1. Verantwoordelijke en contactgegevens 

De verwerkingsverantwoordelijke is het Finse bedrijf Paulig Ltd (bedrijfsregistratienummer: 0112563-0) of een van de bedrijven die tot de Paulig Group behoren. Samen en elk afzonderlijk worden ze hierna 'Paulig' genoemd. De verwerkingsverantwoordelijke is het bedrijf van de Paulig Group waar u hebt gesolliciteerd op een vacature. Een lijst van de bedrijven die van tijd tot tijd tot de Paulig Group behoren, is hier beschikbaar. 

Onze contactgegevens met betrekking tot het HR-gerelateerde privacybeleid zijn:  

Paulig Ltd / job applicant privacy matters
Satamakaari 20
FIN – 00980 Helsinki
FINLAND

employee-privacy@paulig.com

Tel: +358 9 319 81

Aarzel niet om contact met ons op te nemen als u vragen, opmerkingen of ideeën heeft met betrekking tot onze procedures betreffende persoonsgegevens. 

2. Wat zijn onze uitgangspunten voor het beveiligen van uw persoonsgegevens?

Paulig heeft technische en administratieve veiligheidsmaatregelen getroffen om verzamelde gegevens veilig te houden.  

Alleen aangewezen Paulig medewerkers en van organisaties die in opdracht van of namens Paulig werken hebben het recht om deel te nemen aan het verwerken van persoonsgegevens. Alle personen die deelnemen aan de verwerking, hebben een persoonlijk gebruiksrecht verleend door Paulig of zijn samenwerkingspartner. Er zijn verschillende toegangsniveaus aangemaakt op basis van de gegevens die een persoon nodig heeft volgens zijn/haar functieomschrijving. De gegevenssystemen van Paulig worden beschermd met firewalls en andere passende technische maatregelen die de gegevens erin beschermen tegen contacten buiten Paulig.  

Al het personeel van Paulig en zijn onderaannemers zijn verplicht om de persoonsgegevens die zij in hun werk verkrijgen vertrouwelijk te houden. Handmatig verwerkte documenten die persoonsgegevens bevatten, zijn beschermd tegen ongeoorloofde toegang. 

3. Wat zijn onze uitgangspunten voor het beveiligen van uw persoonlijke gegevens?

Paulig heeft elektronische en administratieve veiligheidsmaatregelen getroffen om verzamelde informatie veilig te houden.

Alleen aangewezen Paulig-medewerkers en van organisaties die in opdracht van of namens Paulig werken hebben het recht om het systeem voor het personeelsarchiefsysteem te gebruiken. Alle personen die met het systeem werken, hebben een persoonlijk gebruiksrecht verleend door Paulig of zijn samenwerkingspartner. Er zijn verschillende toegangsniveaus aangemaakt op basis van de gegevens die een persoon nodig heeft volgens zijn/haar functieomschrijving. Het systeem wordt beschermd met een firewall die het beschermt tegen contacten buiten Paulig.

Al het personeel van Paulig en zijn onderaannemers zijn verplicht om de informatie over de persoonlijke gegevens die zij in hun werk verkrijgen vertrouwelijk te houden.

Handmatig verwerkte documenten die persoonlijke gegevens bevatten, zijn beschermd tegen ongeoorloofde toegang.

4. Voor welke doeleinden verwerken we uw gegevens en op basis waarvan?

Paulig kan uw persoonsgegevens verwerken die rechtstreeks nodig zijn voor uw aanwervingsprocedure en mogelijke arbeidsrelatie (hetzij met Paulig of met een particulier uitzendbureau) met betrekking tot het beheer van de rechten en plichten van de partijen bij deze relatie of met de arbeidsvoorwaarden die Paulig u mogelijk biedt, of die voortvloeit uit de bijzondere aard van het desbetreffende werk.

  • De verwerking van uw persoonsgegevens is gebaseerd op de volgende criteria van de algemene verordening gegevensbescherming van de EU (een of meer criteria kunnen tegelijkertijd van toepassing zijn op dezelfde persoonsgegevens):
  • De verwerking is noodzakelijk om voorafgaand aan het aangaan van een contract op uw verzoek in te gaan.
  • De verwerking is noodzakelijk om te voldoen aan een wettelijke verplichting waaraan we onderworpen zijn, met name op het gebied van wetgeving inzake arbeid en tewerkstelling, socialezekerheidswetgeving, wetgeving inzake gegevensbescherming, belastingwetgeving, cyberbeveiligingswetgeving en ondernemingsrecht.
  • Verwerking is noodzakelijk met het oog op de rechtmatige belangen van Paulig.
  • U hebt toestemming gegeven voor de verwerking van uw persoonsgegevens.
     

