PRIVACYBELEID | Paulig Group

1. Verantwoordelijke en contactgegevens

De verwerkingsverantwoordelijke is het Finse bedrijf Paulig Ltd (inschrijvingsnummer: 0112563-0) of een van de bedrijven van de Paulig Group. Samen en elk afzonderlijk worden ze hierna 'Paulig' genoemd. De verwerkingsverantwoordelijke is het bedrijf van de Paulig Group waarmee u een zakelijke of andere relatie hebt. Een lijst van de bedrijven die van tijd tot tijd tot de Paulig Group behoren, is hier beschikbaar.

Onze contactgegevens met betrekking tot het privacybeleid zijn:

Paulig Ltd / privacy matters
Satamakaari 20
FIN – 00980 Helsinki
FINLAND
privacy@paulig.com
Tel: +358 9 319 81

Aarzel niet om contact met ons op te nemen als u vragen, opmerkingen of ideeën heeft met betrekking tot onze procedures betreffende persoonsgegevens.

16.12.2024 15:45:23

admin

File

group-companies-list.pdf

2. Voor welke doeleinden verwerken we uw gegevens en op basis waarvan?

Dit privacybeleid heeft betrekking op de verwerking van persoonsgegevens van vertegenwoordigers van onze klanten, potentiële klanten, consumenten, vertegenwoordigers van onze zakenpartners en andere belangengroepen, waaronder vertegenwoordigers van leveranciers, organisaties die diensten aanbieden aan Paulig, de pers, andere belanghebbenden en bezoekers van onze locaties. Dit privacybeleid houdt verband met de verwerking van persoonsgegevens met betrekking tot alle bedrijfsactiviteiten van Paulig onder alle merken van Paulig, evenals het eigen merk en andere activiteiten, tenzij anders vermeld.

In het volgende lichten we de verschillen in elke categorie toe. Een of meerdere rollen en doelen kunnen gelijktijdig van toepassing zijn.

2.1. Klanten, potentiële klanten en consumenten

Aanbieden van producten en diensten en klantenrelatiebeheer

We kunnen uw gegevens gebruiken voor het leveren van producten en diensten aan u. Dit omvat bijvoorbeeld dat u onze producten aankoopt namens uw organisatie, onze digitale diensten gebruikt, zich abonneert op onze nieuwsbrieven en deelneemt aan onze evenementen.

Paulig kan uw persoonsgegevens gebruiken voor het beheren, analyseren en verbeteren van onze relatie met de organisatie die u vertegenwoordigt. Deze categorie van verwerking omvat de volgende verwerkingscontexten:

Klantrelatiebeheer, zoals het afsluiten, implementeren en eventueel wijzigen van het contract tussen ons en de organisatie die u vertegenwoordigt en het onderhouden en ontwikkelen van de klantrelatie. Dit omvat ook communicatie met betrekking tot de klantenrelatie, zoals het verstrekken van klantenservice, het verzenden van kennisgevingen en andere inhoud met betrekking tot onze klantenrelatie of producten of diensten, belangrijke waarschuwingen en andere kennisgevingen met betrekking tot onze producten of diensten of enquêtes. We kunnen ook feedback vragen over onze producten of diensten en reageren op verzoeken en vragen van vertegenwoordigers van klanten of prospects via verschillende kanalen. De rechtsgrondslag voor deze verwerking is ons gerechtvaardigde belang om onze activiteiten uit te voeren en uw relatie met de organisatie waarmee we een klantrelatie hebben aangegaan met betrekking tot onze producten of diensten.

Facturatie: Dit omvat het beheren van facturen en betalingen op basis van ons gerechtvaardigde belang bij het uitvoeren van onze activiteiten en het onderhouden van onze relatie met de organisatie waarmee we een klantrelatie hebben aangegaan met betrekking tot het gebruik van onze producten of diensten.

Organiseren van evenementen, zoals diverse seminaries en trainingen, op basis van ons gerechtvaardigde belang om persoonsgegevens te verwerken voor doeleinden in verband met de organisatie van het betreffende evenement. Als u ons in dit verband bijzondere categorieën van persoonsgegevens verstrekt, zoals informatie over allergieën of speciale dieetwensen die gezondheidsgerelateerde informatie kunnen bevatten, is de basis voor de verwerking uw uitdrukkelijke toestemming.

Sales: Het promoten van de verkoop van onze producten en diensten, hetzij op ons initiatief, hetzij op initiatief van een vertegenwoordiger van een potentiële klant op basis van ons gerechtvaardigde belang om ons bedrijf te promoten. We realiseren ook extra verkoop aan onze bestaande klanten, gericht op de vertegenwoordigers van onze klanten op basis van ons gerechtvaardigde belang om ons bedrijf te promoten.

Naleving van verplichtingen uit hoofde van de toepasselijke wetgeving, zoals belasting- of cyberbeveiligingsgerelateerde verplichtingen en het reageren op verzoeken van autoriteiten op basis van bijvoorbeeld belasting-, cyberbeveiligings- of boekhoudwetgeving of andere dwingende wetgeving. De basis voor de verwerking in dit geval is de relevante bepaling van het toepasselijke recht.

Toezien op naleving van het contract en opvolging van misbruik: Het waarborgen en controleren van de naleving van het contract tussen ons en de organisatie die u vertegenwoordigt, evenals het onderzoeken van vermoedelijk misbruik, waarbij de basis voor de verwerking ons gerechtvaardigde belang is om ons bedrijf uit te voeren en onze gerechtvaardigde belangen in verband daarmee te beschermen.

