettstedet og dets funksjoner, og for å sikre nettstedets sikkerhet, funksjonalitet og stabilitet. Dette inkluderer for eksempel behandling for å oppdage potensielt misbruk og angrep som kompromitterer sikkerheten på nettstedet vårt. Det rettslige grunnlaget for behandlingen er vår legitime interesse, og den aktuelle legitime interessen er et av formålene som er nevnt ovenfor. Innsamling og videre behandling av personopplysningene dine på nettstedet vårt skjer vanligvis også ved hjelp av automatiske tekniske hjelpemidler, slik som informasjonskapsler og lignende teknologier, som vanligvis krever ditt samtykke. Les mer om bruken av informasjonskapsler på nettstedet vårt ved å klikke på knappen «Cookie Settings» i bunnteksten på nettstedet vårt.  

Administrere og utvikle produkter og tjenester

Paulig kan bruke personopplysningene dine til å administrere og utvikle Pauligs forretningsvirksomhet, inkludert våre produkter og tjenester. Databehandling for produkt- og tjenesteutviklingsformål kan skje anonymt eller med identifikatorer. I den grad personopplysninger behandles, er behandlingen enten basert på samtykke fra den registrerte eller vår legitime interesse i å utvikle vår virksomhet, våre produkter og tjenester.  

Andre legitime forretningsinteresser

Vi kan også behandle personopplysningene dine i forbindelse med andre legitime forretningsinteresser, slik som å sikre og forbedre sikkerheten til våre informasjonssystemer, nettverk og lokaler, beskytte vår eiendom, forhindre misbruk, undersøke mistenkt misbruk eller andre lignende berettigede formål. Behandlingen av personopplysninger er basert på vår legitime interesse, og den aktuelle legitime interessen er de forretningsrelaterte formålene som er angitt ovenfor.  

AI-verktøy er i stadig utvikling, og noen av personopplysningene dine kan bli behandlet av AI-verktøy som brukes av Paulig (slik som Copilot i M365-miljøet) for å bidra til kunnskapsarbeidet vårt, utvikle produktene og tjenestene våre eller gi deg mer relevant innhold. 

3. Hvilke typer informasjon kan vi samle inn om deg?

I forbindelse med de ovennevnte behandlingsaktivitetene kan vi behandle følgende typer data og endringer i disse datatypene:  

3.1 Personopplysninger som kan behandles om alle registrerte

Grunnleggende informasjon behandles for å levere produkter og tjenester (hvis aktuelt), administrasjon av kunde- eller annet forretningsforhold, markedsføring (hvis aktuelt), administrere og utvikle våre produkter og tjenester samt for andre legitime forretningsinteresser, inkludert følgende informasjon:

  • for- og etternavn
  • kontaktinformasjon (e-postadresse, telefonnummer og/eller postadresse)
  • kjønn (f.eks. for å personalisere e-postmeldinger eller i forbindelse med en undersøkelse der vi ønsker å vite mer om brukeren for blant annet produktutvikling)
  • språkinnstillinger
  • informasjon om når informasjonen din ble samlet inn
     

Informasjon om kommunikasjon og annen korrespondanse mellom deg og oss behandles for å levere produkter og tjenester (hvis aktuelt), administrasjon av kunde- eller annet forretningsforhold, markedsføring (hvis aktuelt), administrere og utvikle våre produkter og tjenester samt andre legitime forretningsinteresser, inkludert følgende informasjon:

  • kampanjer, markedsføring og annen kommunikasjon rettet mot deg, samt bruken av dem, inkludert deltakelse på arrangementer
  • interesser og annen informasjon eller undersøkelsesdata gitt av deg
  • valg knyttet til direkte markedsføring
  • informasjon om bruken av Pauligs digitale tjenester samt digitalt innhold opprettet av deg og dine interaksjoner med våre digitale tjenester
  • automatisk innsamlede data (f.eks. IP-adresse, enhetens operativsystem, type nettleser og språk)
  • enhetsidentifikatorer for mobilenheter (f.eks. din unike enhets-ID og enhetens navn)
  • opptak av telefonsamtaler med kundeservice samt korrespondanse fra e-post og chat  

Hvis du har gitt ditt uttrykkelige samtykke, kan vi behandle personopplysningene dine om allergier eller spesielle kostholdskrav (f.eks. for å delta på arrangementet vårt eller drive forskning på produktene våre).  

