1. Responsable del tratamiento del fichero

El responsable del tratamiento de este fichero es la empresa finlandesa Paulig Ltd (número de registro mercantil: 0112563-0) y las empresas que en ese momento pertenezcan a Paulig, todas ellas denominadas en lo sucesivo «Paulig».

Los datos de contacto de Paulig Ltd en materia de política de privacidad de HR son los siguientes:

Paulig Ltd / job applicant privacy matters
Satamakaari 20
FIN – 00980 Helsinki
FINLAND

employee-privacy@paulig.com

Tel: +358 9 319 81

No dude en ponerse en contacto con nosotros si tiene alguna pregunta, duda o idea relacionada con los procedimientos de datos personales de Paulig.

2. Definiciones

A continuación, se explican los términos más importantes utilizados en la presente Política de privacidad:

  1. Por «candidato/a» se entiende a cualquier persona que haya enviado una candidatura de empleo específica o general a cualquiera de las empresas de Paulig o a empresas de selección de personal que actúen en nombre de Paulig como resultado de una vacante publicada o de una candidatura espontánea.
  2. Por «Datos personales» se entiende cualquier información relativa a una persona física identificada o identificable (en lo sucesivo, el «interesado»); una persona física identificable es aquella que puede ser identificada, directa o indirectamente.
  3. Por «Consentimiento» del interesado se entenderá toda manifestación de voluntad libre, específica, informada e inequívoca por la que el interesado, mediante una declaración o una clara acción afirmativa, consienta el tratamiento de datos personales que le conciernan.
  4. Por «Elaboración de perfiles» se entenderá cualquier forma de tratamiento automatizado de datos personales consistente en la utilización de datos personales para evaluar determinados aspectos personales relativos a una persona física, en particular para analizar o predecir aspectos relativos al rendimiento laboral, la situación económica, la salud, las preferencias personales, los intereses, la fiabilidad, el comportamiento, la ubicación o los movimientos de dicha persona física.

3.  ¿Cuáles son nuestros principios para proteger sus datos personales?

Paulig ha establecido protecciones electrónicas y administrativas diseñadas para proteger la información recopilada.

Solo el personal designado de Paulig y de las organizaciones que operan por encargo de Paulig o en nombre de Paulig tienen derecho a utilizar el fichero de datos personales. Todas las personas que procesen el sistema tienen un derecho personal de uso concedido por Paulig o su colaborador. Se han creado diferentes niveles de acceso en función de los datos que necesita una persona según la descripción de su puesto. El sistema está protegido con un cortafuegos que lo protege de los contactos ajenos a Paulig.

Todo el personal de Paulig y sus subcontratistas están obligados a mantener la confidencialidad de la información de los datos personales que obtengan en su trabajo.

Los documentos procesados manualmente que contienen datos personales están protegidos contra el acceso no autorizado.

4. ¿Con qué fines y fundamentos jurídicos tratamos sus datos?

Paulig puede tratar sus datos personales directamente necesarios para su proceso de selección de personal y posible relación laboral (ya sea con Paulig o con una agencia de empleo privada) y con respecto a la gestión de los derechos y obligaciones de las partes de la relación o con los beneficios que Paulig pueda proporcionarle, o bien que se derive de la naturaleza especial del trabajo en cuestión.

El tratamiento de sus datos personales se basa en los siguientes fines del Reglamento General de Protección de Datos de la UE (pueden aplicarse a la vez uno o varios fines):

a) El tratamiento es necesario para adoptar medidas a petición suya previas a la celebración de un contrato.
b) El tratamiento es necesario a efectos de los intereses legítimos perseguidos por Paulig.
c) Usted ha dado su consentimiento para el tratamiento de sus datos personales.

Los intereses legítimos de Paulig o de terceros mencionados en el punto b) anterior pueden incluir, entre otras, las siguientes cuestiones:

  • mantener una reserva de candidatos para posibles nuevas necesidades de selección de personal
  • mantener archivos de registro de quién ha tratado los datos personales
  • desarrollo empresarial


Además de lo anterior, Paulig utiliza sus datos si lo consideramos necesario por motivos de seguridad o para investigar posibles fraudes u otras infracciones de nuestros acuerdos o de la presente Política de privacidad.