Het gebruik van onze websites mogelijk maken: Wanneer u onze websites bezoekt, kunnen we uw persoonsgegevens verwerken om u de mogelijkheid te bieden om onze website en de functies ervan te gebruiken en om de veiligheid, functionaliteit en stabiliteit van de website te waarborgen. Dit omvat bijvoorbeeld de verwerking om mogelijk misbruik en aanvallen op te sporen die de veiligheid van onze website in gevaar brengen. De basis voor de verwerking is ons gerechtvaardigd belang en het betreffende gerechtvaardigde belang is een van de hierboven vermelde doeleinden. Het verzamelen en verder verwerken van uw persoonsgegevens op onze website gebeurt over het algemeen ook met behulp van geautomatiseerde technische middelen, zoals cookies en soortgelijke technologieën, waarvoor uw toestemming doorgaans vereist is. Als u meer informatie wilt over het gebruik van cookies op onze website, raadpleeg dan de aanvullende informatie over de cookies die we gebruiken door te klikken op de cookie-instellingenknop onderaan onze website.

Marketing voor u

Paulig kan contact met u opnemen om uw ervaring met Paulig te verbeteren door u te informeren over producten, services of aanbiedingen van Paulig. Paulig kan uw persoonsgegevens gebruiken om ons aanbod te personaliseren en u van meer relevante content te voorzien. Dit betekent bijvoorbeeld het aanbevelen en het tonen van aangepaste content en advertenties in onze services (zoals websites, applicaties en marketing-e-mails) en services van derden (zoals banneradvertenties).

De rechtsgrondslag voor de verwerking voor marketingdoeleinden is ons gerechtvaardigde belang, met name om de verkoop van onze producten en diensten te bevorderen en de bekendheid van ons bedrijf, onze producten en diensten te vergroten. De basis voor de verwerking van persoonsgegevens kan ook uw toestemming zijn, bijvoorbeeld als u zich abonneert op onze nieuwsbrief of als de marketing gebaseerd is op gegevens die via cookies op onze websites worden verzameld en u toestemming hebt gegeven voor het gebruik van marketingcookies. Als u ons bovendien informatie verstrekt die tot speciale categorieën van persoonsgegevens behoort, zoals informatie over allergieën of speciale diëten, waarvan gezondheidsgerelateerde informatie kan worden afgeweken, is de basis voor de verwerking uw uitdrukkelijke toestemming.

Als u ervoor kiest om deel te nemen aan onze campagnes (bv. wedstrijden, giveaways enz.), kunnen we uw persoonsgegevens verzamelen om uw deelname te vergemakkelijken, zoals het contacteren van winnaars of het distribueren van producten. We verwerken persoonsgegevens voor campagnedoeleinden alleen met uw uitdrukkelijke toestemming.

Als u marketingcookies op onze websites hebt aanvaard, kunnen we uw persoonsgegevens verwerken om u relevante marketingcontent te bieden op sociale media platformen, via e-mail, op websites of in onze diensten op basis van uw voorkeuren. Dit type verwerking wordt profilering genoemd en heeft tot doel gepersonaliseerde marketing te produceren, uw gebruikerservaring in onze diensten en op onze websites te verbeteren en producten en diensten aan te bieden die aansluiten bij de voorkeuren van onze klanten. We kunnen de informatie die we verzamelen door middel van profilering ook combineren met andere informatie die we hebben verzameld op basis van de klantrelatie tussen ons en uw organisatie. Als u meer informatie wilt over het gebruik van cookies op onze website, raadpleeg dan de aanvullende informatie over de cookies die we gebruiken door te klikken op de cookie-instellingenknop onderaan onze website.

Producten en diensten beheren en ontwikkelen

Paulig kan uw persoonsgegevens gebruiken om de bedrijfsactiviteiten van Paulig, inclusief onze producten en diensten, te beheren en te ontwikkelen. De gegevensverwerking voor ontwikkelingsdoeleinden van producten en diensten kan anoniem of met identificatiemiddelen gebeuren. Voor zover persoonsgegevens worden verwerkt, is de verwerking in deze contexten gebaseerd op de toestemming van de betrokkene (bv. ontwikkelingsactiviteiten op basis van onderzoek of enquêtes) of op ons gerechtvaardigde belang om ons bedrijf, onze producten en diensten te ontwikkelen. Als u ervoor kiest om ons persoonsgegevens over uw allergieën of andere gezondheidsgerelateerde gegevens te verstrekken, is de basis voor de verwerking uw uitdrukkelijke toestemming.

Andere gerechtvaardigde zakelijke belangen

We kunnen uw persoonsgegevens verwerken voor andere gerechtvaardigde zakelijke belangen, zoals het waarborgen en verbeteren van de veiligheid en beveiliging van onze informatiesystemen, netwerken en gebouwen, het beschermen van onze eigendommen, het voorkomen van misbruik, het onderzoeken van vermoedelijk misbruik of voor andere vergelijkbare gerechtvaardigde doeleinden. De verwerking van persoonsgegevens is gebaseerd op ons gerechtvaardigde belang en het betreffende gerechtvaardigde belang zijn de hierboven vermelde bedrijfsgerelateerde doeleinden.

2.2 Belangengroepen

Met belangengroepen bedoelen we bijvoorbeeld vertegenwoordigers van leveranciers en dienstverleners die producten en diensten aan Paulig aanbieden, vertegenwoordigers van de pers en andere belanghebbenden, en bezoekers van alle locaties van Paulig.