3.2 Kunderepresentanter

I tillegg til listen i punkt 3.1 kan Paulig samle inn datatypene oppført nedenfor, som behandles med det formål å tilby produkter og tjenester, administrasjon av kunde- eller annet forretningsforhold, markedsføring, administrasjon og utvikling av våre produkter og tjenester, samt for andre legitime forretningsinteresser:  

  • tittel- og/eller stillingsbeskrivelse for nåværende og tidligere jobber knyttet til Pauligs kundeforhold
  • navn og forretningsinformasjon for enheten du jobber eller har jobbet for, knyttet til Pauligs kundeforhold
  • abonnements-, kjøps- og tilbakemeldingshistorikk
     

3.3 Representanter for potensielle kunder

I tillegg til listen i punkt 3.1, kan følgende personopplysninger behandles for representanter for potensielle kunder:  

  • tittel- og/eller stillingsbeskrivelse for nåværende jobb
  • navn og forretningsinformasjon for enheten du jobber for
  • informasjon om tidligere ansettelse i en organisasjon som er kunde hos Paulig
     

3.4 Forbrukere

I tillegg til listen i punkt 3.1, kan følgende personopplysninger behandles for forbrukere:  

  • abonnements-, kjøps- og tilbakemeldingshistorikk, behandles for formål som vår behandling av produktklager og svarprosess
  • fødselsdato, hvis oppgitt frivillig
  • brukernavn i sosiale medier  
  • aktiviteter i eller i forbindelse med Pauligs kanaler (f.eks. sosiale medier)
     

3.5 Interessegrupper

I tillegg til listen i punkt 3.1 kan Paulig samle inn datatypene oppført nedenfor, som behandles for administrasjon av kunde- eller annet forretningsforhold, administrasjon og utvikling av våre produkter og tjenester, samt for andre legitime forretningsinteresser:  

  • tittel- og/eller stillingsbeskrivelse for nåværende og tidligere jobber knyttet til Pauligs forretningsforhold
  • navn og forretningsinformasjon for enheten du jobber eller har jobbet for, knyttet til Pauligs forretningsforhold
  • innhold du har laget i forbindelse med din tilknytning til Paulig (f.eks. nyhetsartikler skrevet av deg)
  • din egen bekreftelse av helsestatusen din når du besøker Pauligs produksjonslokaler for å sikre mat- og produktsikkerhet i våre produksjonslokaler
  • kjøretøyopplysninger i Pauligs produksjonslokaler for å overvåke innkommende og utgående trafikk (f.eks. for å sikre at riktig kjøretøy har mottatt riktig antall varer)

4. Hvilke kilder bruker vi til å samle inn personopplysningene dine?

4.1 Kilder gjelder alle registrerte

Paulig samler inn personopplysninger direkte fra deg, slik som:  

  • nettskjemaer (f.eks. markedsføringskampanjer, abonnement på nyhetsbrev, konkurranser, tilbakemeldingsskjemaer, deltakelse i undersøkelser)  
  • apper
  • fysisk på arrangementer og i butikker
  • telefonsamtaler, e-postkorrespondanse og chattetjenester
  • kommunikasjon med kundeservice
     

Når du besøker nettstedet vårt, bruker vi informasjonskapsler og andre lignende automatiserte teknologier for å samle inn personopplysninger. Les mer om bruken av informasjonskapsler på nettstedene våre ved å klikke på knappen «Cookie Settings» i bunnteksten på nettstedet vårt.  

