1. Responsable du traitement et coordonnées 

Le responsable du traitement est la société finlandaise Paulig Ltd (numéro d’entreprise : 0112563-0) ou l’une des sociétés appartenant au groupe Paulig. Ensemble et séparément, ils sont ci-après dénommés « Paulig ». Le contrôleur est la société du groupe Paulig auprès de laquelle vous avez postulé pour un poste vacant. Une liste des sociétés appartenant de temps à autre au Politique de confidentialité pour les candidats au travail du Groupe Paulig (433) groupe Paulig est disponible ici.

Les coordonnées de Paulig Ltd en ce qui concerne la Politique de confidentialité liée aux RH sont :  

Paulig Ltd / job applicant privacy matters
Satamakaari 20
FIN – 00980 Helsinki
FINLANDE

employee-privacy@paulig.com

Tél : +358 9 319 81

N’hésitez pas à nous contacter si vous avez des questions ou des idées liées à nos procédures relatives aux données à caractère personnel. 

2. Quels sont nos principes de protection de vos données à caractère personnel ?  

Paulig a mis en place des protections techniques et administratives conçues pour sécuriser les données recueillies.  

Seul le personnel désigné de Paulig et des organisations opérant sur mandat de Paulig ou pour le compte de Paulig est habilité à prendre part au traitement des données à caractère personnel. Toutes les personnes participant au traitement disposent d’un droit d’utilisation personnel accordé par Paulig ou son partenaire de coopération. Différents niveaux d’accès ont été créés selon les données dont une personne a besoin selon son poste. Les systèmes de données de Paulig sont protégés par des pare-feu et d’autres mesures techniques appropriées qui protègent les données qu’ils contiennent contre les contacts en dehors de Paulig.  

Tout le personnel de Paulig et ses sous-traitants sont tenus de garder les données à caractère personnel qu’ils obtiennent dans leur travail confidentiel. Les documents traités manuellement contenant des données à caractère personnel sont protégés contre l’accès non autorisé. 

3. À quelles fins utiliserons-nous vos données et pour quels motifs ?

Paulig pourra traiter vos données à caractère personnel directement nécessaires pour votre processus de recrutement et votre rapport de travail possible (avec Paulig ou une agence pour l’emploi privée), liées à la gestion des droits et des obligations des parties durant les rapports professionnels ou aux avantages éventuellement fournis par Paulig pour vous, ou découlant de la nature particulière du travail en question.

Le traitement de vos données à caractère personnel est basé sur les fondements suivants du Règlement général de l’UE relatif à la protection des données (un ou plusieurs fondements peuvent s’appliquer simultanément aux mêmes données à caractère personnel) :

  • Le traitement des données est nécessaire pour prendre des mesures concernant votre demande avant de conclure un contrat.
  • Le traitement est nécessaire au respect d’une obligation légale à laquelle nous sommes soumis, en particulier dans les domaines du droit du travail, de la sécurité sociale, de la protection des données, de la fiscalité, de la cybersécurité et de la conformité des entreprises.
  • Le traitement des données est nécessaire aux fins des intérêts légitimes suivis par Paulig.
  • Vous avez donné votre consentement au traitement de vos données à caractère personnel.


Les intérêts légitimes de Paulig ou d’un tiers mentionné ci-dessus pourront inclure entre autres les points suivants :

  • maintenir un bassin de demandeurs d’emploi pour d’éventuels nouveaux besoins de recrutement
  • prévention de l’utilisation abusive de nos systèmes de données, y compris en conservant des fichiers journaux des personnes qui ont traité les données à caractère personnel
  • développement commercial


En plus de ce qui précède, Paulig utilise vos données si nous pensons que cela est nécessaire pour des raisons de sécurité ou pour enquêter sur une éventuelle fraude ou d’autres violations de nos accords ou de cette Politique de confidentialité.

Les outils de ‘AI’ (‘artificial intelligence’) sont en développement et certaines de vos données à caractère personnel peuvent être traitées par des outils d’AI utilisés par Paulig (tels que Copilot dans l’environnement M365) pour aider notre travail de connaissance.

En ce qui concerne les données à caractère personnel sensibles, le traitement est fondé sur la nécessité du traitement pour respecter les droits et obligations particuliers du responsable du traitement ou de la personne concernée dans le domaine du droit du travail et de la sécurité sociale et de la protection sociale ou sur votre consentement explicite.  

4. Quels types de données à caractère personnel pouvons-nous traiter à votre sujet et à quelles fins ?

Dans le cadre de votre recrutement, nous pouvons traiter les types de données et les modifications apportées à ces types de données énumérés ci-dessous. Nous énumérons également ci-dessous la finalité du traitement pour chaque catégorie de données ou, le cas échéant, pour chaque type de données.  

