1. Responsable del tratamiento de la información e información de contacto 

El responsable del tratamiento es la empresa finlandesa Paulig Ltd (número de registro mercantil: 0112563-0) o una de las empresas del grupo Paulig. Todas estas empresas en conjunto y cada una por separado, se denominarán en lo sucesivo «Paulig». El responsable del tratamiento es la empresa del grupo Paulig a la que ha solicitado una vacante. Tiene a su disposición una lista de las empresas que pertenecen al grupo Paulig de vez en cuando aquí.

Nuestros datos de contacto en materia de política de privacidad relacionada con el departamento de recursos humanos son los siguientes:

Paulig Ltd / job applicant privacy matters
Satamakaari 20
FIN – 00980 Helsinki
FINLANDIA
employee-privacy@paulig.com
Tel.: +358 9 319 81

No dude en ponerse en contacto con nosotros si tiene alguna pregunta, duda o idea relacionada con los procedimientos en los que se gestionan datos personales. 

2. ¿Cuáles son nuestros principios para proteger sus datos personales?  

Paulig ha establecido protecciones técnicas y administrativas diseñadas para proteger la información recopilada.

Solo el personal designado de Paulig y de las organizaciones que operan por encargo de Paulig o en nombre de Paulig tienen derecho a participar en el tratamiento de datos personales. Todas las personas que participen en dicho tratamiento tienen un derecho personal de uso concedido por Paulig o su colaborador. Se han creado diferentes niveles de acceso en función de los datos que necesita una persona según la descripción de su puesto. Los sistemas de datos de Paulig están protegidos con cortafuegos y otras medidas técnicas adecuadas que protegen los datos de contactos fuera de Paulig que contienen.

Todo el personal de Paulig y sus subcontratistas están obligados a mantener la confidencialidad de los datos personales que obtengan en el ejercicio de su trabajo. Los documentos procesados manualmente que contienen datos personales están protegidos contra el acceso no autorizado. 

3. ¿Con qué fines y bajo qué fundamentos jurídicos tratamos sus datos personales?

Paulig puede tratar sus datos personales directamente necesarios para su proceso de selección de personal y posible relación laboral (ya sea con Paulig o con una agencia de empleo privada) y con respecto a la gestión de los derechos y obligaciones de las partes de la relación o con los beneficios que Paulig pueda proporcionarle, o bien que se derive de la naturaleza especial del trabajo en cuestión.

El tratamiento de sus datos personales se basa en los siguientes fines del Reglamento General de Protección de Datos de la UE (pueden aplicarse a la vez uno o varios fines a los mismos datos personales):

  • El tratamiento es necesario para adoptar medidas a petición suya previas a la celebración de un contrato.
  • El tratamiento es necesario para el cumplimiento de una obligación legal a la que estamos sujetos, en particular en los ámbitos de la legislación laboral y de empleo, la legislación sobre seguridad social, la legislación sobre protección de datos, la legislación fiscal, la legislación sobre ciberseguridad y las leyes de cumplimiento corporativo.
  • El tratamiento es necesario a efectos de los intereses legítimos perseguidos por Paulig.
  • Usted ha dado su consentimiento para el tratamiento de sus datos personales.
     

Los intereses legítimos de Paulig o de terceros mencionados anteriormente pueden incluir, entre otras, las siguientes cuestiones:

  • mantener una reserva de candidatos para posibles nuevas necesidades de selección de personal
  • prevención del uso indebido de nuestros sistemas de datos, incluida la conservación de archivos de registro sobre las personas que han procesado los datos personales
  • desarrollo empresarial
     

Además de lo anterior, Paulig utiliza sus datos si lo consideramos necesario por motivos de seguridad o para investigar posibles fraudes u otras infracciones de nuestros acuerdos o de la presente Política de privacidad.

Las herramientas de IA están en desarrollo y algunos de sus datos personales pueden ser procesados por las herramientas de IA que utiliza Paulig (como Copilot en el entorno M365) para ayudar a nuestro trabajo relacionado con los conocimientos.