I enkelte tilfeller kan vi også samle inn personopplysninger fra andre kilder. Disse kildene kan for eksempel omfatte markedsføringspartnere, offentlige kilder eller tjenester som vedlikeholdes av tredjeparter, slik som datatjenester levert av ulike tjenesteleverandører.  

4.2 Kunderepresentanter

I enkelte tilfeller mottar vi personopplysninger fra andre representanter for organisasjonen din, for eksempel når kontaktinformasjonen til en kontaktperson hos en kunde er utdatert (ved endring av kontaktperson, gir den tidligere kontaktpersonen oss vanligvis informasjon om den nye kontaktpersonen). I situasjoner der kontaktinformasjonen til kontaktpersonen er utdatert og vi ikke har mottatt den nye kontaktinformasjonen, kan vi også søke etter informasjon på kundens nettsted. Paulig samler også inn personopplysninger fra sine nettbutikker.

4.3 Representanter for potensielle kunder

Paulig kan samle inn personopplysninger fra selskapers og organisasjoners nettsteder, handelsregister eller lignende kilder som vedlikeholdes av myndigheter, sosiale medier og andre offentlige kilder.  

4.4 Forbrukere  

Paulig kan samle personopplysninger fra Pauligs kanaler i sosiale medier om innhold relatert til Pauligs forretningskategorier.

4.5 Interessegrupper

Paulig kan samle inn personopplysninger fra selskapers og organisasjoners nettsteder, handelsregister eller lignende kilder som vedlikeholdes av myndigheter, sosiale medier og andre offentlige kilder.   

5. Hvem kan vi overføre og utlevere personopplysningene dine til?

Paulig hverken selger, leier eller utleverer personopplysningene dine til tredjeparter utenfor Paulig-konsernet, med mindre annet er angitt nedenfor.

Paulig kan dele dine personopplysninger med autoriserte tredjeparter som utfører tjenester for Paulig for formålene som er beskrevet i denne personvernerklæringen i samsvar med gjeldende lovgivning. Dette kan blant annet omfatte tjenester som kundeservice og programvaretjenester, administrasjon og analysering av personopplysninger, gjennomføring av markedsundersøkelser og administrasjon av markedsføring og gjennomføring av ulike kampanjer.  

Paulig er ansvarlig for å beskytte personopplysningene dine, og tillater derfor ikke at disse selskapene bruker dem til noe annet formål enn å utføre disse tjenestene. Paulig krever også at de beskytter personopplysningene dine i samsvar med denne personvernerklæringen.

Paulig kan dele personopplysningene dine med nøye utvalgte tredjeparter for felles eller uavhengig direkte markedsføringsformål. Deling av personopplysningene dine for slike formål kan i prinsippet bare skje når de planlagte formålene til tredjeparten er forenlig med Pauligs formål beskrevet i denne personvernerklæringen. Bare nødvendige personopplysninger blir delt med tredjeparter. Vi kan også utlevere personopplysninger, for eksempel til et inkassobyrå for inkassoformål eller til andre tjenesteleverandører eller partnere, men bare i den grad utførelsen av arbeidsoppgavene deres krever behandling av slike personopplysninger. Mottakerne av personopplysningene kan enten fungere som uavhengige behandlingsansvarlige eller som felles behandlingsansvarlige sammen med oss.  

Paulig kan dele personopplysningene dine basert på rettslige pålegg fra en domstol eller annen offisiell instans med tilstrekkelig myndighet. Politiet og andre myndigheter kan be om tilgang til personopplysninger fra oss. I disse tilfellene vil vi bare utlevere opplysningene hvis det foreligger en rettslig forpliktelse, et rettslig pålegg eller under lignende tvingende omstendigheter. Vi kan også utlevere personopplysninger hvis utleveringen er nødvendig for å fremsette rettskrav eller forsvare oss mot slike krav, enten i rettsmøter eller administrative prosedyrer.  

Paulig kan dele personopplysningene dine som en del av en fusjon, et oppkjøp, salg av selskapets eiendeler eller overføring av tjeneste til en annen leverandør. Dette gjelder også i det usannsynlige tilfelle av insolvens, konkurs eller der selskapet blir underlagt bobestyrer og personopplysningene dine kan bli overført til en annen enhet som et resultat av en slik prosess. 

