1. Behandlingsansvarlig og kontaktinformasjon

Behandlingsansvarlig er det finske selskapet Paulig Ltd (organisasjonsnummer: 0112563-0) eller et av selskapene i Paulig-konsernet. Disse selskapene, sammen og hver for seg, er heretter kalt «Paulig». Behandlingsansvarlig er selskapet i Paulig-konsernet der du har søkt på en stilling. En liste over selskapene i Paulig-konsernet fra tid til annen er tilgjengelig her.

Vår kontaktinformasjon for personvernspørsmål:  

Paulig Ltd / job applicant privacy matters
Satamakaari 20
FIN – 00980 Helsinki
FINLAND

employee-privacy@paulig.com

Tlf: +358 9 319 81

Ta gjerne kontakt med oss hvis du har spørsmål, bekymringer eller ideer knyttet til Pauligs prosedyrer for personopplysninger. 

2. Hva er våre prinsipper for å sikre personopplysningene dine?  

Paulig har etablert elektroniske og administrative sikkerhetstiltak som sikrer at informasjonen samles inn på en trygg og sikker måte.  

Bare utpekt personell fra Paulig og organisasjoner som driver virksomhet på oppdrag fra, eller på vegne av Paulig, har rett til å behandle personopplysninger. Alle personer som deltar i behandlingen har en personlig bruksrett gitt av Paulig eller samarbeidspartneren. Ulike tilgangsnivåer er opprettet basert på opplysningene hver enkelt person trenger i samsvar med sin jobbeskrivelse. Pauligs datasystemer er beskyttet med brannmurer og andre hensiktsmessige tekniske tiltak som beskytter data mot kontakter utenfor Paulig.  

Alt personell fra Paulig og dets underleverandører er forpliktet til å overholde taushetsplikten om personopplysninger de behandler i arbeidet sitt. Manuelt behandlede dokumenter som inneholder personopplysninger er beskyttet mot uautorisert tilgang. 

3. Til hvilke formål og basert på hvilke legitime grunner behandler vi personopplysningene dine?

Paulig kan behandle personopplysninger som er nødvendige for rekrutteringsprosessen og mulig arbeidsforhold (enten med Paulig eller med et privat bemanningsbyrå) som er knyttet til å forvalte rettighetene og forpliktelsene til partene i forholdet eller med fordelene som Paulig kan gi deg, eller som oppstår fra det aktuelle arbeidet.

Personopplysningene dine behandles basert på følgende grunnlag i EUs personvernforordning (ett eller flere grunnlag kan gjelde samtidig):

  • Behandlingen er nødvendig for å iverksette tiltak på din forespørsel før inngåelse av en avtale.
  • Behandlingen er nødvendig for å overholde en rettslig forpliktelse som vi er underlagt, spesielt innen yrkes- og arbeidslovgivning, trygdelover, personvernlovgivning, skattelovgivning, nettsikkerhetslovgivning og selskapsrett.
  • Behandling kreves for å oppfylle Pauligs legitime interesser.
  • Du har gitt samtykke til behandlingen av personopplysningene dine.
     

De legitime interessene til Paulig eller tredjeparter nevnt ovenfor kan blant annet omfatte følgende:

  • vedlikeholde kandidatbasen for nye, mulige rekrutteringsbehov
  • forebygging av misbruk av våre datasystemer, inkludert ved å opprettholde loggfiler over hvem som har behandlet personopplysningene
  • forretningsutvikling
     

I tillegg til det ovennevnte bruker Paulig personopplysningene dine hvis vi mener det er nødvendig for sikkerhetsformål eller for å undersøke mulig svindel eller annet brudd på våre avtaler eller denne personvernerklæringen.

AI-verktøy er i stadig utvikling, og noen av personopplysningene dine kan bli behandlet av AI-verktøy som brukes av Paulig (slik som Copilot i M365-miljøet) for å bidra til kunnskapsarbeidet vårt.

Når det gjelder sensitive personopplysninger, er behandlingen basert på nødvendigheten av behandling for å overholde den behandlingsansvarliges eller den registrertes særskilte rettigheter og forpliktelser innen arbeids-, trygde- og sosiallovgivningen eller ditt uttrykkelige samtykke.  

4. Hvilke typer personopplysninger behandler vi om deg og til hvilket formål?

I forbindelse med rekrutteringsprosessen kan vi behandle datatypene og endringene som gjøres i disse datatypene, som oppført nedenfor. Nedenfor oppgir vi også formålet med behandlingen for hver datakategori eller, avhengig av hva som er aktuelt, for hver datatype.  