5. ¿Qué tipo de información podemos recoger sobre usted?

El contenido del fichero de Paulig puede incluir los siguientes tipos de datos y los cambios realizados en estos tipos de datos:

A. Datos personales

  • Apellidos, todos los nombres de pila, apellidos de soltero/a
  • Domicilio
  • Dirección de correo electrónico
  • Número(s) de teléfono
  • Fecha de nacimiento
  • Código de identificación nacional
  • Sexo
  • Nacionalidad
  • Fotografías y vídeos
  • Idiomas
  • Datos de pruebas médicas y de drogas (si procede)
  • Uso de sus derechos relacionados con sus datos personales (como el derecho de acceso a sus datos personales)


B. Información relacionada con su empleo

  • Historial laboral
  • Formación
  • Formaciones y certificados que ha completado
  • Conocimientos, aptitudes y experiencia (por ejemplo, conocimientos de idiomas y de TIC)
  • Carta de presentación y CV
  • Solicitudes salariales y de beneficios
  • Resultados de evaluaciones de personalidad y aptitudes (por ejemplo, a través de empresas de selección de personal)
  • Ejemplos de trabajos anteriores o presentaciones (por ejemplo, dosier de trabajos creativos)
  • Contenidos de las redes sociales (con consentimiento)
  • Otra información durante las entrevistas de selección de personal y la comprobación de referencias
  • Permiso de trabajo (si procede)
  • Calificación crediticia (si procede)
  • Extracto de antecedentes penales (si procede)

6. ¿De qué fuentes recogemos sus datos personales?

Paulig recopila datos personales directamente de usted, por ejemplo de:

  • formularios web
  • formularios físicos
  • conversaciones telefónicas durante las cuales usted facilite datos personales a Paulig
  • correspondencia de correo electrónico en la cual usted facilite datos personales a Paulig
  • conversaciones personales
  • vídeos de candidatura a empleos 


Paulig puede recopilar datos personales provenientes de terceros partiendo del consentimiento otorgado por usted, por ejemplo, de:

  • personas a las que usted ha nombrado como referencias
  • empresas que prestan a Paulig servicios de selección de personal y pruebas de evaluación de personalidad y aptitudes


Paulig puede recopilar datos personales de terceros sin su consentimiento en los siguientes supuestos:

  • si una autoridad revela al empleador información que este necesita para cumplir una obligación legal, o bien
  • si el empleador adquiere datos personales de crédito o información de antecedentes penales para determinar la fiabilidad del/de la empleado/a.


Paulig puede obtener y actualizar los datos personales de su fichero a través de funcionarios y empresas que ofrecen servicios de datos personales.

7. ¿A quién podemos transferir y ceder sus datos personales?

Las empresas de Paulig tienen un interés legítimo en transmitir datos personales dentro de Paulig para fines administrativos internos.

Paulig no vende, alquila ni comunica de ningún otro modo sus datos personales a terceros ajenos a Paulig, a menos que se indique lo contrario a continuación.

Puesto que Paulig se toma muy en serio la responsabilidad de salvaguardar sus datos personales, Paulig no permite que dichas empresas los utilicen con ningún otro fin que no sea el de prestar esos servicios, y Paulig les exige que protejan sus datos personales de forma coherente con la presente Política de privacidad.

Paulig puede compartir sus datos personales en virtud de una orden válida de un tribunal u otro organismo oficial con autoridad suficiente.

Paulig puede compartir sus datos personales como parte de cualquier fusión, adquisición, venta de activos de la empresa o transición del servicio a otro proveedor. También se aplica en el improbable caso de una insolvencia, quiebra o suspensión de pagos en la que sus datos personales fueran transferidos a otra entidad como resultado de dicho procedimiento.