Beheren, analyseren en verbeteren van de relatie

Paulig kan uw persoonsgegevens gebruiken voor het beheren, analyseren en verbeteren van de relatie met u en de organisatie die u vertegenwoordigt. Deze categorie van verwerking omvat de volgende verwerkingscontexten:

Beheer van de zakelijke relatie, zoals het afsluiten, implementeren en eventueel wijzigen van het contract tussen ons en de organisatie die u vertegenwoordigt, en het onderhoud en de ontwikkeling van de zakelijke relatie. Dit omvat ook communicatie met betrekking tot de relatie, zoals het verzenden van kennisgevingen en andere inhoud met betrekking tot onze zakelijke relatie, belangrijke waarschuwingen en andere dergelijke communicatie met betrekking tot onze zakelijke relatie. We kunnen ook via verschillende kanalen reageren op uw aanvragen en vragen. De rechtsgrondslag voor deze verwerking is ons gerechtvaardigde belang om onze activiteiten uit te voeren en uw relatie met de organisatie waarmee we een zakelijke relatie hebben aangegaan met betrekking tot producten of diensten.

Beheer van facturen en betalingen op basis van ons gerechtvaardigde belang om onze activiteiten uit te voeren en uw relatie met de organisatie waarmee we een zakelijke relatie hebben aangegaan.

Organiseren van evenementen, zoals diverse seminaries of trainingen, op basis van ons gerechtvaardigde belang om persoonsgegevens te verwerken voor doeleinden in verband met de organisatie van het betreffende evenement. Als u ons in dit verband bijzondere categorieën van persoonsgegevens verstrekt, zoals informatie over allergieën of speciale dieetwensen die gezondheidsgerelateerde informatie kunnen bevatten, is de basis voor de verwerking uw uitdrukkelijke toestemming.

Naleving van verplichtingen uit hoofde van toepasselijke wetgeving, zoals belasting- en cyberbeveiligingsgerelateerde verplichtingen en het reageren op verzoeken van autoriteiten op basis van bijvoorbeeld belasting-, boekhoud- of cyberbeveiligingswetgeving of andere dwingende wetgeving. De basis voor de verwerking in dit geval is de relevante bepaling van het toepasselijke recht.

Toezien op naleving van het contract en onderzoek van misbruik: Het waarborgen en controleren van de naleving van het contract tussen ons en de organisatie die u vertegenwoordigt, evenals het onderzoeken van vermoedelijk misbruik, waarbij de basis voor de verwerking ons legitieme belang is om ons bedrijf uit te voeren en onze legitieme belangen in verband daarmee te beschermen.

Het gebruik van onze websites mogelijk maken: Wanneer u onze websites bezoekt, kunnen we uw persoonsgegevens verwerken om u de mogelijkheid te bieden om onze website en de functies ervan te gebruiken en om de veiligheid, functionaliteit en stabiliteit van de website te waarborgen. Dit omvat bijvoorbeeld de verwerking om mogelijk misbruik en aanvallen op te sporen die de veiligheid van onze website in gevaar brengen. De basis voor de verwerking is ons gerechtvaardigd belang en het betreffende gerechtvaardigde belang is een van de hierboven vermelde doeleinden. Het verzamelen en verder verwerken van uw persoonsgegevens op onze website gebeurt over het algemeen ook met behulp van geautomatiseerde technische middelen, zoals cookies en soortgelijke technologieën, voor het gebruik waarvan uw toestemming doorgaans vereist is. Als u meer wilt weten over het gebruik van cookies op onze website, raadpleeg dan de aanvullende informatie over de cookies die we gebruiken door te klikken op de cookie-instellingenknop onderaan onze website.

Producten en diensten beheren en ontwikkelen

Paulig kan uw persoonlijke gegevens gebruiken om de bedrijfsactiviteiten van Paulig, inclusief onze producten en diensten, te beheren en te ontwikkelen. De gegevensverwerking voor de ontwikkeling van producten en diensten kan anoniem of met identificatoren gebeuren. Voor zover persoonsgegevens worden verwerkt, is de verwerking in deze contexten gebaseerd op de toestemming van de betrokkene of op ons gerechtvaardigde belang om ons bedrijf, onze producten en diensten te ontwikkelen.

Andere gerechtvaardigde zakelijke belangen

We kunnen uw persoonsgegevens ook verwerken voor andere gerechtvaardigde belangen in verband met ons bedrijf, zoals het waarborgen en verbeteren van de veiligheid en beveiliging van onze informatiesystemen, netwerken en gebouwen, het beschermen van ons eigendom, het voorkomen van misbruik, het onderzoeken van vermoedelijk misbruik of voor andere vergelijkbare gerechtvaardigde doeleinden. De verwerking van persoonsgegevens is gebaseerd op ons gerechtvaardigde belang en het betreffende gerechtvaardigde belang zijn de hierboven vermelde bedrijfsgerelateerde doeleinden.

AI-tools worden steeds verfijnder en sommige van uw persoonsgegevens kunnen worden verwerkt door AI-tools die door Paulig worden gebruikt (zoals Copilot in de M365-omgeving) om ons kenniswerk te ondersteunen, ons te helpen onze producten en diensten te ontwikkelen of u meer relevante inhoud te bieden.