De rechtmatige belangen van Paulig of een derde partij zoals hierboven aangegeven kunnen onder meer de volgende zaken omvatten:

  • onderhouden van een kandidatengroep voor mogelijke nieuwe recruiteringsbehoeften
  • voorkoming van misbruik van onze gegevenssystemen, onder meer door het bijhouden van logbestanden van wie de persoonsgegevens heeft verwerkt
  • bedrijfsontwikkeling
     

In aanvulling op het bovenstaande gebruikt Paulig uw gegevens als we denken dat dit noodzakelijk is voor veiligheidsdoeleinden of om mogelijke fraude of andere schendingen van onze overeenkomsten of dit Privacybeleid te onderzoeken.

AI-tools worden steeds verfijnder en sommige van uw persoonsgegevens kunnen worden verwerkt door AI-tools die door Paulig worden gebruikt (zoals Copilot in de M365-omgeving) om ons kenniswerk te ondersteunen.

Wat gevoelige persoonsgegevens betreft, is de verwerking gebaseerd op de noodzaak om te voldoen aan de bijzondere rechten en verplichtingen van de verwerkingsverantwoordelijke of de betrokkene op het gebied van het arbeids- en socialezekerheidsrecht en het sociale beschermingsrecht of op uw uitdrukkelijke toestemming.  

5. Welke soorten persoonsgegevens kunnen we over u verwerken en voor welke doeleinden?

In verband met uw aanwerving kunnen we de hieronder vermelde soorten gegevens en wijzigingen in deze gegevenstypes verwerken. Hieronder vermelden we ook het doel van de verwerking voor elke gegevenscategorie of, naargelang het geval, voor elk gegevenstype.  

Basisgegevens, verwerkt met het oog op het initiëren en uitvoeren van het wervingsproces en voor het beheren van de rechten en plichten van de partijen bij het proces. Deze gegevenscategorie omvat gegevenstypen zoals:  

  • Achternaam, alle voornamen, vorige achternaam
  • Thuisadres
  • E-mailadres
  • Telefoonnummer(s)
  • Geboortedatum
  • ID nummer (rijksregisternummer – België / burgerservicenummer – Nederland)
  • Geslacht
  • Nationaliteit
  • Foto- en videobestanden
  • Talen


Informatie met betrekking tot uw geschiktheid voor de vacature, met het oog op het beoordelen van uw geschiktheid voor de vacature of, indien van toepassing, en voor zover toegestaan door de toepasselijke wetgeving, om uw prestaties en werkcapaciteit of uw betrouwbaarheid vast te stellen. Deze gegevenscategorie omvat gegevenstypen zoals:   

  • Werkgeschiedenis
  • Opleiding 
  • Trainingen en certificaten die u heeft voltooid 
  • Kennis, vaardigheden en expertise (bijvoorbeeld taalvaardigheid en IT-vaardigheden) 
  • Sollicitatiebrief en cv 
  • Salaris en voordeelaanvragen 
  • Beoordelingsresultaten van de bekwaamheids- en persoonlijkheidstest (indien van toepassing) (bijvoorbeeld via wervingsadviseurs) 
  • Voorbeelden van eerder werk of presentaties (bijvoorbeeld portfolio met creatieve werken)  
  • Sociale media-content (met toestemming) 
  • Andere informatie die u ons tijdens sollicitatiegesprekken en referentiecontroles hebt verstrekt of die we op basis van uw toestemming hebben verzameld 
  • Werkvergunning (indien toepassing) 
  • Achtergrondinformatie, zoals uittreksels uit strafregisters (indien van toepassing) voor zover toegestaan door de toepasselijke wetgeving 
  • Persoonlijke kredietinformatie (indien van toepassing) voor zover toegestaan door de toepasselijke wetgeving
  • Medische en drugstestgegevens (indien van toepassing) voor zover toegestaan door de toepasselijke wetgeving 

6. Welke bronnen gebruiken we om uw persoonsgegevens te verzamelen?

Paulig verzamelt persoonsgegevens rechtstreeks bij u, bijvoorbeeld via:  

