1. Dataansvarlig og kontaktoplysninger

Den dataansvarlige er det finske selskab Paulig Ltd (Virksomhedsregistreringsnummer: 0112563-0) eller et af selskaberne i Paulig-koncernen. Herefter under ét og hver for sig benævnt "Paulig". Den dataansvarlige er det selskab i Paulig-koncernen, som du har søgt en ledig stilling hos. Du finder en liste over de selskaber, der fra tid til anden er forbundne med Paulig-koncernen, her.

Henvendelser vedrørende personalerelaterede forhold bedes rettet til:  

Paulig Ltd / job applicant privacy matters
Satamakaari 20
FIN – 00980 Helsinki
FINLAND

employee-privacy@paulig.com

Tlf.: +358 9 319 81

Tøv ikke med at kontakte os, hvis du har spørgsmål, bekymringer eller idéer vedrørende vores behandling af personoplysninger. 

2. Hvad er vores principper for beskyttelse af dine personoplysninger?  

Paulig har iværksat tekniske og administrative foranstaltninger, som er udformet til at opbevare de indsamlede oplysninger sikkert.  

Kun udpeget personale fra Paulig og organisationer, der opererer efter Pauligs anvisninger eller på vegne af Paulig, har ret til at tage del i behandlingen af personoplysninger. Alle personer, der tager del i behandlingen, får tildelt en personlig brugsret af Paulig eller deres samarbejdspartner. Der oprettes forskellige adgangsniveauer ud fra de oplysninger, en person har brug for i henhold til sin rolle. Pauligs datasystemer er beskyttet med firewalls og andre passende tekniske foranstaltninger, der beskytter oplysninger i disse mod kontakter uden for Paulig.  

Alt vores personale og alle vores underleverandører er forpligtet til at behandle de personoplysninger, som de indsamler i forbindelse med deres arbejde, fortroligt. Manuelt behandlede dokumenter, der indeholder personoplysninger, er beskyttet mod uautoriseret adgang. 

3. Til hvilke formål behandler vi dine personoplysninger, og på hvilket grundlag?

Paulig kan behandle de af dine personoplysninger, der er direkte nødvendige for din rekrutteringsproces og eventuelle ansættelsesforhold (enten med Paulig eller et privat rekrutteringsbureau) og forbundet med forvaltning af parternes rettigheder og forpligtelser i forholdet eller de fordele, som Paulig yder dig, eller som hænger sammen med den særlige karakter af det pågældende arbejde.

Behandling af dine personoplysninger er baseret på følgende grundlag i EU's generelle forordning om databeskyttelse (et eller flere grundlag kan gælde samtidigt):

  • Behandling er nødvendig for udførelsen af en ansættelseskontrakt, som du er part i eller for at tage handling på din anmodning forud for indgåelse af en kontrakt.
  • Behandlingen er nødvendig for at overholde en retlig forpligtelse, som vi er underlagt, navnlig inden for områder som arbejds- og ansættelsesret, socialsikringslovgivning, databeskyttelseslovgivning, skattelovgivning, cybersikkerhedslovgivning og corporate compliance-lovgivning.
  • Behandling er nødvendig med henblik på Pauligs legitime interesser.
  • Du har givet samtykke til behandlingen af dine personoplysninger.
     

Pauligs eller tredjeparts legitime interesser, jf. ovenfor, kan bl.a. omfatte følgende forhold:

  • opretholdelse af kandidatbase til dækning af eventuelle nye rekrutteringsbehov
  • forebyggelse af misbrug af vores datasystemer, herunder ved at føre logfiler over, hvem der har behandlet personoplysningerne
  • forretningsudvikling
     

Ud over det ovennævnte anvender Paulig dine personoplysninger, hvis vi mener, at det er nødvendigt af sikkerhedsmæssige årsager eller for at undersøge mulig svig eller andre overtrædelser af vores aftaler eller denne Privatlivspolitik.

