1. Personuppgiftsansvarig och kontaktuppgifter

Personuppgiftsansvarig är det finska företaget Paulig Ltd (organisationsnummer: 0112563-0) eller något av företagen i Paulig-koncernen. Tillsammans och var för sig nedan kallade för ”Paulig”. Personuppgiftsansvarig är det företag i Paulig-koncernen där du har sökt en ledig tjänst. En lista över företag som tillhör Paulig-koncernen från tid till annan finns tillgänglig här.

Våra kontaktuppgifter vid HR-relaterade integritetspolicyfrågor är:

Paulig Ltd / job applicant privacy matters
Satamakaari 20
FIN – 00980 Helsingfors
FINLAND
employee-privacy@paulig.com
Tel: +358 9 319 81

Tveka inte att kontakta oss om du har frågor, funderingar eller synpunkter som rör Pauligs personuppgiftsbehandling. 

2. Vilka principer följer vi för att skydda dina personuppgifter?

Paulig har etablerat tekniska och administrativa säkerhetsåtgärder avsedda att hålla insamlade data säkra.

Endast utsedd personal hos Paulig och organisationer som verkar på uppdrag av Paulig eller för Paulig är behöriga att delta i behandlingen av personuppgifter. Alla personer som deltar i behandlingen har en personlig användarrätt som beviljas av Paulig eller dess samarbetsparter. Olika åtkomstnivåer har skapats utifrån vilka data personer kan behöva få åtkomst till för att kunna utföra sina arbetsuppgifter. Pauligs datasystem skyddas med brandväggar och andra lämpliga tekniska åtgärder som skyddar data mot kontakter utanför Paulig.

All personal hos Paulig och dess underleverantörer är skyldiga att hemlighålla alla personuppgifter som de fått tillgång till i sitt arbete. Dokument som innehåller personuppgifter och som behandlas manuellt skyddas mot obehörig åtkomst. 

3. För vilka ändamål och på vilka grunder behandlar vi dina uppgifter?

Paulig kan behandla personuppgifter som är nödvändiga för din anställning (antingen hos Paulig eller genom ett bemanningsföretag) och som rör hanteringen av rättigheterna och skyldigheterna hos parterna inblandande i anställningen eller rör förmånerna som Paulig tillhandahåller dig, eller som uppstår till följd av det specifika arbetet.

Behandlingen av dina personuppgifter görs på följande grunder i EU:s allmänna dataskyddsförordning (en eller flera av dessa grunder kan samtidigt gälla samma personuppgifter):

  • Behandlingen är nödvändig för att vidta åtgärder på din begäran innan ett avtal ingås.
  • Behandlingen är nödvändig för att uppfylla en rättslig förpliktelse som vi är föremål för, särskilt inom områdena arbets- och anställningslagstiftning, socialförsäkringslagstiftning, dataskyddslagstiftning, skattelagstiftning, cybersäkerhetslagstiftning och företagsefterlevnadslagstiftning.
  • Behandlingen krävs för att Paulig ska kunna utöva sina legitima affärsintressen.
  • Du har gett ditt samtycke till att dina personuppgifter behandlas.
     

Pauligs och tredje parts legitima affärsintressen som nämns ovan kan bland annat omfatta:

  • upprätthållande av kandidatpool för eventuella nya rekryteringsbehov
  • förebyggande av missbruk av våra datasystem, bland annat genom att upprätthålla loggfiler över vem som har behandlat personuppgifterna
  • affärsutveckling
     

Utöver vad som nämns ovan kan Paulig använda dina uppgifter om vi anser att det är nödvändigt av säkerhetsskäl eller för att undersöka möjliga bedrägerier eller andra överträdelser av våra avtal eller denna integritetspolicy.

AI-verktyg är under utveckling och vissa av dina personuppgifter kan behandlas av AI-verktyg som används av Paulig (t.ex. Copilot i M365-miljön) för att stödja vårt kunskapsarbete.

När det gäller känsliga personuppgifter baseras behandlingen på nödvändigheten av behandlingen för att uppfylla den personuppgiftsansvariges eller den registrerades särskilda rättigheter och skyldigheter inom anställnings- och socialskyddslagstiftningen eller ditt uttryckliga samtycke.

4. Vilka typer av personuppgifter kan vi behandla om dig och för vilka ändamål?

I samband med din rekrytering kan vi behandla de datatyper och ändringar som görs i dessa datatyper som anges nedan. Nedan listar vi även syftet med behandlingen för varje datakategori eller, i förekommande fall, för varje datatyp.