Informations de base, traitées aux fins de l’initiation et de la réalisation du processus de recrutement, ainsi que de la gestion des droits et obligations des parties au processus. Cette catégorie de données comprend des types de données tels que :  

  • Nom, tous les prénoms, nom de famille précédent
  • Adresse du domicile
  • Adresse e-mail
  • Numéro(s) de téléphone
  • Date de naissance
  • Code d’identification national
  • Sexe
  • Nationalité
  • Photo et clips vidéos
  • Langues  


Informations relatives à votre adéquation au poste vacant, aux fins d’évaluer votre adéquation au poste vacant ou, le cas échéant, et dans la mesure permise par la législation applicable, pour établir vos performances et votre capacité de travail ou votre fiabilité. Cette catégorie de données comprend des types de données tels que :  

  • Historique des emplois
  • Education
  • Formations et certificats que vous avez obtenus
  • Connaissances, compétences et maîtrise (p. ex compétences linguistiques et IT compétences)
  • Lettre de motivation et CV
  • Rémunération et demandes de prestation
  •  Personnalité et résultats de l’évaluation d’aptitude (le cas échéant) (p. ex. via des conseillers en recrutement)
  • Exemples de travaux ou présentations précédentes (ex. portefeuille de travaux créatifs)  
  • Contenu des réseaux sociaux (avec consentement)
  • Autres informations que vous nous avez fournies ou que nous avons collectées sur la base de votre consentement pendant les entretiens de recrutement et la vérification des références
  • Permis de travail (le cas échéant)
  • Informations de vérification des antécédents, telles que l’extrait du casier judiciaire (le cas échéant) dans la mesure permise par les lois applicables
  • Informations de crédit personnelles (le cas échéant) dans la mesure permise par les lois applicables
  • Données de tests médicaux et drogues (le cas échéant) dans la mesure permise par les lois applicables 

5. Quelles sources utilisons-nous pour collecter vos données à caractère personnel ?

Paulig collecte des données à caractère personnel directement auprès de vous, par exemple par le biais de :  

  • formulaires de site web  
  • formulaires papier
  • conversations téléphoniques pendant lesquelles vous fournissez des données à caractère personnel à Paulig
  • correspondance par email dans laquelle vous fournissez des données à caractère personnel à Paulig
  • entretiens personnels
  • vidéos de demande d’emploi  


Paulig peut récolter des données à caractère personnel d’une tierce personne d’après votre consentement, par exemple de :

  • personnes que vous avez mentionné comme référence
  • sociétés proposant des conseils en recrutement et personnalité ainsi qu’un test d’évaluation d’aptitude à Paulig


Paulig peut collecter des données à caractère personnel auprès de tiers sans votre consentement lorsque l’une des situations suivantes s’applique, mais uniquement dans la mesure permise par les lois applicables :

  • une autorité divulgue des informations à l’employeur pour donner la possibilité à ce dernier de remplir une obligation légale, ou  
  • l’employeur obtient les données de crédit personnelles ou des informations quant aux antécédents judiciaires afin de d’établir la fiabilité de l’employé


Paulig pourra obtenir et mettre à jour les données à caractère personnel dans son système de classement auprès d’officiels et d’entreprises offrant des services de do

6. À qui pouvons-nous transférer et assigner vos données à caractère personnel ?

Les entreprises de Paulig ont un intérêt légitime dans la transmission des données à caractère personnel au sein du groupe à des fins administratives internes.  

Paulig ne vend, ni loue, ni divulgue vos données à caractère personnel à des tiers en-dehors de Paulig sauf mention contraire ci-dessous.

Paulig pourra partager vos données à caractère personnel avec des tiers autorisés exécutant des services pour Paulig aux fins décrites dans cette Politique de confidentialité dans les limites de la loi applicable. Les services fournis par les tiers peuvent comprendre des services tels que des services logiciels, la gestion et l’analyse de données à caractère personnel et la réalisation de recherches. Les tiers peuvent inclure, par exemple, des entreprises qui fournissent à Paulig des conseils en recrutement et des tests d’évaluation de la personnalité et des aptitudes.  

Parce que Paulig protège vos données à caractère personnel sérieusement, Paulig n’autorise pas ces entreprises à les utiliser à d’autres fins que l’exécution de ces services et Paulig en a besoin pour protéger vos données à caractère personnel conformément à cette Politique de confidentialité.  

Nous pouvons également transférer ou divulguer vos données à caractère personnel à des tiers dans des situations limitées lorsque vous en faites la demande. Par exemple, si vous souhaitez que nous conservions vos données à caractère personnel à des fins de recrutement ultérieur pour d’autres sociétés Paulig également, nous partagerons vos données à caractère personnel avec d’autres sociétés Paulig.  