8. ¿Se transfieren sus datos a países fuera de la Unión Europea?

Los servicios de Paulig pueden prestarse utilizando recursos y servidores ubicados en varios países del mundo. Por lo tanto, Paulig puede transferir sus datos personales fuera del país en el que usted utiliza nuestros servicios, incluso a países fuera de la UE y del EEE que no tengan leyes que proporcionen una protección específica de los datos personales o que tengan disposiciones legales diferentes en materia de protección de datos.

En tales casos, Paulig se asegura de que existe una base jurídica para dicha transferencia y de que se proporciona una protección adecuada a sus datos personales, tal y como exige la legislación aplicable, por ejemplo, mediante el uso de acuerdos estándar aprobados por las autoridades pertinentes (cuando sea necesario) y exigiendo el uso de otras medidas de seguridad de la información técnicas y organizativas adecuadas.

9. ¿Durante cuánto tiempo procesamos sus datos?

Paulig puede tratar sus datos en su sistema de candidaturas de empleo hasta el final del segundo año siguiente al de su candidatura (por ejemplo: candidatura presentada el 1 de agosto de 2018 => 31 de diciembre de 2020).

Partiendo del consentimiento otorgado por usted, Paulig puede tratar sus datos personales durante el tiempo especificado en el consentimiento.

Paulig puede tratar sus datos personales por obligación legal durante el periodo que permita la legislación aplicable.

10. ¿Cómo puede ejercer los diferentes tipos de derechos que tiene? 

Todos los derechos pueden ejercerse poniéndose en contacto con el equipo de Privacidad de Paulig mediante los datos de contacto indicados en la sección 1 anterior. A continuación, el equipo le dará más instrucciones sobre cómo ejercer un derecho específico. Cuando Paulig tenga dudas razonables sobre la identidad de la persona que realiza la solicitud, Paulig podrá solicitar más información adicional necesaria para confirmar su identidad.

Paulig le proporcionará información sobre las medidas adoptadas en relación con una solicitud en el plazo de un mes a partir de la recepción de la misma. Dicho plazo podrá prorrogarse otros dos meses en caso necesario, según la complejidad y el número de las solicitudes.

10.1. Derecho de acceso a sus datos personales

Usted tiene derecho a obtener de Paulig confirmación de si se están tratando o no datos personales que le conciernen y, en tal caso, a recibir información sobre los mismos.

10.2. Derecho de rectificación

Tiene derecho a obtener de Paulig sin dilación indebida la rectificación de los datos personales inexactos que le conciernan. 

10.3. Derecho de supresión («derecho al olvido»)

Tiene derecho a obtener de Paulig la supresión de los datos personales que le conciernen sin dilación indebida cuando concurra alguna de las circunstancias siguientes: 

(a) sus datos personales ya no sean necesarios en relación con los fines para los que fueron recogidos o tratados de otro modo;

(b) usted retire el consentimiento en que se basa el tratamiento y este no se base en otro fundamento jurídico;

(c) usted se oponga al tratamiento y no prevalezcan otros motivos legítimos para el tratamiento;

(d) sus datos personales hayan sido tratados ilícitamente;

(e) sus datos personales deban suprimirse para el cumplimiento de una obligación legal establecida en el Derecho de la Unión o de los Estados miembros que se aplique a Paulig;

(f) los datos personales se hayan obtenido en relación con la oferta de servicios de la sociedad de la información.

Sin embargo, no tiene el derecho ni la supresión si el tratamiento es necesario:

(a) para ejercer el derecho a la libertad de expresión e información;

(b) para el cumplimiento de una obligación legal que requiera el tratamiento de datos impuesta por el Derecho de la Unión o de los Estados miembros que se aplique a Paulig; o bien

(c) para la formulación, el ejercicio o la defensa de reclamaciones.