3. Welke soorten informatie kunnen we over u verzamelen?

In het kader van de bovengenoemde verwerkingsactiviteiten kunnen we de volgende soorten gegevens verwerken en wijzigingen aanbrengen in deze gegevenstypes:

3.1 Persoonsgegevens die van alle betrokkenen mogen worden verwerkt

Basisinformatie, verwerkt voor het leveren van producten en diensten (indien van toepassing), beheer van klanten of andere zakelijke relaties, marketing (indien van toepassing), beheer en ontwikkeling van onze producten en diensten en voor andere gerechtvaardigde zakelijke belangen van Paulig, waaronder gegevens zoals:

voor- en achternamen
contactgegevens (e-mailadres, telefoonnummer en/of postadres)
geslacht (bv. voor het personaliseren van e-mails of in het kader van een enquête waarbij we meer over de gebruiker willen weten voor bv. productontwikkeling)
taalvoorkeuren
informatie over wanneer uw gegevens zijn verzameld

Informatie over communicatie en andere correspondentie tussen u en ons, verwerkt met het oog op het leveren van producten en diensten (indien van toepassing), beheer van klant- of andere zakelijke relaties, marketing (indien van toepassing), beheer en ontwikkeling van onze producten en diensten en voor andere gerechtvaardigde zakelijke belangen van Paulig, waaronder gegevens zoals:

Informatie over campagnes, promoties en andere aan u gerichte berichten, evenals het gebruik ervan, inclusief deelname aan evenementen
interesses en andere informatie of enquêtegegevens verstrekt door u
directe marketing keuzes
informatie over het gebruik van de digitale diensten van Paulig, evenals digitale inhoud die door u is aangemaakt en uw interacties met onze digitale diensten
automatisch verzamelde gegevens (zoals IP-adres, het besturingssysteem van uw apparaat, browsertype en taal)
ID's van mobiele apparaten (zoals uw unieke apparaat-ID en de naam van uw apparaat)
opnames van telefoongesprekken met de klantenservice, evenals e-mail en chatcorrespondentie

Als u uw uitdrukkelijke toestemming hebt gegeven, kunnen we uw persoonsgegevens verwerken over allergieën of speciale dieetwensen (bv. voor het bijwonen van ons evenement of onderzoek naar onze producten).

3.2 Klantenvertegenwoordigers

Naast de lijst in punt 3.1 kan Paulig de hieronder vermelde gegevenstypes verzamelen, verwerkt met het oog op het leveren van producten en diensten, het beheer van klant- of andere zakelijke relaties, marketing, het beheren en ontwikkelen van onze producten en diensten en voor andere gerechtvaardigde zakelijke belangen van Paulig:

titel en/of taakomschrijving van huidige en vorige dienstverbanden die gerelateerd zijn aan klantrelaties van Paulig
naam- en bedrijfsinformatie van de organisatie waar u momenteel werkt of eerder voor heeft gewerkt, die gerelateerd zijn aan klantrelaties van Paulig
abonnements-, aankoop- en feedbackgeschiedenis

3.3 Vertegenwoordigers van potentiële klanten

Naast de lijst in punt 3.1 omvatten de persoonsgegevens die kunnen worden verwerkt van vertegenwoordigers van potentiële klanten gegevens zoals:

titel en/of taakomschrijving van huidige dienstverband
naam en bedrijfsinformatie van de organisatie waar u momenteel werkt
informatie over een vorig dienstverband bij een bedrijf dat klant is van Paulig

3.4 Klanten

Naast de lijst in punt 3.1 omvatten de persoonsgegevens die van consumenten kunnen worden verwerkt gegevens zoals:

abonnements-, aankoop- en feedbackgeschiedenis, verwerkt voor doeleinden zoals ons beheer van productklachten en ons reactieproces
geboortedatum, indien vrijwillig verstrekt
gebruikersnamen voor sociale media
activiteiten in of gerelateerd aan de kanalen van Paulig (bv. sociale media)

3.5 Belangengroepen

Naast de lijst in punt 3.1 kan Paulig de hieronder vermelde gegevenstypes verzamelen, verwerken voor het beheer van zakelijke relaties, het beheren en ontwikkelen van onze producten en diensten en voor andere gerechtvaardigde zakelijke belangen van Paulig:

titel en/of taakomschrijving van huidige en vorige dienstverbanden die gerelateerd zijn aan zakelijke relaties van Paulig
naam- en bedrijfsinformatie van de organisatie waar u momenteel werkt of eerder voor heeft gewerkt, die gerelateerd zijn aan zakelijke relaties van Paulig
content die u hebt aangemaakt met betrekking tot Paulig (bijvoorbeeld nieuwsartikelen die door u zijn geschreven)
uw eigen bevestiging van uw gezondheidstoestand bij een bezoek aan de productiefaciliteiten van Paulig met het oog op het waarborgen van de voedsel- en productveiligheid in onze productiefaciliteiten
gegevens van uw wagen op de productielocaties van Paulig om het inkomende en uitgaande verkeer te monitoren (bv. om ervoor te zorgen dat het juiste voertuig de juiste hoeveelheid goederen heeft ontvangen)

4. Welke bronnen gebruiken we om uw persoonsgegevens te verzamelen?

4.1 Bronnen die van toepassing zijn op alle betrokken

Paulig verzamelt persoonsgegevens rechtstreeks bij u, bijvoorbeeld via:

websiteformulieren (bijvoorbeeld marketingpromoties, nieuwsbriefabonnementen, campagnes, feedbackformulieren, deelnames aan onderzoeken en enquêtes)
mobiele applicaties
papieren formulieren vb. op evenementen en in winkels,
telefoongesprekken, e-mailcorrespondentie en chatdiensten
klantenserviceberichten

Wanneer u onze website bezoekt, gebruiken we cookies en andere soortgelijke geautomatiseerde technologieën om persoonsgegevens te verzamelen. Als u meer wilt weten over het gebruik van cookies op onze websites, raadpleeg dan de aanvullende informatie over het gebruik van cookies door op de cookie-instellingenknop onderaan onze website te klikken.