Nous pouvons également divulguer les données à caractère personnel des demandeurs d’emploi aux autorités compétentes lorsqu’elles sont tenues de le faire en vertu des lois applicables ou d’autres statuts, pour préparer des poursuites judiciaires ou défendre une réclamation dans les limites autorisées ou requises par la législation applicable de temps à autre.  

Paulig pourra partager vos données à caractère personnel dans le cadre d’une fusion, acquisition, vente des actifs de l’entreprise ou transmission du service à un autre fournisseur. Ceci s’applique également dans les rares cas d’insolvabilité, de faillite ou de séquestre dans lesquels vos données à caractère personnel seraient transférées à une autre entité à la suite telles procédures. 

7. Vos données sont-elles transférées dans des pays en-dehors de l’Union Européenne ?

Les services de Paulig pourront être fournis en utilisant les ressources et les serveurs situés dans différents pays. Par conséquent, Paulig pourra transférer vos données à caractère personnel en-dehors du pays dans lequel vous êtes situé ou Paulig se situe, y compris dans des pays en-dehors de l’UE et de l’EEE n’ayant pas de lois offrant une protection spécifique des données à caractère personnel ou ayant des règles juridiques différentes concernant la protection des données.  

Dans de tels cas, Paulig s’assure que la base légale de tels transferts existe et qu’une protection adéquate de vos données à caractère personnel est fournie par la loi en vigueur, par exemple, en utilisant des accords de protection approuvés par les autorités pertinentes en particulier les clauses contractuelles types de la Commission européenne (le cas échéant) et en exigeant l’utilisation d’autres mesures techniques et de sécurité de l’information organisationnelles appropriées. Les clauses contractuelles types sont disponibles ici.

8. Pendant combien de temps utilisons-nous vos données ?  

Paulig peut traiter vos données dans son système de candidature jusqu’à la fin de la 2ème année civile suivant votre année de candidature (par exemple, candidature du 21 octobre 2024 au à 31 décembre 2026), sauf dans le cas où nous avons un intérêt légitime (tel qu’en lien avec une procédure judiciaire en cours) à conserver les données à caractère personnel pendant une période plus longue.  

Les données à caractère personnel relatives aux demandeurs d’emploi choisi seront conservées conformément aux périodes de conservation définies dans notre Politique de confidentialité interne pour les employés.  

Sur la base de votre consentement, par exemple si vous souhaitez que nous vous tenions à l’esprit pour de futures opportunités de carrière, Paulig peut traiter vos données à caractère personnel tant que vous retirez votre consentement.  

Paulig peut traiter vos données à caractère personnel sur la base d’exigences légales aussi longtemps que la législation applicable le permet.  

9. Comment pouvez-vous exercer les différents types de droits que vous avez ?  

Tous les droits peuvent être exercés en contactant l’équipe de la confidentialité de Paulig en utilisant les coordonnées indiquées dans la section 1 ci-dessus. L’équipe vous indiquera comment exercer un droit spécifique. Si Paulig a des doutes raisonnables concernant l’identité de la personne faisant la demande, Paulig peut demander la fourniture d’autres informations nécessaires à la confirmation de la personne.

Paulig fournira des informations sur l’action menée sur votre demande dans un délai d’un mois à compter de la réception de la demande. Ce délai peut être prolongé de deux mois supplémentaires si nécessaire, selon la complexité et le nombre de demandes.

  • Droit d’accès à vos données à caractère personnel : Vous avez le droit d’obtenir de Paulig la confirmation que vos données à caractère personnel sont traitées et, le cas échéant, de recevoir des informations sur vos données à caractère personnel
  • Droit de rectification : Vous avez le droit d’obtenir de Paulig sans délais déraisonnables la rectification de données à caractère personnel inexactes vous concernant.
  • Droit d’effacement (« droit d’être oublié ») : Vous avez le droit d’obtenir de Paulig l’effacement des données à caractère personnel vous concernant sans délais déraisonnables lorsque l’un des fondements suivants s’applique :  
    • vos données à caractère personnel ne sont plus utiles en relation avec les fins auxquelles elles ont été collectées ou utilisées ;
    • vous retirez votre consentement sur lequel l’utilisation est basée et lorsqu’il n’y a pas d’autre fondement légal à l’utilisation ;
    • vous vous opposez au traitement et il n’y pas de fondements légitimes majeurs au traitement ;
    • vos données à caractère personnel ont été traitées illégalement ;
    • vos données à caractère personnel doivent être effacées pour se conformer à une obligation légale de l’Union ou d’un État membre à laquelle Paulig est soumise ;
    • les données à caractère personnel ont été collectées en relation avec l’offre de services d’une sociétés d’information.