Grundläggande information, som behandlas för att initiera och genomföra rekryteringsprocessen samt för att hantera processparternas rättigheter och skyldigheter. Denna datakategori omfattar datatyper som:

  • Förnamn, efternamn, tidigare efternamn
  • Hemadress
  • E-postadress
  • Telefonnummer
  • Födelsedatum
  • Personnummer
  • Kön
  • Nationalitet
  • Foto- och videoklipp
  • Språk och språkkunskaper
     

Information om din lämplighet för den lediga tjänsten, i syfte att bedöma din lämplighet för den lediga tjänsten eller, i tillämpliga fall, och i den utsträckning som tillåts enligt gällande lagstiftning, för att fastställa din prestations- och arbetsförmåga eller din tillförlitlighet. Denna datakategori omfattar datatyper som:

  • Arbetshistorik
  • Utbildning
  • Fullföljda utbildningar och intyg
  • Kompetenser, färdigheter och expertis (t.ex. språk- och IT-kunskaper)
  • CV och arbetsansökan
  • Löne- och förmånsanspråk
  • Resultat av personlighets- och lämplighetsbedömningar (i förekommande fall) (t.ex. via rekryteringskonsulter)
  • Exempel på tidigare arbete eller presentationer (såsom en kreativ portfölj)  
  • Innehåll från sociala medier (med samtycke)
  • Övriga uppgifter som du har lämnat till oss eller som vi har samlat baserat på ditt samtycke under anställningsintervjuer och referenskontroller
  • Arbetstillstånd (i förekommande fall)
  • Information från bakgrundskontroll t.ex. utdrag ur brottsregister (i förekommande fall) i den utsträckning som tillåts enligt gällande lagstiftning
  • Personlig kreditinformation (i förekommande fall) i den utsträckning som tillåts enligt gällande lagstiftning
  • Medicinska uppgifter och drogtestdata (i förekommande fall) i den utsträckning som tillåts enligt gällande lagstiftning

5. Vilka källor använder vi för att samla in dina personuppgifter?

Paulig samlar in uppgifter direkt från dig, till exempel via:

  • webbformulär  
  • fysiska formulär
  • telefonkonversationer där du tillhandahåller Paulig dina personuppgifter
  • e-postkonversationer där du tillhandahåller Paulig dina personuppgifter
  • diskussionstillfällen
  • jobbansökningsvideor
     

Paulig kan samla personuppgifter från tredje parter baserat på ditt samtycke, till exempel från:

  • personer som du har angett som referenser
  • företag som erbjuder Paulig rekryteringskonsulttjänster samt personlighets- och lämplighetstester
     

Paulig kan samla personuppgifter från tredje parter utan ditt samtycke när något av följande gäller, men endast i den utsträckning som tillåts enligt gällande lagstiftning:

  • en myndighet lämnar ut information till arbetsgivaren för att arbetsgivaren ska kunna fullgöra en lagstadgad skyldighet, eller  
  • när arbetsgivaren inhämtar personliga kreditupplysningar eller uppgifter ur straffregistret för att fastställa arbetstagarens tillförlitlighet.
     

Paulig kan erhålla och uppdatera personuppgifter i sitt registersystem från myndigheter och företag som erbjuder personuppgiftsrelaterade tjänster eller andra tjänster. 

6. Till vem kan vi överföra och tilldela dina personuppgifter?

Företagen som tillhör Paulig har ett legitimt intresse i att överföra personuppgifter inom koncernen för interna administrativa ändamål.

Paulig säljer, leasar eller delger inte på något sätt dina personuppgifter till tredje parter utanför Paulig utöver vad som beskrivs nedan.

Paulig kan dela dina personuppgifter med behöriga tredje parter som inom gränserna för gällande lagstiftning utför tjänster åt Paulig för de ändamål som beskrivs i denna integritetspolicy. Tjänsterna som tillhandahålls av tredje parter kan till exempel bestå av tjänster som programvarutjänster, att hantera och analysera personuppgifter och att bedriva forskning. Tredje parter kan till exempel vara företag som tillhandahåller rekryteringskonsulttjänster och personlighets- och lämplighetstester åt Paulig.

Paulig tar sitt ansvar för att skydda dina personuppgifter på allvar och tillåter därmed inte att dessa företag använder dina personuppgifter för några andra ändamål än för att utföra dessa tjänster. Paulig kräver dessutom att dessa tredje parter skyddar dina personuppgifter på ett sätt som överensstämmer med denna integritetspolicy.