In sommige gevallen kunnen we ook persoonsgegevens verzamelen uit andere bronnen. Deze bronnen kunnen bijvoorbeeld marketingpartners, publieke bronnen of diensten zijn die door derden worden onderhouden, zoals gegevensdiensten die door verschillende dienstverleners worden aangeboden.

4.2 Klantenvertegenwoordigers

In sommige gevallen ontvangen we persoonsgegevens van andere vertegenwoordigers van uw organisatie, bijvoorbeeld wanneer de contactgegevens van een contactpersoon van een klant verouderd zijn (bv. wanneer de contactpersoon verandert, bezorgt de vorige contactpersoon ons meestal de gegevens van de nieuwe contactpersoon). In situaties waarin de gegevens van de contactpersoon verouderd zijn en we geen nieuwe contactgegevens hebben, kunnen we bijvoorbeeld ook informatie opzoeken op de website van de klant. Paulig verzamelt ook persoonsgegevens via de online winkels van Paulig.

4.3 Vertegenwoordigers van potentiële klanten

Paulig kan persoonsgegevens verzamelen van websites van bedrijven en organisaties, handelsregisters of vergelijkbare bronnen die worden bijgehouden door autoriteiten, sociale media en andere publieke bronnen.

4.4 Klanten

Paulig kan persoonsgegevens verzamelen van de sociale mediakanalen van Paulig over content die verband houdt met zakelijke categorieën van Paulig.

4.5 Belangengroepen

5. Aan wie kunnen we uw persoonsgegevens overdragen en toewijzen?

Paulig verkoopt, least of publiceert uw persoonsgegevens niet aan derde partijen buiten Paulig, tenzij hieronder anders vermeld.

Paulig kan uw persoonsgegevens delen met geautoriseerde derde partijen die aan Paulig services verlenen voor de doeleinden die worden beschreven in dit Privacybeleid binnen de grenzen van de toepasselijke wetgeving. Dit kan bijvoorbeeld het leveren van diensten zoals klantenservice en softwarediensten omvatten, het beheren en analyseren van persoonsgegevens, het uitvoeren en beheren van diverse campagnes en organiseren van events.

Omdat Paulig zich verantwoordelijk voelt voor de bescherming van uw persoonsgegevens, staat Paulig niet toe dat deze bedrijven uw gegevens gebruiken voor andere doeleinden dan het uitvoeren van die diensten en vereist Paulig dat deze bedrijven uw persoonsgegevens beschermen op een manier die in overeenstemming is met dit Privacybeleid.

Paulig kan uw persoonsgegevens delen met zorgvuldig overwogen derden voor gezamenlijke of onafhankelijke directe marketingdoeleinden. Het delen van uw gegevens voor dergelijke doeleinden kan in principe alleen gebeuren als de geplande doelstellingen van de derde partij niet onverenigbaar zijn met de doeleinden van Paulig, zoals beschreven in dit Privacybeleid. Alleen de minimaal noodzakelijke hoeveelheid van uw persoonsgegevens wordt met derden gedeeld. We kunnen persoonsgegevens ook bekendmaken, bijvoorbeeld aan een incassobureau voor incassodoeleinden of aan andere dienstverleners of partners, maar alleen voor zover de uitvoering van hun taken de verwerking van de bekendgemaakte persoonsgegevens vereist. De ontvangers van de gegevens kunnen optreden als onafhankelijke verwerkingsverantwoordelijken of samen met ons als gezamenlijke verwerkingsverantwoordelijken.

Paulig kan uw persoonsgegevens delen naar aanleiding van een geldig bevel van een rechtbank of een andere officiële instantie met voldoende gezag. De politie en andere autoriteiten kunnen ons om toegang tot persoonsgegevens verzoeken. In deze gevallen geven we de gegevens alleen door als er een wettelijke verplichting, een gerechtelijk bevel of een vergelijkbare dwingende verplichting bestaat. We kunnen ook persoonsgegevens bekendmaken als de bekendmaking noodzakelijk is voor het indienen van juridische claims of voor de verdediging tegen dergelijke claims, hetzij in gerechtelijke procedures, hetzij in administratieve procedures.

Paulig kan uw persoonsgegevens delen als onderdeel van een fusie, overname, verkoop van bedrijfsmiddelen of de overgang naar een andere serviceprovider. Dit geldt ook in het onwaarschijnlijke geval van een insolventie, faillissement of curatele waarin uw persoonsgegevens als gevolg van een dergelijke procedure aan een andere organisatie zouden worden overgedragen.

6. Worden uw persoonsgegevens doorgegeven aan landen buiten de EU?

De diensten van Paulig kunnen worden geleverd met middelen en servers uit verschillende landen over de hele wereld. Daarom kan Paulig uw persoonsgegevens overdragen buiten het land waar u onze diensten gebruikt, inclusief landen buiten de EU en de EER die geen wetten hebben die specifieke bescherming bieden voor persoonsgegevens of die verschillende wettelijke regels inzake gegevensbescherming hebben.