Grunnleggende informasjon behandles for å starte og gjennomføre rekrutteringsprosessen, og for å administrere partenes rettigheter og forpliktelser i denne prosessen. Denne datakategorien omfatter følgende datatyper:  

  • Fornavn, etternavn, tidligere etternavn
  • Hjemadresse
  • E-postadresse
  • Telefonnummer
  • Fødselsdato
  • Fødselsnummer
  • Kjønn
  • Nasjonalitet
  • Foto- og videoklipp
  • Språk 
     

Informasjon tilknyttet din egnethet for den ledige stillingen, for å vurdere din egnethet for den ledige stillingen eller, hvis aktuelt, og i den grad det er tillatt i samsvar med gjeldende lovgivning, for å fastslå din ytelse og arbeidskapasitet eller pålitelighet. Denne datakategorien omfatter følgende datatyper:  

  • Jobbhistorikk
  • Utdanning
  • Opplæringer og sertifikater du har fullført
  • Kunnskaper, ferdigheter og ekspertise (f.eks. språk og IT-kompetanse)
  • Søknadsbrev og CV
  • Forespørsler om lønn og fordeler
  • Resultater fra eventuelle evne- og personlighetstester (f.eks. via rekrutteringskonsulenter)
  • Eksempler på tidligere arbeid eller presentasjoner (f.eks. portefølje av kreative verk)  
  • Innhold i sosiale medier (med samtykke)
  • Annen informasjon under jobbintervjuer og referansesjekk som du har gitt oss eller som vi har samlet inn basert på ditt samtykke
  • Arbeidstillatelse (hvis aktuelt)
  • Bakgrunnssjekk, slik som utdrag fra strafferegister (hvis aktuelt) i den grad det er tillatt i samsvar med gjeldende lovgivning
  • Kredittsjekk (hvis aktuelt) i den grad det er tillatt i samsvar med gjeldende lovgivning
  • Medisinsk informasjon og rusmiddeltesting (hvis aktuelt) i den grad det er tillatt i samsvar med gjeldende lovgivning 

5. Hvilke kilder bruker vi til å samle inn personopplysningene dine?

Paulig samler inn personopplysninger direkte fra deg, slik som:  

  • nettskjemaer  
  • fysiske skjemaer
  • telefonsamtaler der du oppgir personopplysninger til Paulig
  • e-postkorrespondanse der du oppgir personopplysninger til Paulig
  • private diskusjoner
  • videosøknader 
     

Paulig kan samle inn personopplysninger fra tredjeparter basert på ditt samtykke, blant annet fra:

  • personer du har angitt som referanse
  • selskaper som tilbyr rekrutteringskonsulenttjenester og personlighets- og evnetester til Paulig
     

Paulig kan samle inn personopplysninger fra tredjeparter uten ditt samtykke når ett av følgende gjelder, men bare i den grad det er tillatt i samsvar med gjeldende lovgivning:

  • en myndighet utleverer informasjon til arbeidsgiveren slik at denne kan oppfylle en lovpålagt plikt, eller  
  • når arbeidsgiveren samler inn personlige kredittvurderinger eller opplysninger fra strafferegisteret for å fastslå den ansattes pålitelighet.
     

Paulig kan samle inn og oppdatere personopplysninger i sitt arkiveringssystem fra myndigheter og selskaper som tilbyr personopplysningsrelaterte tjenester eller andre tjenester til Paulig. 

6. Hvem kan vi overføre og utlevere personopplysningene dine til?

Paulig-selskaper har en legitim interesse i å overføre personopplysninger internt i konsernet for interne administrative formål.  

Paulig hverken selger, leier eller utleverer personopplysningene dine til tredjeparter utenfor Paulig-konsernet, med mindre annet er angitt nedenfor.

Paulig kan dele dine personopplysninger med autoriserte tredjeparter som utfører tjenester for Paulig for formålene som er beskrevet i denne personvernerklæringen i samsvar med gjeldende lovgivning. Dette kan blant annet omfatte tjenester slik som programvaretjenester, administrasjon og analyse av personopplysninger og gjennomføring av undersøkelser. Tredjeparter kan blant annet omfatte selskaper som gir Paulig rekrutteringsrådgivning og personlighets- og evnetester.  

Paulig er ansvarlig for å beskytte personopplysningene dine, og tillater derfor ikke at disse selskapene bruker dem til noe annet formål enn å utføre disse tjenestene. Paulig krever også at de beskytter personopplysningene dine i samsvar med denne personvernerklæringen.  

Vi kan også overføre eller utlevere personopplysningene dine til tredjeparter i begrensede situasjoner når du ber om det. Hvis du for eksempel ønsker at vi skal lagre personopplysningene dine for fremtidige rekrutteringsformål også for andre Paulig-selskaper, vil vi dele personopplysningene dine med andre Paulig-selskaper.  