Vi kan också överföra eller lämna ut dina personuppgifter till tredje part i begränsade situationer på din begäran. Till exempel om du vill att vi ska spara dina personuppgifter för framtida rekryteringsändamål även för andra Paulig-företag kommer vi att dela dina personuppgifter med andra Paulig-företag.

Vi kan också lämna ut personuppgifter om arbetssökande till behöriga myndigheter när det krävs enligt tillämpliga lagar eller andra författningar, för att förbereda för rättsliga förfaranden eller för att försvara ett anspråk inom de gränser som tillåts eller krävs enligt tillämplig lagstiftning från tid till annan.

Paulig kan dela dina personuppgifter som en del av sammanslagningar, förvärv, försäljning av företagstillgångar eller när tjänster övertas av andra leverantörer. Detta gäller även vid eventuell insolvens, konkurs eller likvidering där dina personuppgifter kan överföras till en annan enhet till följd av denna typ av process. 

7. Kommer dina personuppgifter överföras till länder utanför EU?

Pauligs tjänster kan tillhandahållas med hjälp av resurser och servrar i olika länder över hela världen. Det kan därför hända att Paulig överför dina personuppgifter utanför det land där du befinner dig eller där Paulig är etablerad, inklusive till länder utanför EU och EES som inte har lagar som ger specifikt skydd för personuppgifter eller som har andra juridiska regler om dataskydd.

I sådana fall säkerställer Paulig att det finns en juridisk grund för överföringen och att tillräckligt skydd av dina personuppgifter tillhandahålls i enlighet med gällande lagar, till exempel genom att använda standardavtal som godkänts av relevanta myndigheter, i synnerhet EU-kommissionens standardavtalsklausuler (där så krävs) och genom att kräva att andra lämpliga tekniska och organisatoriska informationssäkerhetsåtgärder används. Standardavtalsklausulerna finns här.

8. Hur länge behandlar vi dina uppgifter?

Paulig kan behandla dina uppgifter i sitt system för arbetssökningar fram till slutet av det 2:a kalenderåret efter ditt ansökningsår (t.ex. ansökan den 21 oktober 2024 den à 31 december 2026), utom i de fall där vi har ett berättigat intresse (till exempel i samband med ett pågående domstolsförfarande) att lagra personuppgifterna under en längre period.

Personuppgifter relaterade till utvalda jobbkandidater kommer att lagras i enlighet med de lagringsperioder som definieras i vår interna integritetspolicy för anställda.

Baserat på ditt samtycke, till exempel om du vill att vi ska komma ihåg dig för framtida karriärmöjligheter, kan Paulig behandla dina personuppgifter tills du återkallar ditt samtycke.

Paulig kan behandla dina personuppgifter baserat på lagstadgade krav så länge som tillämplig lagstiftning tillåter.  

9. Hur utövar du dina olika rättigheter?

Alla rättigheter kan utövas genom att kontakta Pauligs integritetsgrupp med någon av kontaktmetoderna som tillhandahålls i avsnitt 1 ovan. Gruppen ger dig ytterligare anvisningar om hur du utöver dina specifika rättigheter. Om Paulig av rimliga skäl tvivlar på identiteten på personen som gör denna begäran kan Paulig begära ytterligare information för att kunna bekräfta personens identitet.

Paulig tillhandahåller information om åtgärder som vidtagits om du begär det, inom en månad från det att din begäran mottagits. Detta kan ta upp till ytterligare två månader vid behov beroende på komplexiteten hos och antalet begäranden.

  • Rätten att få tillgång till personuppgifter: Du har rätt att få en bekräftelse från Paulig om huruvida personuppgifter om dig behandlas eller inte och, om så är fallet, få information om dina personuppgifter.
     
  • Rätten till korrigering: Du har rätt att utan onödigt dröjsmål få felaktiga personuppgifter om dig korrigerade av Paulig.
     

  • Rätten till radering (”rätten att glömmas bort”): Du har rätt att utan onödigt dröjsmål få personuppgifter om dig raderade av Paulig, om något av följande gäller:

    • dina personuppgifter behövs inte längre i samband med de ändamål för vilka de samlades in eller på annat sätt behandlades för
    • du återkallar ditt samtycke som behandlingen baserades på och det finns inga andra juridiska grunder för behandlingen
    • du invänder mot behandlingen och det finns inga legitima grunder till behandlingen som har företräde
    • dina personuppgifter har behandlats på ett olagligt sätt
    • dina personuppgifter måste raderas för att följa en juridisk skyldighet i EU eller lagstiftning som omfattar Paulig i en medlemsstat, eller
    • personuppgifterna samlades in i samband med ett erbjudande om informationssamhällets tjänster
       