  • websiteformulieren  
  • papieren formulieren
  • telefoongesprekken waarbij u persoonsgegevens aan Paulig verstrekt
  • e-mailcorrespondentie waarin u persoonsgegevens aan Paulig verstrekt
  • persoonlijke gesprekken
  • sollicitatievideo's  


Paulig kan met uw toestemming persoonsgegevens via derde partijen verzamelen, bijvoorbeeld van:

  • personen die u als referentie hebt opgegeven
  • bedrijven die wervingsadvies en testresultaten van persoonlijkheid en geschiktheid aan Paulig aanbieden


Paulig kan persoonsgegevens verzamelen van derden zonder uw toestemming wanneer een van de volgende situaties van toepassing is, maar alleen voor zover toegestaan door de toepasselijke wetgeving:

  • een autoriteit informatie aan de werkgever onthult om deze in staat te stellen te voldoen aan een wettelijke verplichting 
  • wanneer de werkgever persoonlijke kredietgegevens verkrijgt of informatie omtrent het strafblad om de betrouwbaarheid van een werknemer vast te stellen.

Paulig kan persoonsgegevens in zijn opslagsysteem verkrijgen en bijwerken via werknemers en bedrijven die persoonsgegevensdiensten aan Paulig aanbieden. 

7. Aan wie kunnen we uw persoonsgegevens overdragen en toewijzen?

Bedrijven die behoren tot Paulig hebben voor interne administratieve doeleinden een gerechtvaardigd belang bij het verzenden van persoonsgegevens binnen de groep.  

Paulig verkoopt, least of publiceert uw persoonsgegevens niet aan derde partijen buiten Paulig, tenzij hieronder anders vermeld.

Paulig kan uw persoonsgegevens delen met geautoriseerde derde partijen die aan Paulig diensten verlenen voor de doeleinden die worden beschreven in dit Privacybeleid binnen de grenzen van de toepasselijke wetgeving. Dit kan bijvoorbeeld het leveren van diensten omvatten zoals softwarediensten, het beheren en analyseren van persoonsgegevens en het uitvoeren van onderzoek. Derden kunnen bijvoorbeeld bedrijven zijn die Paulig wervingsconsultancy en persoonlijkheids- en geschiktheidsbeoordelingstests aanbieden.  

Omdat Paulig zich verantwoordelijk voelt voor de bescherming van uw persoonsgegevens, staat Paulig niet toe dat deze bedrijven uw gegevens gebruiken voor andere doeleinden dan het uitvoeren van die diensten en vereist Paulig dat deze bedrijven uw persoonsgegevens beschermen op een manier die in overeenstemming is met dit Privacybeleid.  

We kunnen uw persoonsgegevens ook overdragen of bekendmaken aan derden in de beperkte situaties op uw verzoek. Als u bijvoorbeeld wilt dat we uw persoonsgegevens ook bewaren voor toekomstige wervingsdoeleinden voor andere Paulig bedrijven, delen we uw persoonsgegevens met andere Paulig bedrijven.  

We kunnen ook persoonsgegevens van sollicitanten bekendmaken aan bevoegde autoriteiten wanneer dit vereist is krachtens toepasselijke wetgeving of andere statuten, ter voorbereiding op een juridische procedure of om een claim te verdedigen binnen de grenzen die van tijd tot tijd zijn toegestaan of vereist door de toepasselijke wetgeving.  

Paulig kan uw persoonsgegevens delen als onderdeel van een fusie, overname, verkoop van bedrijfsmiddelen of de overgang naar een andere serviceprovider. Dit geldt ook in het onwaarschijnlijke geval van een insolventie, faillissement of curatele waarin uw persoonsgegevens als gevolg van een dergelijke procedure aan een andere organisatie zouden worden overgedragen. 

8. Worden uw gegevens overgedragen naar landen buiten de Europese Unie?

De diensten van Paulig kunnen worden geleverd met middelen en servers uit verschillende landen over de hele wereld. Daarom kan Paulig uw persoonsgegevens overdragen buiten het land waar u of Paulig bevestigd bent, inclusief landen buiten de EU en de EER die geen wetten hebben die specifieke bescherming bieden voor persoonsgegevens of die verschillende wettelijke regels inzake gegevensbescherming hebben.  

In dergelijke gevallen zorgt Paulig ervoor dat er een juridische basis voor een dergelijke overdracht bestaat en dat een adequate bescherming van uw persoonsgegevens wordt geboden zoals vereist door de toepasselijke wetgeving, bijvoorbeeld door standaardovereenkomsten te gebruiken die zijn goedgekeurd door relevante autoriteiten, met name de standaardbepalingen van de EU Commissie (waar nodig) en door het gebruik te vereisen van andere geschikte technische en organisatorische informatiebeveiligingsmaatregelen. De standaard contractuele clausules vindt u hier.  