Vi kan også utlevere personopplysninger om jobbsøkere til kompetente myndigheter når det kreves i samsvar med gjeldende lovgivning eller andre lovbestemmelser, for å forberede rettslige prosesser eller for å forsvare et krav innenfor grensene som er tillatt eller påkrevd av gjeldende lovgivning fra tid til annen.  

Paulig kan dele personopplysningene dine som en del av en fusjon, et oppkjøp, salg av selskapets eiendeler eller overføring av tjeneste til en annen leverandør. Dette gjelder også i det usannsynlige tilfelle av insolvens, konkurs eller der selskapet blir underlagt bobestyrer og personopplysningene dine kan bli overført til en annen enhet som et resultat av en slik prosess. 

7. Overføres personopplysningene dine til land utenfor EU?

Pauligs tjenester kan leveres ved hjelp av ressurser og servere i forskjellige land rundt om i verden. Paulig kan derfor overføre personopplysningene dine utenfor landet der du befinner deg eller der Paulig er etablert, også til land utenfor EU og EØS som ikke har lover som gir spesifikk beskyttelse av personopplysninger eller som har en annen personvernlovgivning.  

I slike tilfeller sikrer Paulig at et rettslig grunnlag for en slik overføring eksisterer, og at tilstrekkelig beskyttelse av personopplysningene dine er gitt i samsvar med gjeldende lovgivning, for eksempel ved bruk av standardavtaler som er godkjent av relevante myndigheter, og da spesielt EU-kommisjonens standard avtaleklausuler (ved behov), og ved å kreve at andre relevante tekniske og organisatoriske informasjonssikkerhetstiltak tas i bruk. Standard avtaleklausuler er tilgjengelige her.  

8. Hvor lenge behandler vi personopplysningene dine?  

Paulig kan behandle opplysningene dine i jobbsøkersystemet inntil slutten av det 2. kalenderåret etter søknadsåret (f.eks. søknad 21. oktober 2024 à 31. desember 2026), unntatt i tilfeller der vi har en legitim interesse (f.eks. i forbindelse med en pågående rettssak) i å lagre personopplysningene i en lengre periode.  

Personopplysninger knyttet til valgte jobbkandidater vil bli lagret i samsvar med lagringsperiodene som er definert i våre interne personvernerklæring for ansatte.  

Basert på ditt samtykke, for eksempel hvis du ønsker at vi skal huske deg for fremtidige karrieremuligheter, kan Paulig behandle personopplysningene dine frem til du trekker tilbake samtykket.  

Paulig kan behandle personopplysningene dine basert på rettskrav så lenge gjeldende lovgivning tillater det.  

9. Hvordan kan du utøve de forskjellige rettighetene dine?  

Alle rettigheter kan utøves ved å kontakte Pauligs personvernteam via kontaktinformasjonen i punkt 1 ovenfor. Teamet vil da gi ytterligere informasjon om hvordan du utøver en bestemt rettighet. Hvor Paulig er i rimelig tvil om identiteten til den som foretar forespørselen, kan Paulig be om ytterligere informasjon for å bekrefte identiteten din.

Paulig vil levere informasjon om iverksatte tiltak på forespørsel til deg innen én måned etter mottak av forespørselen. Denne perioden kan forlenges med ytterligere to måneder ved behov, avhengig av antall forespørsler og hvor komplekse de er.

  • Rett til innsyn i personopplysninger om deg selv: Du har rett til å be om en bekreftelse fra Paulig om hvorvidt personopplysninger om deg blir behandlet, og i så fall motta informasjon om personopplysningene dine.
     
  • Rett til retting: Du har rett til å be Paulig korrigere uriktige personopplysninger om deg uten unødig forsinkelse.
     
  • Rett til sletting (rett til å bli glemt): Du har rett til å be Paulig slette uriktige personopplysninger om deg uten unødig forsinkelse basert på ett av følgende:  
    • personopplysningene er ikke lenger nødvendige for formålene de ble innsamlet
    • du trekker tilbake samtykket som behandlingen er basert på og det er ikke noe annet rettslig grunnlag for behandlingen
    • du protesterer mot behandlingen og det er intet tvingende legitimt grunnlag for behandlingen
    • personopplysningene dine er ulovlig behandlet
    • personopplysningene dine må slettes for å overholde en rettslig forpliktelse i gjeldende EU-lovgivning eller gjeldende lovgivning til en medlemsstat som Paulig er underlagt, eller
    • personopplysningene er samlet inn for å tilby informasjonssamfunnstjenester.