In dergelijke gevallen zorgt Paulig ervoor dat er een juridische basis voor een dergelijke overdracht bestaat en dat een adequate bescherming van uw persoonsgegevens wordt geboden zoals vereist door de toepasselijke wetgeving, bijvoorbeeld door standaardovereenkomsten te gebruiken die zijn goedgekeurd door relevante autoriteiten, met name de standaardbepalingen van de EU Commissie (waar nodig) en door het gebruik te vereisen van andere geschikte technische en organisatorische informatiebeveiligingsmaatregelen. De standaard contractuele clausules vindt u hier.

7. Hoe lang gebruiken we uw persoonsgegevens?

Paulig bewaart persoonsgegevens alleen zo lang als nodig is om de doeleinden te bereiken waarvoor de persoonsgegevens zijn verzameld, in overeenstemming met de toepasselijke wetgeving. Wanneer we de persoonsgegevens niet langer nodig hebben, verwijderen we de gegevens uit onze systemen of anonimiseren we ze onomkeerbaar.

Hieronder vindt u algemene bewaartermijnen die van toepassing zijn op alle groepen betrokkenen:

Bezoeken aan onze gebouwen: Persoonsgegevens die worden verzameld en opgeslagen voor bezoeken aan onze gebouwen worden uiterlijk aan het einde van het eerste kalenderjaar na het bezoek gewist.

Evenementen: Persoonsgegevens die voor en tijdens evenementen worden verzameld en opgeslagen, inclusief informatie over deelnemers en leads, worden uiterlijk aan het einde van het eerste kalenderjaar na het evenement gewist.

Klantenservice: Persoonsgegevens die voor klantenservicedoeleinden worden opgeslagen, worden uiterlijk aan het einde van het eerste kalenderjaar na het laatste geregistreerde interactie met de klantenservice verwijderd.

Marketing: Persoonsgegevens die voor marketingdoeleinden worden opgeslagen, worden uiterlijk aan het einde van het eerste kalenderjaar na de laatste geregistreerde activiteit gewist. Persoonsgegevens die voor marketingdoeleinden worden verwerkt op basis van uw toestemming, bijvoorbeeld als u zich hebt aangemeld voor een nieuwsbrief, kunnen echter worden bewaard tot u uw toestemming intrekt.

Onderzoek en enquêtes: Persoonsgegevens die worden verwerkt voor onderzoeks- of enquêtedoeleinden worden verwerkt tijdens de duur van het onderzoek of de enquête en tot het einde van het derde kalenderjaar daarna.

Houd er ook rekening mee dat de bewaartermijnen kunnen variëren afhankelijk van het land waarin de verwerkingsverantwoordelijke, d.w.z. elke specifieke onderneming van de Paulig Group, gevestigd is. Als u meer informatie wilt over de bewaartermijnen van een specifiek bedrijf van de Paulig Group, neem dan contact op met het privacyteam van Paulig (contactgegevens in hoofdstuk 1).

Meer informatie over bepaalde bewaartermijnen voor persoonsgegevens van elke verschillende subgroep vindt u hieronder.

7.1. Klanten

De bewaartermijn voor de persoonsgegevens van de vertegenwoordigers van onze klanten is uiteindelijk gekoppeld aan de duur van de klantenrelatie tussen ons en de organisatie die u vertegenwoordigt, waarna de persoonsgegevens worden verwijderd in overeenstemming met onze gedefinieerde processen. We kunnen persoonsgegevens echter ook na de vastgelegde bewaartermijn blijven bewaren voor zover de gegevens noodzakelijk zijn en de verwerking gerechtvaardigd is, bijvoorbeeld om onze rechten te beschermen.

De algemene minimale bewaartermijn voor de persoonsgegevens van de vertegenwoordigers van onze klanten bedraagt 3 jaar vanaf het einde van het kalenderjaar waarin het contract met de klant werd beëindigd. Als de contactpersoon van de klant verandert, verwijderen we de gegevens van de vorige contactpersoon binnen een redelijke termijn na de wijziging uit onze gegevenssystemen.

De eigenlijke contractdocumenten, die ook persoonsgegevens kunnen bevatten, worden minstens 10 jaar bewaard vanaf het einde van het kalenderjaar waarin het contract is beëindigd. Dat geldt ook voor alle communicatie die deel uitmaakt van de overeenkomst of de inhoud van de overeenkomst verduidelijkt. Persoonsgegevens die zijn vastgelegd in documenten die deel uitmaken van boekhoudkundig materiaal, zoals facturen, worden bewaard tot het einde van het kalenderjaar waarin de factuur is uitgegeven en 6 jaar daarna, op basis van de boekhoudwetgeving.

Nadat de hierboven vermelde tijdsperiode is geëindigd, kan Paulig een deel van uw persoonsgegevens verwerken en u beschouwen als een vertegenwoordiger van een klant. Houd er rekening mee dat persoonsgegevens ook langer kunnen worden bewaard als de bewaring gerechtvaardigd is door een passende band tussen ons en de betrokkene of de toestemming die de betrokkene heeft gegeven, bijvoorbeeld voor marketingdoeleinden, en de persoon geen bezwaar heeft gemaakt tegen de verwerking of zijn toestemming heeft ingetrokken.

7.2 Potentiële klanten

Paulig kan uw persoonsgegevens continu verwerken aangezien Paulig streeft naar het opbouwen van een klantrelatie met de organisatie die u vertegenwoordigt. Zodra de klantrelatie is gestart, wordt de duur van de verwerking gedefinieerd in punt 7.1 hierboven met betrekking tot klanten.