10.4. Derecho a la limitación del tratamiento

Tiene derecho a obtener de Paulig la limitación del tratamiento de los datos cuando se cumpla alguna de las condiciones siguientes: 

(a) usted impugne la exactitud de los datos personales, durante un plazo que permita a Paulig verificar la exactitud de los mismos;

(b) el tratamiento sea ilícito y usted se oponga a la supresión de los datos personales y solicite en su lugar la limitación de su uso;

(c) Paulig ya no necesite los datos personales para los fines del tratamiento, pero usted los necesite para la formulación, el ejercicio o la defensa de reclamaciones;

(d) usted se haya opuesto al tratamiento mientras se verifica si los motivos legítimos de Paulig prevalecen sobre los suyos.

10.5. Derecho de oposición

Tiene derecho a oponerse en cualquier momento, por motivos relacionados con su situación particular, a que datos personales que le conciernan sean objeto de un tratamiento basado en intereses legítimos perseguidos por Paulig, incluida la elaboración de perfiles. Paulig dejará de tratar los datos personales, salvo que Paulig acredite motivos legítimos imperiosos para el tratamiento que prevalezcan sobre sus intereses, derechos y libertades, o para la formulación, el ejercicio o la defensa de reclamaciones.

Cuando el tratamiento de datos personales tenga por objeto el marketing directo, usted tendrá derecho a oponerse en todo momento al tratamiento de los datos personales que le conciernan, incluida la elaboración de perfiles en la medida en que esté relacionada con el citado marketing directo. 

Tenga en cuenta que no puede renunciar a recibir mensajes de servicio de Paulig, incluidos, a título meramente enumerativo, pero no limitativo, los avisos legales y de seguridad.

10.6. Derecho a la portabilidad de los datos

Tiene derecho a recibir los datos personales que le incumban, que haya facilitado a Paulig, en un formato estructurado, de uso común y lectura mecánica, y a transmitirlos a otro responsable del tratamiento, cuando: 

(a) el tratamiento esté basado en el consentimiento o en un contrato, y

(b) el tratamiento se efectúe por medios automatizados.

11. ¿Es obligatorio que nos comunique sus datos personales?

Cuando Paulig necesite procesar sus datos personales para tomar medidas a petición suya antes de celebrar un contrato, será obligatorio que usted revele los datos personales necesarios para un proceso de contratación.

12. ¿Cómo puede retirar un consentimiento dado por usted?

Puede retirar el posible consentimiento poniéndose en contacto con el equipo de Privacidad de Paulig (información de contacto en la sección 1) o a través de los posibles medios electrónicos proporcionados por Paulig. 
 

13. ¿Tomamos decisiones que le afectan basadas en medios automatizados? 

Paulig no toma decisiones basadas únicamente en el tratamiento automatizado que produzcan efectos jurídicos que le conciernan o le afecten significativamente de forma similar.
 

14. ¿Tratamos sus datos personales para elaborar su perfil? 

Paulig no elabora perfiles de solicitantes de empleo del modo previsto en el RGPD.

15. ¿Cómo puede ejercer su derecho a presentar una reclamación ante la autoridad de control? 

En caso de que sospeche que se ha infringido la legislación sobre protección de datos, póngase en contacto en primer lugar con el equipo de Privacidad de Paulig (información de contacto en la sección 1). La presente Política de privacidad cubre las operaciones de Paulig en todos los países.
 

En caso de que el asunto no se resuelva amistosamente entre usted y Paulig, puede ponerse en contacto con la agencia de protección de datos del país en el que opere la entidad Paulig en cuestión. La información de contacto de la agencia competente de cada país en el que opera Paulig se encuentra aquí.

16. Which law do we apply for processing personal data? 

El tratamiento de datos personales en el fichero de Paulig se rige por la legislación de protección de datos aplicable de la Unión Europea, así como por las leyes nacionales de los países en los que Paulig tiene sede.
 

17. How can we update this Privacy Policy?

Paulig puede modificar esta política de privacidad y, si le hacemos cambios sustanciales, le avisaremos en nuestra intranet o por otros medios, para brindarle la oportunidad de revisar los cambios antes de que entren en vigencia y sean vinculantes.