AI-værktøjer er under udvikling, og nogle af dine personoplysninger kan blive behandlet af AI-værktøjer, som Paulig benytter (såsom Copilot i M365-miljøet) til at understøtte vores vidensarbejde.

For så vidt angår følsomme personoplysninger er behandlingen baseret på, om behandlingen er nødvendig for at overholde den dataansvarliges eller den registreredes særlige rettigheder og forpligtelser på ansættelses- og socialsikringsområdet eller dit udtrykkelige samtykke.  

4. Hvilke typer personoplysninger om dig kan vi behandle, og til hvilke formål?

I forbindelse med din rekruttering kan vi behandle de typer oplysninger og ændringer, der foretages i disse typer oplysninger, som anført nedenfor. Nedenfor anfører vi også formålet med behandlingen for hver kategori af personoplysninger eller, alt efter hvad der er relevant, for hver type oplysninger.  

Basisoplysninger, der behandles med henblik på at igangsætte og gennemføre rekrutteringsprocessen samt forvaltning af parternes rettigheder og forpligtelser i processen. Denne kategori af personoplysninger omfatter følgende typer oplysninger: 

  • Fornavne, efternavn, tidligere efternavn
  • Hjemadresse
  • E-mailadresse
  • Telefonnummer/-numre
  • Fødselsdato
  • CPR-nr. eller tilsvarende
  • Køn
  • Nationalitet
  • Foto og videoklip
  • Sprog  

Oplysninger om din egnethed i forhold til den ledige stilling med henblik på at vurdere din egnethed til den ledige stilling eller, hvor det er relevant, og i det omfang det er tilladt i henhold til gældende lovgivning, for at undersøge dine resultater og arbejdsevne eller din pålidelighed. Denne kategori af personoplysninger omfatter følgende typer oplysninger:  

  • Arbejdshistorik
  • Uddannelse
  • Kurser og certifikater du har bestået
  • Viden, færdigheder og ekspertise (f.eks. sprog- og IT-færdigheder)
  • Ansøgning og CV
  • Løn- og ydelsesanmodninger
  • Resultater af personlighedstest og test til vurdering af egnethed (hvis relevant) (f.eks. gennem rekrutteringsbureauer)
  • Eksempler på tidligere arbejde eller præsentationer (f.eks. portefølje af kreative værker)  
  • Socialt medieindhold (med samtykke)
  • Andre oplysninger under ansættelsessamtaler og kontrol af referencer, som du videregiver til os, eller som vi har indsamlet på baggrund af dit samtykke
  • Arbejdstilladelse (hvis relevant)
  • Oplysninger om personlige forhold, f.eks. uddrag fra straffeattest (hvis relevant) i det omfang, det er tilladt i henhold til gældende lovgivning
  • Personlige kreditoplysninger (hvor det er relevant) i det omfang, det er tilladt i henhold til gældende lovgivning
  • Oplysninger vedrørende test for indtagelse af medicin og narkotika (hvor det er relevant) i det omfang, det er tilladt i henhold til gældende lovgivning 

5. Hvilke kilder bruger vi til at indsamle dine personoplysninger?

Paulig indsamler personoplysninger direkte fra dig, f.eks. fra:  

  • formularer på hjemmesiden  
  • fysiske skemaer
  • telefonsamtaler, hvorunder du videregiver personoplysninger til Paulig
  • e-mailkorrespondance, hvorunder du videregiver personoplysninger til Paulig
  • personlige samtaler
  • jobansøgningsvideoer
     

Paulig kan indsamle personoplysninger fra tredjeparter baseret på dit samtykke, f.eks. fra:

  • personer, du har angivet som reference
  • virksomheder, der yder Paulig rekrutteringsrådgivning og personlighedstest og test til vurdering af egnethed
     

Paulig kan indsamle personoplysninger fra tredjeparter uden dit samtykke, når et af følgende gælder, men kun i det omfang det er tilladt i henhold til gældende lovgivning:

  • en myndighed videregiver oplysninger til arbejdsgiveren for at gøre denne i stand til at opfylde en retlig forpligtelse, eller  
  • når arbejdsgiveren indhenter personlige kreditoplysninger eller oplysninger fra straffeattesten for at fastslå medarbejderens pålidelighed.
     