7.3 Klanten

Campagnes: Persoonsgegevens die worden verwerkt voor het uitvoeren van een campagne (bv. wedstrijd, prijsvraag, enz.), verwerken we tijdens de campagne en tot de campagne is afgelopen en tot het einde van het 1e kalenderjaar na het einde van de campagne.

Beheer van productklachten: Persoonsgegevens die worden verwerkt met het oog op ons beheer van productklachten en ons reactieproces worden verwerkt tijdens de duur van de verwerking van uw klacht en tot het einde van het 3e kalenderjaar erna.

7.4 Belangengroepen

De bewaartermijn voor de persoonsgegevens van de vertegenwoordigers van onze zakenpartners en andere belangengroepen (bijv. leveranciers en externe dienstverleners) is uiteindelijk gekoppeld aan de duur van de zakelijke relatie tussen ons en de organisatie die u vertegenwoordigt, waarna de persoonsgegevens worden gewist in overeenstemming met onze gedefinieerde processen. We kunnen persoonsgegevens echter ook na de vastgelegde bewaartermijn blijven bewaren voor zover de gegevens noodzakelijk zijn en de verwerking gerechtvaardigd is, bijvoorbeeld om onze rechten te beschermen.

De algemene minimale bewaartermijn voor de persoonsgegevens van de vertegenwoordigers van onze zakenpartners en andere belangengroepen bedraagt 3 jaar vanaf het einde van het kalenderjaar waarin het contract of de zakelijke relatie met de organisatie die u vertegenwoordigt werd beëindigd. Als de contactpersoon van de zakenpartner wijzigt, verwijderen we de gegevens van de vorige contactpersoon binnen een redelijke termijn na de wijziging uit onze gegevenssystemen.

8. Hoe kunt u de verschillende soorten rechten uitoefenen die u heeft?

Alle rechten kunnen worden uitgeoefend door contact op te nemen met het Privacyteam van Paulig door gebruik te maken van de contactgegevens in deel 1 hierboven. Het team zal u dan voorzien van verdere instructies over het uitoefenen van een specifiek recht. Als Paulig redelijke twijfels heeft over de identiteit van de persoon die het verzoek indient, kan Paulig aanvullende informatie vragen zodat uw identiteit kan worden bevestigd.

Paulig zal binnen een maand na ontvangst van het verzoek u van informatie voorzien over de actie die is ondernomen naar aanleiding van uw verzoek. Die periode kan indien nodig met twee maanden worden verlengd, rekening houdend met de complexiteit en het aantal verzoeken.

Recht op toegang tot uw persoonsgegevens: U heeft het recht om van Paulig bevestiging te verkrijgen of er al dan niet persoonsgegevens over u worden verwerkt en, waar dat het geval is, informatie te ontvangen over uw persoonsgegevens.

Recht op rectificatie: U heeft het recht om onverwijld van Paulig rectificatie van onjuiste persoonsgegevens van u te verkrijgen.

Recht op verwijdering ('recht om te worden vergeten'): U heeft het recht om zonder onnodige vertraging uw persoonsgegevens bij Paulig te laten wissen wanneer een van de volgende redenen van toepassing is:
- uw persoonsgegevens zijn niet langer nodig met betrekking tot de doeleinden waarvoor ze zijn verzameld of anderszins worden verwerkt;
- u trekt uw toestemming in voor de verwerking en wanneer er geen andere wettelijke grond is voor verwerking;
- u maakt bezwaar tegen de verwerking en er zijn geen doorslaggevende legitieme redenen voor de verwerking;
- uw persoonsgegevens zijn onrechtmatig verwerkt;
- uw persoonsgegevens moeten worden gewist om te voldoen aan een wettelijke EU-verplichting of lidstaatwetgeving waaraan Paulig is onderworpen, of
- de persoonsgegevens zijn verzameld met betrekking tot diensten van een informatiemaatschappij.
  
  U heeft echter niet het recht om gegevens te laten wissen als verwerking ervan noodzakelijk is:
- voor het uitoefenen van het recht op vrijheid van meningsuiting en informatie;
- voor de naleving van een wettelijke verplichting van de EU of van een lidstaat waaraan Paulig onderworpen is, of
- voor de vaststelling, uitoefening of verdediging van rechtsvorderingen.

Recht op beperking van verwerking: U heeft het recht om van Paulig beperking van verwerking te verkrijgen wanneer een van de volgende situaties van toepassing is:
- de juistheid van de persoonsgegevens wordt door u betwist gedurende een periode die Paulig in staat stelt de juistheid van de persoonsgegevens te verifiëren;
- werking is onrechtmatig en u bent gekant tegen het wissen van de persoonsgegevens en vraagt in plaats daarvan om beperking van het gebruik ervan;
- Paulig heeft de persoonsgegevens niet langer nodig voor de doeleinden van de verwerking, maar deze worden door u vereist voor het vaststellen, uitoefenen of verdedigen van rechtsvorderingen, of
- u heeft tegen de verwerking bezwaar gemaakt in afwachting van de verificatie of de legitieme redenen van Paulig zwaarder wegen dan die van u.

Recht op bezwaar: U heeft het recht om te allen tijde, om redenen die verband houden met uw specifieke situatie, bezwaar te maken tegen de verwerking van uw persoonsgegevens en die gebaseerd zijn op legitieme belangen die door Paulig worden nagestreefd, inclusief profilering. Paulig zal de persoonsgegevens niet langer verwerken, tenzij Paulig overtuigende legitieme redenen voor de verwerking aantoont die voorrang hebben op uw belangen, rechten en vrijheden bij het opzetten, uitoefenen of verdedigen van rechtsvorderingen.