6. Overføres personopplysningene dine til land utenfor EU?

Pauligs tjenester kan leveres ved hjelp av ressurser og servere i forskjellige land rundt om i verden. Paulig kan derfor overføre personopplysningene dine utenfor landet der du bruker tjenestene våre, også til land utenfor EU og EØS som ikke har lover som gir spesifikk beskyttelse av personopplysninger eller som har en annen personvernlovgivning.  

I slike tilfeller sikrer Paulig at et rettslig grunnlag for en slik overføring eksisterer, og at tilstrekkelig beskyttelse av personopplysningene dine er gitt i samsvar med gjeldende lovgivning, for eksempel ved bruk av standardavtaler som er godkjent av relevante myndigheter, og da spesielt EU-kommisjonens standard avtaleklausuler (ved behov), og ved å kreve at andre relevante tekniske og organisatoriske informasjonssikkerhetstiltak tas i bruk. Standard avtaleklausuler er tilgjengelige her. 

7. Hvor lenge lagrer vi personopplysningene dine?  

Paulig vil kun lagre personopplysninger så lenge det er nødvendig for formålene som personopplysningene ble samlet inn, i samsvar med gjeldende lovgivning. Når vi ikke lenger trenger personopplysningene, sletter vi dem fra systemene våre eller anonymiserer dem permanent.  

Nedenfor finner du generelle lagringsperioder som gjelder for alle kategorier av registrerte:  

  • Besøk i våre lokaler: Personopplysninger som samles inn og lagres i forbindelse med besøk i våre lokaler, slettes senest ved utgangen av det 1. kalenderåret etter besøket.  
  • Arrangementer: Personopplysninger som samles inn og lagres for og under arrangementer, inkludert informasjon om deltakere og potensielle kunder, slettes senest ved utgangen av det 1. kalenderåret etter arrangementet.  
  • Kundeservice: Personopplysninger lagret for kundeserviceformål vil bli slettes senest ved utgangen av det 1. kalenderår etter siste registrerte interaksjon med kundeservice.
  • Markedsføring: Personopplysninger lagret for markedsføringsformål, slettes senest ved utgangen av det 1. kalenderåret etter siste registrerte aktivitet. Personopplysninger som behandles for markedsføringsformål basert på ditt samtykke, for eksempel hvis du har abonnert på et nyhetsbrev, kan imidlertid lagres frem til du trekker tilbake samtykket.  
  • Forskning og undersøkelser: Personopplysninger som behandles for forsknings- eller undersøkelsesformål, vil bli behandlet så lenge forskningen eller undersøkelsen varer, og inntil utgangen av det 3. kalenderåret deretter.
     

Vær også oppmerksom på at lagringsperiodene kan variere avhengig av landet der behandlingsansvarlig er etablert, dvs. hvert enkelt selskap i Paulig-konsernet. Hvis du ønsker ytterligere informasjon om lagringsperiodene for et bestemt selskap i Paulig-konsernet, kan du kontakte Pauligs personvernteam (kontaktinformasjon i punkt 1).

Les mer om lagringsperioder for personopplysninger for hver enkelt undergruppe nedenfor.  

7.1 Kunder

Lagringsperioden for personopplysningene til våre kunders representanter er til syvende og sist knyttet til varigheten av kundeforholdet mellom oss og organisasjonen du representerer, hvoretter personopplysningene slettes i samsvar med våre definerte prosesser. Vi kan imidlertid fortsette å lagre personopplysninger også etter den definerte lagringsperioden i den grad opplysningene er nødvendige og behandlingen er berettiget, for eksempel for å beskytte våre rettigheter.  

Den korteste lagringsperioden for personopplysningene til våre kunders representanter er 3 år fra slutten av kalenderåret da avtalen med kunden ble avsluttet. Hvis kundens kontaktperson endres, sletter vi den tidligere kontaktpersonens personopplysninger fra våre datasystemer innen rimelig tid etter endringen.  