Paulig kan indhente og opdatere personoplysninger i sit arkiveringssystem fra myndigheder og virksomheder, der tilbyder Paulig personoplysningsrelaterede tjenester eller andre tjenester. 

6. Til hvem vi kan overføre og tildele dine personoplysninger?

Selskaber som tilhører Paulig har en legitim interesse i at videregive personoplysninger inden for koncernen til interne administrative formål.  

Paulig vil ikke sælge, lease eller på anden vis videregive dine personoplysninger til tredjeparter uden for Paulig-koncernen, medmindre andet angives nedenfor.

Paulig kan dele dine personoplysninger med autoriserede tredjeparter, som udfører tjenester for Paulig til de formål, der beskrives i denne Privatlivspolitik, inden for rammerne af gældende lovgivning. Dette kan f.eks. omfatte ydelser fra tredjeparter såsom softwaretjenester, administration og analyse af personoplysninger samt gennemførelse af undersøgelser. Tredjeparter omfatter f.eks. virksomheder, der yder Paulig rekrutteringsrådgivning og personlighedstest og test til vurdering af egnethed.  

Fordi Paulig tager beskyttelse af dine personoplysninger alvorligt, tillader vi ikke disse virksomheder at bruge dine personoplysninger til andre formål end at yde disse tjenester, og vi kræver, at de beskytter dine personoplysninger på en måde, der er i overensstemmelse med denne Privatlivspolitik.  

Vi kan også overføre eller videregive dine personoplysninger til tredjeparter i begrænsede situationer, når du anmoder om det. Hvis du f.eks. ønsker, at vi også gemmer dine personoplysninger til fremtidige rekrutteringsformål i andre selskaber i Paulig-koncernen, deler vi dine personoplysninger med andre selskaber i Paulig-koncernen.  

Vi kan også videregive personoplysninger om jobansøgere til kompetente myndigheder, når det er påkrævet i henhold til gældende lovgivning eller anden lov, med henblik på at forberede retssager eller forsvare et krav inden for de grænser, der til enhver tid er tilladt eller påkrævet i henhold til gældende lovgivning.  

Paulig kan dele dine personoplysninger som led i en fusion, erhvervelse, salg af virksomhedsaktiver eller overdragelse af tjeneste til en anden udbyder. Dette gælder også i det usandsynlige tilfælde af insolvens, konkurs eller bobehandling, hvor dine personoplysninger overføres til en anden enhed som følge af en sådan procedure. 

7. Overføres dine personoplysninger til lande uden for EU?

Pauligs tjenester kan leveres ved hjælp af ressourcer og servere i forskellige lande rundt om i verden. Derfor kan Paulig overføre dine personoplysninger uden for det land, hvor du er hjemmehørende, eller hvor Paulig har hjemsted, herunder til lande uden for EU og Det Europæiske Økonomiske Samarbejdsområde (EØS), som ikke har love, der specifikt beskytter personoplysninger, eller som har vedtaget andre lovbestemmelser om databeskyttelse.  

I sådanne tilfælde vil Paulig sikre, at der er retsgrundlag for en sådan overførsel, og at dine personoplysninger er tilstrækkeligt beskyttet i henhold til gældende lovgivning, f.eks. ved at anvende standardaftaler godkendt af relevante myndigheder, herunder navnlig Europa-Kommissionens standardkontraktbestemmelser (hvis det er nødvendigt), og ved at kræve brug af andre passende tekniske og organisatoriske beskyttelsesforanstaltninger Standardkontraktbestemmelserne findes her.  