      Toutefois, vous n’avez pas droit à l’effacement si le traitement est nécessaire :
    • pour exercer le droit de liberté d’expression et d’information ;
    • pour la conformité à une obligation légale nécessitant le traitement par la loi de l’Union ou un état membre à laquelle Paulig est soumise, ou
    • pour l’établissement, exercice ou défense contre une plainte.
  • Droit de restriction du traitement : Vous avez le droit d’obtenir de Paulig la restriction de l’utilisation lorsque l’une des conditions suivantes s’applique :  
    • l’exactitude des données à caractère personnel est contestée par vous, pendant une durée permettant à Paulig de vérifier l’exactitude des données à caractère personnel ;
    • l’utilisation est illégale et vous vous opposez à l’effacement des données à caractère personnel et à la place, vous demandez la restriction de leur utilisation ;
    • Paulig n’a plus besoin des données à caractère personnel pour l’utilisation, mais vous en avez besoin pour l’établissement, l’exercice ou la défense contre des plaintes ;
    • vous vous êtes opposé à l’utilisation en attendant de vérifier si les motifs légitimes de Paulig ont préséance sur les vôtres.
  • Droit de contestation : Vous avez, selon les motifs relatifs à votre situation particulière, le droit de vous opposer à tout moment à l’utilisation des données à caractère personnel vous concernant au titre des intérêts légitimes poursuivis par Paulig, y compris le profilage. Paulig ne pourra plus traiter les données à caractère personnel sauf si Paulig est dans la mesure de pouvoir démontrer des raisons impérieuses et légitimes irréfutables d’une utilisation pouvant s’écarter de vos intérêts, droits et libertés pour l’établissement, l’exercice et la défense contre des plaintes. 

    Lorsque les données à caractère personnel sont traitées à des fins de marketing direct, vous avez le droit de vous opposer à l’utilisation des données à caractère personnel vous concernant pour un tel marketing, y compris le profilage à condition qu’il soit lié au marketing direct en question.  

    Veuillez noter que vous ne pouvez pas vous désabonner des messages du service de Paulig, incluant, sans s’y limiter, des consignes de sécurité et informations légales.
     
  • Droit à la portabilité des données : Vous avez le droit de recevoir des données à caractère personnel vous concernant, que vous avez fournies à Paulig, sous un format structuré, ordinairement utilisé et lisible par un ordinateur et avez le droit de transmettre ces données à un autre contrôleur lorsque :  
    • le traitement est basé sur le consentement ou sur un contrat, et
    • le traitement est effectué par des moyens automatisés 

10. Est-il indispensable pour vous de nous divulguer vos données à caractère personnel ?

Le traitement des données est nécessaire pour Paulig afin de prendre des mesures concernant votre demande avant de passer un contrat, il est nécessaire pour vous de révéler les données à caractère personnel nécessaires au processus de recrutement.  

11. Comment retirer votre consentement ?

Vous pourrez retirer tout consentement en contactant l’équipe de la confidentialité de Paulig (coordonnées dans la section 1) ou en utilisant les éventuels moyens électroniques fournis par Paulig.  

12. Prenons-nous des décisions basées sur nos moyens automatisés vous affectant ?  

Paulig ne prend pas de décisions uniquement basées sur le traitement automatisé donnant lieu à des effets juridiques vous concernant ou pouvant vous affecter. 

13. Utilisons-nous vos données à caractère personnel pour établir votre profil ?  

Paulig n’effectue pas de profilage des demandeurs d’emploi d’une manière telle que définie dans le Règlement général sur la protection des données de l’UE. 

14. Comment pouvez-vous exercer votre droit de déposer une plainte à l’autorité de contrôle ?  

Si vous suspectez une violation de la loi sur la protection des données, veuillez d’abord contacter l’équipe de la confidentialité de Paulig (coordonnées dans la section 1).  

Si la question n’est pas réglée à l’amiable entre vous et Paulig, vous pouvez contacter l’autorité de contrôle de l’État membre de l’UE de votre résidence habituelle, de votre lieu de travail ou du lieu de l’infraction présumée, ou du pays où l’entité Paulig en question exerce ses activités. Vous trouverez les coordonnées de l’autorité compétente de chaque pays dans lequel Paulig opère ici.

15. Quelle loi appliquons-nous pour l’utilisation des données à caractère personnel ? 

L’utilisation des données à caractère personnel dans le système d’archivage de Paulig est régie par la loi sur la protection des données en vigueur de l’Union Européenne ainsi que par les lois nationales des pays dans lesquels Paulig est établie. 

16. Comment pouvons-nous actualiser cette Politique de confidentialité ?

Paulig peut modifier la présente Politique de confidentialité de temps à autre si nécessaire. Sauf disposition contraire de la législation applicable impérative, nous ne pouvons pas notifier personnellement les modifications aux personnes concernées. Nous vous encourageons donc à consulter cette Politique de confidentialité de temps à autre pour vérifier d’éventuelles modifications.