9. Hoe lang verwerken we uw gegevens?  

Paulig kan uw gegevens in zijn sollicitatiesysteem verwerken tot het einde van het 2e kalenderjaar volgend op uw sollicitatiejaar (bv. sollicitatie 21 oktober 2024 à 31 december 2026), behalve in het geval dat we een gerechtvaardigd belang hebben (zoals in verband met een lopende gerechtelijke procedure) om de persoonsgegevens langer op te slaan.  

Persoonsgegevens met betrekking tot gekozen sollicitanten worden bewaard in overeenstemming met de bewaartermijnen die zijn vastgelegd in ons interne privacybeleid voor werknemers.  

Op basis van uw toestemming, bijvoorbeeld als u wilt dat we u in gedachten houden voor toekomstige carrièremogelijkheden, kan Paulig uw persoonsgegevens verwerken zolang u uw toestemming niet intrekt.  

Paulig mag uw persoonsgegevens gebruiken zoals bepaald in de wettelijke toestemming zo lang als deze wetgeving dat toestaat.  

10. Hoe kunt u de verschillende soorten rechten uitoefenen die u heeft?  

Alle rechten kunnen worden uitgeoefend door contact op te nemen met het Privacyteam van Paulig door gebruik te maken van de contactgegevens in deel 1 hierboven. Het team zal u dan voorzien van verdere instructies over het uitoefenen van een specifiek recht. Als Paulig redelijke twijfels heeft over de identiteit van de persoon die het verzoek indient, kan Paulig aanvullende informatie vragen zodat uw identiteit kan worden bevestigd. 

Paulig zal binnen een maand na ontvangst van het verzoek u van informatie voorzien over de actie die is ondernomen naar aanleiding van uw verzoek. Die periode kan indien nodig met twee maanden worden verlengd, rekening houdend met de complexiteit en het aantal verzoeken. 

  • Recht op toegang tot uw persoonsgegevens: U heeft het recht om van Paulig bevestiging te verkrijgen of al dan niet persoonsgegevens over u worden verwerkt en, waar dat het geval is, informatie te ontvangen over uw persoonsgegevens.
  • Recht op rectificatie: U heeft het recht om onverwijld van Paulig rectificatie van onjuiste persoonsgegevens van u te verkrijgen.
  • Recht op verwijdering ('recht om te worden vergeten'): U heeft het recht om zonder onnodige vertraging uw persoonsgegevens bij Paulig te laten wissen wanneer een van de volgende redenen van toepassing is:  
    • uw persoonsgegevens zijn niet langer nodig met betrekking tot de doeleinden waarvoor ze zijn verzameld of anderszins worden verwerkt;
    • u trekt uw toestemming in voor de verwerking en wanneer er geen andere wettelijke grond is voor verwerking;
    • u maakt bezwaar tegen de verwerking en er zijn geen doorslaggevende legitieme redenen voor de verwerking;
    • uw persoonsgegevens zijn onrechtmatig verwerkt;
    • uw persoonsgegevens moeten worden gewist om te voldoen aan een wettelijke EU-verplichting of lidstaatwetgeving waaraan Paulig is onderworpen, of
    • de persoonsgegevens zijn verzameld met betrekking tot diensten van een informatiemaatschappij.

      U heeft echter niet het recht om gegevens te laten wissen als verwerking ervan noodzakelijk is:
    • voor het uitoefenen van het recht op vrijheid van meningsuiting en informatie;
    • voor de naleving van een wettelijke verplichting van de EU of van een lidstaat waaraan Paulig onderworpen is, of
    • voor de vaststelling, uitoefening of verdediging van rechtsvorderingen.
  • Recht op beperking van verwerking: U heeft het recht om van Paulig beperking van verwerking te vereisen wanneer een van de volgende situaties van toepassing is:  
    • de juistheid van de persoonsgegevens wordt door u betwist gedurende een periode die Paulig in staat stelt de juistheid van de persoonsgegevens te verifiëren;
    • de verwerking is onrechtmatig en u bent tegen het wissen van de persoonsgegevens en vraagt ​​in plaats daarvan om beperking van het gebruik ervan;
    • Paulig heeft de persoonsgegevens niet langer nodig voor de doeleinden van de verwerking, maar deze worden door u vereist voor het vaststellen, uitoefenen of verdedigen van rechtsvorderingen, of
    • u heeft tegen de verwerking bezwaar gemaakt in afwachting van de verificatie of de legitieme redenen van Paulig die zwaarder wegen dan die van u.
  • Recht op bezwaar: U heeft het recht om te allen tijde, om redenen die verband houden met uw specifieke situatie, bezwaar te maken tegen de verwerking van uw persoonsgegevens en die gebaseerd zijn op legitieme belangen die door Paulig worden nagestreefd, inclusief profilering. Paulig zal de persoonsgegevens niet langer verwerken, tenzij Paulig overtuigende legitieme redenen voor de verwerking aantoont die voorrang hebben op uw belangen, rechten en vrijheden bij het opzetten, uitoefenen of verdedigen van rechtsvorderingen. 