8. Hvor længe behandler vi dine personoplysninger?  

Paulig kan behandle dine personoplysninger i sit jobansøgersystem frem til udgangen af det 2. kalenderår efter det år, du har indgivet din ansøgning (f.eks. ansøgning 21. oktober 2024 à 31. december 2026), medmindre vi har en legitim interesse (f.eks. i forbindelse med en igangværende retssag) i at opbevare personoplysningerne i et længere tidsrum.  

Personoplysninger vedrørende udvalgte jobkandidater vil blive opbevaret i overensstemmelse med de tidsrum for opbevaring, der er defineret i vores interne Privatlivspolitik for medarbejdere.  

På baggrund af dit samtykke, f.eks. hvis du ønsker, at vi har dig i tankerne, når der kommer nye ledige stillinger, kan Paulig behandle dine personoplysninger, indtil du trækker dit samtykke tilbage.  

Paulig kan behandle dine personoplysninger baseret på retlige forpligtelser, så længe gældende lovgivning tillader det.  

9. Hvordan kan du udøve de forskellige typer rettigheder, du har?  

Alle rettigheder kan udøves ved at rette henvendelse til Pauligs databeskyttelsesteam via kontaktoplysningerne i afsnit 1 ovenfor. Holdet vil derefter give yderligere anvisninger om, hvordan man udøver en bestemt ret. Hvis Paulig har rimelig tvivl om identiteten af ​​den person, der stiller anmodningen, kan Paulig anmode om fremlæggelse af yderligere oplysninger for at bekræfte din identitet.

Paulig vil på anmodning give oplysninger til dig om handlinger, der træffes, inden for en måned efter modtagelsen af anmodningen. Denne periode kan forlænges med yderligere to måneder, hvor det er nødvendigt under hensyntagen til kompleksiteten og antallet af anmodninger.

  • Ret til indsigt i dine personoplysninger: Du har ret til at få Pauligs bekræftelse på, om personoplysninger vedrørende dig behandles, og i givet fald få information om dine personoplysninger.
     
  • Ret til berigtigelse: Du har ret til at få urigtige personoplysninger om dig selv berigtiget af Paulig uden unødig forsinkelse.
     
  • Ret til sletning ("retten til at blive glemt") Du har ret til at få personoplysninger om dig selv slettet af Paulig uden unødig forsinkelse, hvis et af følgende forhold gør sig gældende:  
    • Dine personoplysninger er ikke længere nødvendige til at opfylde de formål, hvortil de blev indsamlet eller på anden vis behandlet.
    • Du trækker det samtykke, der er grundlaget for behandlingen tilbage, og der er ikke et andet retsgrundlag for behandlingen.
    • Du gør indsigelse mod behandlingen, og der foreligger ikke legitime grunde til behandlingen, som går forud for indsigelsen.
    • Dine personoplysninger er blevet behandlet ulovligt.
    • Dine personoplysninger  skal slettes for at overholde en retlig forpligtelse i EU-retten eller medlemsstaternes nationale ret, som Paulig er underlagt.
    • Personoplysningerne er blevet indsamlet i forbindelse med udbud af informationssamfundstjenester.

      Du har dog ikke ret til sletning, hvis behandlingen er nødvendig:
    • for at udøve retten til ytrings- og informationsfrihed
    • for at overholde en retlig forpligtelse, der kræver behandling i henhold til EU-retten eller medlemsstaternes nationale ret, og som Paulig er underlagt, eller
    • for, at retskrav kan fastlægges, gøres gældende eller forsvares.
       
  • Ret til begrænsning af behandling: Du har ret til fra Paulig at opnå begrænsning af behandling, hvis et af følgende forhold gør sig gældende:  
    • rigtigheden af personoplysningerne bestrides af dig, i perioden indtil Paulig har haft mulighed for at fastslå, om personoplysningerne er korrekte.
    • behandlingen er ulovlig, og du modsætter dig sletning af personoplysningerne og i stedet anmoder om, at anvendelse heraf begrænses.
    • Paulig ikke længere har brug for personoplysningerne til behandlingen, men de er nødvendige for, at et retskrav kan fastlægges, gøres gældende eller forsvares eller
    • du har gjort indsigelse mod behandlingen i perioden mens det kontrolleres, om Pauligs legitime interesser går forud for dine legitime interesser.
       