En lo que respecta a los datos personales sensibles, el tratamiento se basa en la necesidad dicho tratamiento para cumplir con los derechos y obligaciones especiales del responsable del tratamiento o del interesado en el ámbito de la legislación laboral, de la seguridad social y de la protección social, o en su consentimiento explícito.  

4. ¿Qué tipo de datos personales podemos tratar sobre usted y para qué fines?

En relación con el proceso de contratación, podemos tratar los tipos de datos y los cambios realizados en estos tipos de datos que se enumeran a continuación. A continuación, también enumeramos la finalidad del tratamiento para cada categoría de datos o, según corresponda, para cada tipo de datos.

Información básica, tratada con el fin de iniciar y llevar a cabo el proceso de contratación, y gestionar los derechos y obligaciones de las partes implicadas en el proceso. Esta categoría de datos incluye tipos de datos como:

  • Apellidos, todos los nombres de pila, apellidos de soltero/a
  • Domicilio
  • Dirección de correo electrónico
  • Número(s) de teléfono
  • Fecha de nacimiento
  • Número de identificación nacional
  • Sexo
  • Nacionalidad
  • Fotografías y vídeos
  • Idiomas
     

Información relacionada con su idoneidad para el puesto vacante, con el fin de evaluar su idoneidad para el puesto vacante o, según corresponda, y en la medida permitida por la legislación aplicable, para determinar su rendimiento y capacidad de trabajo o su fiabilidad. Esta categoría de datos incluye tipos de datos como:

  • Historial laboral
  • Formación
  • Formaciones y certificados que ha completado
  • Conocimientos, aptitudes y experiencia (por ejemplo, conocimientos de idiomas y habilidades)
  • Carta de presentación y CV
  • Solicitudes salariales y de beneficios
  • Resultados de evaluaciones de personalidad y aptitudes (según corresponda) (por ejemplo, a través de empresas de selección de personal)
  • Ejemplos de trabajos anteriores o presentaciones (por ejemplo, dosier de trabajos creativos)  
  • Contenidos de las redes sociales (con consentimiento)
  • Otra información que nos haya proporcionado durante las entrevistas de contratación y la comprobación de referencias o que hayamos recopilado sobre la base de su consentimiento
  • Permiso de trabajo (si procede)
  • Información de verificación de antecedentes, como extractos de antecedentes penales (cuando corresponda) en la medida permitida por las leyes aplicables
  • Información de crédito personal (cuando corresponda) en la medida permitida por las leyes aplicables
  • Datos de pruebas médicas y farmacológicas (cuando corresponda) en la medida en que lo permita la legislación aplicable

5. ¿Qué fuentes utilizamos para recopilar sus datos personales?

Paulig recopila datos personales directamente de usted, por ejemplo, a través de:

  • formularios web
  • formularios físicos
  • conversaciones telefónicas durante las cuales usted facilite datos personales a Paulig
  • correspondencia de correo electrónico en la cual usted facilite datos personales a Paulig
  • conversaciones personales
  • vídeos de candidatura para empleos
     

Paulig puede recopilar datos personales provenientes de terceros partiendo del consentimiento otorgado por usted, por ejemplo, de:

  • personas a las que usted ha nombrado como referencias
  • empresas que prestan a Paulig servicios de selección de personal y pruebas de evaluación de personalidad y aptitudes
     

Paulig puede recopilar datos personales de terceros sin su consentimiento cuando se aplique una de las siguientes circunstancias, pero solo en la medida en que lo permitan las leyes aplicables:

  • si una autoridad revela al empleador información que este necesita para cumplir una obligación legal, o bien  
  • si el empleador adquiere datos personales de crédito o información de antecedentes penales para determinar la fiabilidad del/de la empleado/a
     

Paulig también puede obtener y actualizar en sus ficheros los datos personales de autoridades y empresas que ofrezcan servicios relacionados con los datos personales u otros servicios a Paulig. 

6. ¿A quién podemos transferir y ceder sus datos personales?