De faktiske avtaledokumentene, som også kan inneholde personopplysninger, lagres i minst 10 år fra utgangen av kalenderåret da avtalen ble avsluttet. Dette gjelder også all kommunikasjon som er en del av avtalen eller som avklarer innholdet i avtalen. Personopplysninger registrert i dokumenter som regnskapsmateriale, slik som fakturaer, lagres til utgangen av kalenderåret da fakturaen ble utstedt og i 6 år deretter, i samsvar med regnskapsloven.  

Etter at ovennevnte tidsperiode er avsluttet, kan Paulig behandle deler av personopplysningene dine og anse deg som en representant for en potensiell kunde. Vær oppmerksom på at personopplysninger også kan lagres i lengre tid hvis lagringen er berettiget på grunn av en hensiktsmessig forbindelse mellom oss og den registrerte eller samtykket som er gitt av den registrerte, for eksempel for markedsføringsformål, og personen ikke har protestert mot behandlingen eller trukket tilbake sitt samtykke.  

7.2 Potensielle kunder

Paulig kan behandle personopplysningene dine kontinuerlig ettersom Paulig har som mål å bygge et kundeforhold med organisasjonen du representerer. Når kundeforholdet er innledet, er behandlingens varighet definert i punkt 7.1 ovenfor.  

7.3 Forbrukere

Kampanjer: Personopplysninger som behandles med det formål å gjennomføre en kampanje (f.eks. konkurranse, giveaway osv.), vil vi behandle slike personopplysninger i løpet av kampanjen, frem til kampanjen avsluttes og til slutten av 1. kalenderår etter at kampanjen ble avsluttet.

Behandling av produktklager: Personopplysninger som behandles i forbindelse med produktklager og svarprosess, vil bli behandlet så lenge klagebehandlingen varer, og inntil utgangen av det 3. kalenderåret deretter.

7.4 Interessegrupper

Lagringsperioden for personopplysningene til våre forretningspartneres representanter og andre interessegrupper (f.eks. leverandører og tredjeparts tjenesteleverandører) er til syvende og sist knyttet til varigheten av forretningsforholdet mellom oss og organisasjonen du representerer, hvoretter personopplysningene slettes i samsvar med våre definerte prosesser. Vi kan imidlertid fortsette å lagre personopplysninger også etter den definerte lagringsperioden i den grad opplysningene er nødvendige og behandlingen er berettiget, for eksempel for å beskytte våre rettigheter.  

Minimumsperioden for lagring av personopplysninger til representanter for våre forretningspartnere og andre interessegrupper er 3 år fra utgangen av kalenderåret da avtalen eller forretningsforholdet med organisasjonen du representerer ble avsluttet. Hvis forretningspartnerens kontaktperson endres, sletter vi den tidligere kontaktpersonens personopplysninger fra våre datasystemer innen rimelig tid etter endringen.  

De faktiske avtaledokumentene, som også kan inneholde personopplysninger, lagres i minst 10 år fra utgangen av kalenderåret da avtalen ble avsluttet. Dette gjelder også all kommunikasjon som er en del av avtalen eller som avklarer innholdet i avtalen. Personopplysninger registrert i dokumenter som regnskapsmateriale, slik som fakturaer, lagres til utgangen av kalenderåret da fakturaen ble utstedt og i 6 år deretter, i samsvar med regnskapsloven.  

8. Hvordan kan du utøve de forskjellige rettighetene dine?  

Alle rettigheter kan utøves ved å kontakte Pauligs personvernteam via kontaktinformasjonen i punkt 1 ovenfor. Teamet vil da gi ytterligere informasjon om hvordan du utøver en bestemt rettighet. Hvor Paulig er i rimelig tvil om identiteten til den som foretar forespørselen, kan Paulig be om ytterligere informasjon for å bekrefte identiteten din.