  • Ret til indsigelse: Du har til enhver tid ret til af grunde, der vedrører din særlige situation, at gøre indsigelse mod behandling af dine personoplysninger, som er baseret på Pauligs legitime interesser, herunder profilering. Paulig må ikke længere behandle personoplysningerne, medmindre Paulig påviser vægtige legitime grunde til behandlingen, der går forud for dine interesser, rettigheder og frihedsrettigheder, eller behandlingen er nødvendig for, at retskrav kan fastlægges, gøres gældende eller forsvares.  
    • Hvis personoplysninger behandles med henblik på direkte markedsføring, har du til enhver tid ret til at gøre indsigelse mod behandling af dine personoplysninger til sådan markedsføring, herunder at gøre indsigelse mod profilering, i det omfang den vedrører direkte markedsføring.  
    • Vær opmærksom på, at du ikke kan fravælge modtagelse af servicemeddelelser fra Paulig, herunder men ikke begrænset til sikkerheds- og juridiske meddelelser.
       
  • Retten til dataportabilitet Du har ret til i et struktureret, almindeligt anvendt og maskinlæsbart format at modtage personoplysninger om dig selv, som du har givet til Paulig, og du har ret til at transmittere disse oplysninger til en anden dataansvarlig, når:  
    • behandlingen er baseret på samtykke eller på en kontrakt, og
    • behandling af personoplysninger foretages automatisk.

10. Er det obligatorisk for dig at videregive dine personoplysninger til os?

Behandling er nødvendig for udførelsen af en ansættelseskontrakt, som du er part i eller for at tage handling på din anmodning forud for indgåelse af en kontrakt.  

11. Hvordan trækker du dit samtykke tilbage?

Du kan tilbagekalde eventuelt samtykke ved at kontakte Pauligs databeskyttelsesteam (kontaktoplysninger i afsnit 1) eller elektronisk.  

12. Træffer vi beslutninger, der påvirker dig baseret på automatiske midler?  

Paulig træffer ikke beslutninger udelukkende baseret på automatisk behandling, der har juridisk effekt for dig eller tilsvarende påvirker dig væsentligt. 

13. Behandler vi dine personoplysninger for at profilere dig?  

Paulig foretager ikke profilering af jobansøgere på en sådan måde, som er omhandlet i EU’s generelle forordning om databeskyttelse. 

14. Hvordan kan du udøve din ret til at indgive klage til en tilsynsmyndighed?  

I tilfælde af, at du har mistanke om brud på databeskyttelseslovgivningen, bedes du først kontakte Pauligs databeskyttelsesteam (kontaktoplysninger i afsnit 1).  

Hvis sagen ikke løses i mindelighed mellem dig og Paulig, kan du kontakte tilsynsmyndigheden i den EU-medlemsstat, hvor du har dit sædvanlige opholdssted, dit arbejdssted eller hvor den påståede overtrædelse har fundet sted, eller i det land, hvor den pågældende Paulig-enhed har sine aktiviteter. Kontaktoplysninger for den kompetente myndighed i hvert land, hvor Paulig opererer findes her.  

15. Hvilken lov anvender vi ved behandling af personoplysninger?  

Behandlingen af personoplysninger i Pauligs arkiveringssystem er underlagt EU's gældende databeskyttelseslovgivning samt nationale lovgivninger i lande, hvor Paulig har hjemsted. 

16. Hvordan ajourfører vi denne Privatlivspolitik?

Paulig kan til enhver tid ændre denne Privatlivspolitik efter behov. Medmindre andet er fastsat i ufravigelig gældende lovgivning, må vi ikke meddele ændringer til de registrerede personligt. Vi opfordrer dig derfor til at gennemgå denne Privatlivspolitik regelmæssigt for eventuelle ændringer.