      Du har imidlertid ikke rett til å få opplysningene slettet hvis behandlingen er nødvendig:
    • for å utøve retten til ytrings- og informasjonsfrihet,
    • for overholdelse av en rettslig forpliktelse som krever behandling av gjeldende EU-lovgivning eller gjeldende lovgivning i en medlemsstat som Paulig er underlagt, eller
    • for etablering, utøvelse eller forsvar av rettskrav.
       
  • Rett til begrensning: Du har rett til å be Paulig begrense behandlingen av dine personopplysninger på ett av følgende grunnlag:  
    • nøyaktigheten av personopplysningene bestrides av deg, i en periode som gir Paulig rett til å verifisere nøyaktigheten av personopplysningene
    • behandlingen er ulovlig og du motsetter deg slettingen av personopplysningene og ber om at bruken av dem begrenses i stedet
    • Paulig trenger ikke lenger personopplysningene for behandlingsformål, men de kreves av deg for å etablere, utøve eller forsvare deg mot rettskrav
    • du har protestert mot behandling i påvente av verifiseringen av om Pauligs legitime grunner veier tyngre enn dine legitime interesser
       
  • Rett til å protestere: Du har til enhver tid rett til å protestere mot behandling av dine personopplysninger, som er basert på Pauligs legitime interesser, inkludert profilering. Paulig skal ikke lenger behandle personopplysningene med mindre Pauligs legitime grunner for behandlingen veier tyngre enn dine interesser, rettigheter og friheter for å etablere, utøve eller forsvare deg mot rettskrav.  
    • Når personopplysninger behandles for direkte markedsføringsformål, har du rett til å til enhver tid motsette deg behandlingen av personopplysninger om deg, som inkluderer profilering i den grad det er knyttet til slik direkte markedsføring.  
    • Vær oppmerksom på at du ikke kan velge bort servicemeldinger fra Paulig, inkludert, men ikke begrenset til, sikkerhetsmerknader og juridiske merknader.
       
  • Rett til dataportabilitet: Du har rett til å be om personopplysninger om deg, som du har oppgitt til Paulig, i et strukturert, vanlig og maskinlesbart format, og har rett til å overføre slike personopplysninger til en annen behandlingsansvarlig der:  
    • behandlingen er basert på samtykke eller en avtale, og
    • behandlingen utføres med automatiserte hjelpemidler 

10. Er du pålagt å utlevere personopplysningene dine til oss?

Der behandling av personopplysningene dine er nødvendig for at Paulig skal kunne iverksette tiltak på din forespørsel før inngåelse av en avtale, må du oppgi alle personopplysninger som kreves i en rekrutteringsprosess.  

11. Hvordan kan du trekke tilbake samtykket ditt?

Du kan trekke tilbake mulig samtykke ved å kontakte Pauligs personvernteam (kontaktinformasjon i punkt 1) ​eller ved å bruke mulige elektroniske hjelpemidler fra Paulig.  

12. Tar vi beslutninger som påvirker deg basert på automatiserte hjelpemidler?  

Paulig tar ikke avgjørelser basert utelukkende på automatisert behandling som gir juridiske konsekvenser for deg eller på tilsvarende måte påvirker deg. 

13. Behandler vi personopplysningene dine for å profilere deg?  

Paulig utfører ikke profilering av jobbsøkere slik det er definert i EUs personvernforordning. 

14. Hvordan kan du utøve retten til å sende en klage til tilsynsmyndigheten?  

Hvis du mistenker brudd på personvernlovgivningen, ta først kontakt med Pauligs personvernteam (kontaktinformasjon i punkt 1).  

Hvis saken ikke løses i minnelighet mellom deg og Paulig, kan du kontakte tilsynsmyndigheten i EU-medlemsstaten der du har ditt vanlige oppholdssted, ditt arbeidssted eller stedet for det påståtte bruddet, eller i landet der den aktuelle Paulig-enheten driver virksomhet. Du finner kontaktinformasjon for den kompetente myndigheten i hvert land der Paulig driver virksomhet her.  

15. Hvilken lovgivning gjelder for behandling av personopplysninger?  

Behandlingen av personopplysninger i Pauligs personregister styres av EUs gjeldende personvernlovgivning samt nasjonal lovgivning i land der Paulig er etablert. 

16. Hvordan kan vi oppdatere denne personvernerklæringen?

Paulig kan endre denne personvernerklæringen fra tid til annen ved behov. Med mindre annet er fastsatt i gjeldende lovgivning, kan vi ikke varsle de registrerte om endringer personlig. Vi oppfordrer deg derfor til å sjekke denne personvernerklæringen fra tid til annen for mulige endringer.