    Wanneer persoonsgegevens worden verwerkt voor directe marketingdoeleinden heeft u het recht om te allen tijde bezwaar te maken tegen verwerking van uw persoonsgegevens voor dergelijke marketing, waaronder profilering voor zover deze verband houdt met directe marketing. 

    Houdt u er rekening mee dat u zich niet kunt afmelden voor het ontvangen van serviceberichten van Paulig, inclusief maar niet beperkt tot beveiligings- en juridische kennisgevingen.
     
  • Recht op gegevensoverdracht: U heeft het recht om uw persoonsgegevens die u aan Paulig hebt verstrekt, te ontvangen in een gestructureerd, veelgebruikt en computerleesbaar formaat en het recht om deze gegevens naar een andere controller te verzenden waarbij:  
    • de verwerking is gebaseerd op toestemming of op een contract, en
    • de verwerking gebeurt op geautomatiseerde wijze. 

11. Bent u verplicht uw persoonsgegevens aan ons te verstrekken?

Waar het verwerken van uw persoonsgegevens nodig is voor Paulig om op uw aanvraag stappen te ondernemen voorafgaand aan het aangaan van een contract, is het u verplicht om persoonsgegevens bekend te maken die nodig zijn voor een aanwervingsprocedure.  

12. Hoe kunt u uw toestemming intrekken?

U kunt uw toestemming intrekken door contact op te nemen met het Privacyteam van Paulig (contactgegevens in deel 1) of door gebruik te maken van de elektronische middelen die door Paulig worden verstrekt.  

13. Nemen we beslissingen die u beïnvloeden op basis van geautomatiseerde middelen?  

Paulig neemt geen beslissingen die uitsluitend gebaseerd zijn op geautomatiseerde verwerking en rechtsgevolgen teweegbrengen die op u betrekking hebben of die op dezelfde manier aanzienlijk van invloed op u zijn. 

14. Verwerken we uw persoonsgegevens om u te profileren?  

Paulig voert geen profilering van sollicitanten uit op een manier die bedoeld is in de Algemene Verordening Gegevensbescherming van de EU. 

15. Hoe kunt u uw recht uitoefenen om een klacht in te dienen bij de toezichthoudende autoriteit?  

Als u een wettelijke overtreding inzake gegevensbescherming vermoedt, moet u eerst contact opnemen met het Privacyteam van Paulig (contactgegevens in deel 1).  

Als de kwestie niet in der minne wordt opgelost tussen u en Paulig, kunt u contact opnemen met de toezichthoudende autoriteit in de EU-lidstaat van uw gewone verblijfplaats, uw werkplek of de plaats van de vermeende inbreuk, of van het land waar de betrokken Paulig-entiteit actief is. Contactinformatie van de bevoegde autoriteit van elk land waar Paulig gevestigd is, vindt u hier.  

16. Welke wet passen we toe voor de verwerking van persoonsgegevens?  

De verwerking van persoonsgegevens in het opslagsysteem van Paulig wordt beheerst door de toepasselijke gegevensbeschermingswetgeving van de EU en door de nationale wetgeving van de landen waar Paulig is gevestigd. 

17. Hoe kunnen we dit Privacybeleid bijwerken? 

Paulig kan dit privacybeleid zo nodig van tijd tot tijd wijzigen. Tenzij anders bepaald door dwingende toepasselijke wetgeving, mogen we de betrokkenen niet persoonlijk op de hoogte brengen van wijzigingen. We raden u daarom aan om dit privacybeleid van tijd tot tijd te controleren op mogelijke wijzigingen.