Wanneer persoonsgegevens worden verwerkt voor directe marketingdoeleinden heeft u het recht om te allen tijde bezwaar te maken tegen verwerking van uw persoonsgegevens voor dergelijke marketing, waaronder profilering voor zover deze verband houdt met directe marketing.

Houdt u er rekening mee dat u zich niet kunt afmelden voor het ontvangen van serviceberichten van Paulig, inclusief maar niet beperkt tot beveiligings- en juridische kennisgevingen.

Recht op gegevensoverdracht: U heeft het recht om uw persoonsgegevens die u aan Paulig hebt verstrekt, te ontvangen in een gestructureerd, veelgebruikt en computer leesbaar formaat en het recht om deze gegevens naar een andere controller te verzenden waarbij:
- de verwerking is gebaseerd op toestemming of op een contract, en
- de verwerking gebeurt op geautomatiseerde wijze.

9. Bent u verplicht uw persoonsgegevens aan ons te verstrekken?

Wanneer uw persoonsgegevens noodzakelijk zijn voor Paulig om haar contractuele verplichtingen op basis van een contract na te komen, bent u verplicht om uw persoonsgegevens aan ons te verstrekken. U kunt bijvoorbeeld geen aankopen doen in naam van uw organisatie zonder de noodzakelijke persoonsgegevens openbaar te maken.

10. Hoe kunt u uw toestemming intrekken?

U kunt uw toestemming intrekken door contact op te nemen met het Privacyteam van Paulig (contactgegevens in deel 1) of door gebruik te maken van de elektronische middelen die door Paulig worden verstrekt.

11. Nemen we beslissingen die u beïnvloeden op basis van geautomatiseerde middelen?

Paulig neemt geen beslissingen die uitsluitend gebaseerd zijn op geautomatiseerde verwerking en rechtsgevolgen teweegbrengen die op u betrekking hebben of die op dezelfde manier aanzienlijk van invloed op u zijn.

12. Verwerken we uw persoonsgegevens om u te profileren?

Paulig kan websitebezoekers en gebruikers van applicaties gerichte advertenties sturen (en de prestaties van advertenties meten), evenals aan ontvangers van nieuwsbrieven op basis van profilering, zowel binnen als buiten de services van Paulig via verschillende advertentienetwerken en uitwisselingen, met behulp van de volgende gegevens, afzonderlijk of gecombineerd:

gegevens van reclametechnologieën binnen en buiten onze diensten, zoals ‘web beacons’, pixels, advertentietags, cookies en apparaat-ID's
door u verstrekte informatie (bijvoorbeeld contactgegevens)
gegevens van uw gebruik van onze diensten (bijv. zoekgeschiedenis, klikken op een advertentie, enz.)
informatie van anderen (bijvoorbeeld advertentiepartners en gegevensverwerkers),
informatie afgeleid van gegevens (bijv. gebruik van functietitels om anciënniteit te achterhalen of namen om het geslacht te achterhalen).

13. Hoe kunt u uw recht uitoefenen om een klacht in te dienen bij de toezichthoudende autoriteit?

Als u een wettelijke overtreding inzake gegevensbescherming vermoedt, moet u eerst contact opnemen met het Privacyteam van Paulig (contactgegevens in deel 1).

Als de kwestie niet in der minne wordt opgelost tussen u en Paulig, kunt u contact opnemen met de toezichthoudende autoriteit in de EU-lidstaat van uw gewone verblijfplaats, uw werkplek of de plaats van de vermeende inbreuk, of van het land waar de betrokken Paulig-entiteit actief is. Contactinformatie van de bevoegde autoriteit van elk land waar Paulig gevestigd is, vindt u hier.

14. Wat zijn onze uitgangspunten voor het beveiligen van uw persoonsgegevens?

Paulig heeft technische en administratieve veiligheidsmaatregelen getroffen om verzamelde gegevens veilig te houden.

Alleen aangewezen Paulig medewerkers en van organisaties die in opdracht van of namens Paulig werken hebben het recht om deel te nemen aan het verwerken van persoonsgegevens. Alle personen die deelnemen aan de verwerking, hebben een persoonlijk gebruiksrecht verleend door Paulig of haar samenwerkingspartner. Er zijn verschillende toegangsniveaus aangemaakt op basis van de gegevens die een persoon nodig heeft volgens zijn/haar functieomschrijving. Systemen worden beschermd met een firewall die onbevoegde toegang buiten Paulig verbiedt, evenals met andere passende technische en organisatorische maatregelen.

Al het personeel van Paulig en zijn onderaannemers zijn verplicht om de persoonsgegevens die zij in hun werk verkrijgen vertrouwelijk te houden. Handmatig verwerkte documenten die persoonsgegevens bevatten, zijn beschermd tegen ongeoorloofde toegang.

15. Welke wet passen we toe voor de verwerking van persoonsgegevens?

De verwerking van persoonsgegevens in het opslagsysteem van Paulig wordt beheerst door de toepasselijke gegevensbeschermingswetgeving van de Europese Unie en door de nationale wetgeving van de landen waar Paulig is gevestigd.

16. Hoe kunnen we dit Privacybeleid bijwerken?

Paulig kan dit privacybeleid zo nodig van tijd tot tijd wijzigen. Tenzij anders bepaald door dwingende toepasselijke wetgeving, mogen we de betrokkenen niet persoonlijk op de hoogte brengen van wijzigingen. We raden u daarom aan om dit privacybeleid van tijd tot tijd te controleren op mogelijke wijzigingen.