    Men du har inte rätt till radering om behandlingen krävs:

    • för att utöva rätten till yttrandefrihet och information,
    • för att uppfylla en juridisk skyldighet som kräver behandling i EU eller lagstiftning som omfattar Paulig i en medlemsstat, eller
    • för att etablera, utöva eller försvara juridiska anspråk
       
  • Rätten att begränsa behandling: Du har rätt att få behandlingen begränsad av Paulig, om något av följande gäller:
    • riktigheten hos personuppgifterna ifrågasätts av dig, under en period där Paulig kan bekräfta personuppgifternas riktighet
    • behandlingen är olaglig och du motsätter dig radering av personuppgifterna och begär att behandlingen begränsas istället
    • Paulig behöver inte längre personuppgifterna för behandling, men de krävs för att etablera, utöva eller försvara juridiska anspråk, eller
    • du har motsatt dig behandlingen i väntan på en bekräftelse av att Pauligs legitima intressen har företräde över dina egna intressen
       
  • Rätten till invändningar: Du har rätt att när som helst, mot bakgrund av din speciella situation, invända mot sådan behandling av dina personuppgifter som baseras på Pauligs legitima intressen, även profilering. Paulig ska inte längre behandla personuppgifterna om inte Paulig lägger fram tvingande legitima grunder för behandlingen som har företräde över dina intressen, dina rättigheter och din frihet, för att etablera, utöva eller försvara juridiska anspråk.

    I de fall där personuppgifter behandlas för direkt marknadsföring har du rätt att när som helst invända mot att dina personuppgifter behandlas för sådan marknadsföring, vilket omfattar profilering i den utsträckning denna rör sådan direkt marknadsföring.

    Observera att du inte kan avböja att få servicemeddelanden från Paulig, vilket bland annat omfattar säkerhets- och juridiska meddelanden.
     
  • Rätten till dataöverförbarhet: Du har rätt att få personuppgifter om dig som du tillhandahållit Paulig i ett strukturerat, allmänt använt och maskinläsbart format och du har även rätt att överföra dessa uppgifter till en annan personuppgiftsansvarig om:  
    • behandlingen baseras på samtycke eller ett avtal, och
    • om behandlingen utförs med automatiska metoder

10. Är det obligatoriskt att lämna personuppgifter till oss?

När behandlingen av dina personuppgifter är nödvändig för att Paulig ska kunna vidta åtgärder på din begäran innan ett avtal ingås är det obligatoriskt för dig att lämna de personuppgifter som behövs för en rekryteringsprocess.

11. Hur kan du återkalla ditt samtycke?

Du kan återkalla ditt samtycke genom att kontakta Pauligs integritetsgrupp (kontaktuppgifter finns i avsnitt 1) eller genom att använda de elektroniska metoder som tillhandahålls av Paulig.

12. Automatiserar vi beslut som påverkar dig?

Paulig tar inga beslut som baseras helt på automatisk behandling om detta ger upphov till juridiska effekter som rör dig eller på liknande sätt påverkar dig.

13. Behandlar vi dina personuppgifter för att profilera dig?

Paulig bedriver inte profilering av arbetssökande i den mening som används i EU:s allmänna dataskyddsförordning.

14. Hur kan du utöva din rätt att lämna in ett klagomål till tillsynsmyndigheten?

Om du misstänker att det skett en överträdelse av dataskyddslagstiftningen ber vi dig att först kontakta Pauligs integritetsgrupp (kontaktuppgifter finns i avsnitt 1).

Om ärendet inte löses i godo mellan dig och Paulig kan du kontakta tillsynsmyndigheten i det EU-medlemsland där du har din bostadsort, din arbetsplats eller den plats där den påstådda överträdelsen har skett, eller i det land där Paulig-enheten i fråga är verksam. Du hittar kontaktuppgifter till den behöriga myndigheten i varje land där Paulig verkar här.  

15. Vilken lagstiftning tillämpar vi för behandlingen av personuppgifter?

Behandlingen av personuppgifter i Pauligs dataregister regleras av EU:s tillämpliga dataskyddslagar samt av den nationella lagstiftningen i länderna där Paulig är verksamma.

16. Hur uppdateras denna integritetspolicy?

Paulig kan vid behov ändra denna integritetspolicy från tid till annan. Om inte annat föreskrivs i tvingande tillämplig lagstiftning får vi inte meddela förändringar till de registrerade personligen. Vi uppmanar dig därför att då och då kontrollera denna integritetspolicy för eventuella ändringar.