Paulig vil levere informasjon om iverksatte tiltak på forespørsel til deg innen én måned etter mottak av forespørselen. Denne perioden kan forlenges med ytterligere to måneder ved behov, avhengig av antall forespørsler og hvor komplekse de er.

  • Rett til innsyn i personopplysninger om deg selv: Du har rett til å be om en bekreftelse fra Paulig om hvorvidt personopplysninger om deg blir behandlet, og i så fall motta informasjon om personopplysningene dine.
     
  • Rett til retting: Du har rett til å be Paulig korrigere uriktige personopplysninger om deg uten unødig forsinkelse.
     
  • Rett til sletting (rett til å bli glemt): Du har rett til å be Paulig slette uriktige personopplysninger om deg uten unødig forsinkelse basert på ett av følgende:  
    • personopplysningene er ikke lenger nødvendige for formålene de ble innsamlet
    • du trekker tilbake samtykket som behandlingen er basert på og det er ikke noe annet rettslig grunnlag for behandlingen
    • du protesterer mot behandlingen og det er intet tvingende legitimt grunnlag for behandlingen
    • personopplysningene dine er ulovlig behandlet
    • personopplysningene dine må slettes for å overholde en rettslig forpliktelse i gjeldende EU-lovgivning eller gjeldende lovgivning til en medlemsstat som Paulig er underlagt, eller
    • personopplysningene er samlet inn for å tilby informasjonssamfunnstjenester.
    • Du har imidlertid ikke rett til å få opplysningene slettet hvis behandlingen er nødvendig:
    • for å utøve retten til ytrings- og informasjonsfrihet,
    • for overholdelse av en rettslig forpliktelse som krever behandling av gjeldende EU-lovgivning eller gjeldende lovgivning i en medlemsstat som Paulig er underlagt, eller
    • for etablering, utøvelse eller forsvar av rettskrav.
  • Rett til begrensning: Du har rett til å be Paulig begrense behandlingen av dine personopplysninger på ett av følgende grunnlag:  
    • nøyaktigheten av personopplysningene bestrides av deg, i en periode som gir Paulig rett til å verifisere nøyaktigheten av personopplysningene
    • behandlingen er ulovlig og du motsetter deg slettingen av personopplysningene og ber om at bruken av dem begrenses i stedet
    • Paulig trenger ikke lenger personopplysningene for behandlingsformål, men de kreves av deg for å etablere, utøve eller forsvare deg mot rettskrav
    • du har protestert mot behandling i påvente av verifiseringen av om Pauligs legitime grunner veier tyngre enn dine legitime interesser
  • Rett til å protestere: Du har til enhver tid rett til å protestere mot behandling av dine personopplysninger, som er basert på Pauligs legitime interesser, inkludert profilering. Paulig skal ikke lenger behandle personopplysningene med mindre Pauligs legitime grunner for behandlingen veier tyngre enn dine interesser, rettigheter og friheter for å etablere, utøve eller forsvare deg mot rettskrav. 

    Når personopplysninger behandles for direkte markedsføringsformål, har du rett til å til enhver tid motsette deg behandlingen av personopplysninger om deg, som inkluderer profilering i den grad det er knyttet til slik direkte markedsføring. 

    Vær oppmerksom på at du ikke kan velge bort servicemeldinger fra Paulig, inkludert, men ikke begrenset til, sikkerhetsmerknader og juridiske merknader.
     
  • Rett til dataportabilitet: Du har rett til å be om personopplysninger om deg, som du har oppgitt til Paulig, i et strukturert, vanlig og maskinlesbart format, og har rett til å overføre slike personopplysninger til en annen behandlingsansvarlig der:  
    • behandlingen er basert på samtykke eller en avtale, og
    • behandlingen utføres med automatiserte hjelpemidler 

9. Er du pålagt å utlevere personopplysningene dine til oss?

I tilfeller der Paulig trenger personopplysningene dine for å oppfylle avtaleforpliktelsene i en avtale, må du utlevere personopplysningene dine til oss. Du kan for eksempel ikke foreta kjøp på vegne av organisasjonen din uten å oppgi nødvendige personopplysninger.  

10. Hvordan kan du trekke tilbake samtykket ditt?

Du kan trekke tilbake mulig samtykke ved å kontakte Pauligs personvernteam (kontaktinformasjon i punkt 1) ​eller ved å bruke mulige elektroniske hjelpemidler fra Paulig.  

11. Tar vi beslutninger som påvirker deg basert på automatiserte hjelpemidler?  

Paulig tar ikke avgjørelser basert utelukkende på automatisert behandling som gir juridiske konsekvenser for deg eller på tilsvarende måte påvirker deg. 

12. Behandler vi personopplysningene dine for å profilere deg?  

Paulig kan målrette (og måle resultatene av) annonser til de som besøker og benytter nettstedene og applikasjonene våre, samt alle som mottar nyhetsbrevet vårt basert på profilering både i og utenfor Pauligs tjenester gjennom en rekke annonsenettverk og utvekslinger, ved hjelp av følgende data, enten separat eller kombinert:

  • data fra annonseringsteknologier i og utenfor tjenestene våre, slik som nettvarder, piksler, annonsetagger, informasjonskapsler og enhetsidentifikatorer
  • informasjon gitt av deg (f.eks. kontaktinformasjon)
  • data fra din bruk av tjenestene våre (f.eks. søkehistorikk, klikk på en annonse, osv.)
  • informasjon fra andre (f.eks. annonsepartnere og dataaggregatorer)
  • informasjon hentet fra data (f.eks. bruk av stillingstitler for å avgjøre ansiennitet eller navn for å avgjøre kjønn) 

13. Hvordan kan du utøve retten til å sende en klage til tilsynsmyndigheten?  

Hvis du mistenker brudd på personvernlovgivningen, ta først kontakt med Pauligs personvernteam (kontaktinformasjon i punkt 1).  

Hvis saken ikke løses i minnelighet mellom deg og Paulig, kan du kontakte tilsynsmyndigheten i EU-medlemsstaten der du har ditt vanlige oppholdssted, ditt arbeidssted eller stedet for det påståtte bruddet, eller i landet der den aktuelle Paulig-enheten driver virksomhet. Du finner kontaktinformasjon for den kompetente myndigheten i hvert land der Paulig driver virksomhet her.  

14. Hva er våre prinsipper for å sikre personopplysningene dine?  

Paulig har etablert elektroniske og administrative sikkerhetstiltak som sikrer at informasjonen samles inn på en trygg og sikker måte.  

Bare utpekt personell fra Paulig og organisasjoner som driver virksomhet på oppdrag fra eller på vegne av Paulig, har rett til å behandle personopplysninger. Alle personer som deltar i behandlingen har en personlig bruksrett gitt av Paulig eller samarbeidspartneren. Ulike tilgangsnivåer er opprettet basert på opplysningene hver enkelt person trenger i samsvar med sin jobbeskrivelse. Systemene er beskyttet med en brannmur som forbyr uautorisert tilgang utenfor Paulig, samt andre hensiktsmessige tekniske og organisatoriske tiltak.

Alt personell fra Paulig og dets underleverandører er forpliktet til å overholde taushetsplikten om personopplysninger de behandler i arbeidet sitt. Manuelt behandlede dokumenter som inneholder personopplysninger er beskyttet mot uautorisert tilgang. 

15. Hvilken lovgivning gjelder for behandling av personopplysninger?  

Behandlingen av personopplysninger i Pauligs personregister styres av EUs gjeldende personvernlovgivning samt nasjonal lovgivning i land der Paulig er etablert. 

16. Hvordan kan vi oppdatere denne personvernerklæringen?

Paulig kan endre denne personvernerklæringen fra tid til annen ved behov. Med mindre annet er fastsatt i gjeldende lovgivning, kan vi ikke varsle de registrerte om endringer personlig. Vi oppfordrer deg derfor til å sjekke denne personvernerklæringen fra tid til annen for mulige endringer.