Las empresas de Paulig tienen un interés legítimo en transmitir datos personales dentro de Paulig para fines administrativos internos.

Paulig no vende, alquila ni comunica de ningún otro modo sus datos personales a terceros ajenos a Paulig, a menos que se indique lo contrario a continuación.

Paulig puede compartir sus datos personales con terceros autorizados que realicen servicios para Paulig con los fines descritos en la presente Política de privacidad dentro de los límites de la legislación aplicable. Los servicios proporcionados por terceros pueden incluir la prestación de servicios como servicios de software, la gestión y el análisis de datos personales y la realización de estudios. Los terceros pueden incluir, por ejemplo, empresas que proporcionan a Paulig consultoría de contratación y pruebas de evaluación de personalidad y aptitud.

Puesto que Paulig se toma muy en serio la responsabilidad de salvaguardar sus datos personales, Paulig no permite que dichas empresas utilicen sus datos personales con ningún otro fin que no sea el de prestar esos servicios, y Paulig les exige que protejan sus datos personales de forma coherente con la presente Política de privacidad.

También podemos transferir o revelar sus datos personales a terceros en situaciones limitadas cuando así lo solicite. Por ejemplo, si desea que guardemos sus datos personales con fines de futuros reclutamientos para otras empresas de Paulig, también compartiremos sus datos personales con otras empresas de Paulig.

También podemos revelar los datos personales de los candidatos a las autoridades competentes cuando así lo exijan las leyes u otros estatutos aplicables, para prepararse para procedimientos legales o para defender una reclamación dentro de los límites permitidos o requeridos por la legislación aplicable de vez en cuando.

Paulig puede compartir sus datos personales como parte de cualquier fusión, adquisición, venta de activos de la empresa o transición del servicio a otro proveedor. También se aplica en el improbable caso de una insolvencia, quiebra o suspensión de pagos en la que sus datos personales fueran transferidos a otra entidad como resultado de dicho procedimiento. 

7. ¿Se transfieren sus datos a países fuera de la Unión Europea?

Los servicios de Paulig pueden prestarse utilizando recursos y servidores ubicados en varios países del mundo. Por lo tanto, Paulig puede transferir sus datos personales fuera del país en el que usted está ubicado o en el que Paulig está ubicado, incluso a países fuera de la UE y del EEE que no tengan leyes que proporcionen una protección específica de los datos personales o que tengan disposiciones legales diferentes en materia de protección de datos.

En tales casos, Paulig se asegura de que existe una base jurídica para dicha transferencia y de que se proporciona una protección adecuada a sus datos personales, tal y como exige la legislación aplicable, por ejemplo, mediante el uso de contratos estándar aprobados por las autoridades pertinentes, especialmente las cláusulas contractuales estándar de la Comisión Europea (cuando sea necesario) y exigiendo el uso de otras medidas de seguridad de la información técnicas y organizativas adecuadas. Las cláusulas contractuales tipo están disponibles aquí.  

8. ¿Durante cuánto tiempo procesamos sus datos?

Paulig puede procesar sus datos en su sistema de solicitud de empleo hasta el final del segundo año natural siguiente al año de su solicitud (por ejemplo, solicitud del 21 de octubre de 2024 al à 31 de diciembre de 2026), excepto en el caso de que tengamos un interés legítimo (como en relación con un procedimiento judicial en curso) para almacenar los datos personales durante un período más largo.

Los datos personales relacionados con los candidatos a empleo elegidos se conservarán de acuerdo con los períodos de retención definidos en nuestra Política de privacidad interna para empleados.

Basándose en su consentimiento, por ejemplo, si desea que le tengamos en cuenta para futuras oportunidades profesionales, Paulig puede tratar sus datos personales hasta que retire su consentimiento.

Paulig puede tratar sus datos personales por obligación legal durante el periodo que permita la legislación aplicable.  

9. ¿Cómo puede ejercer los diferentes tipos de derechos que tiene?

Todos los derechos pueden ejercerse poniéndose en contacto con el equipo de Privacidad de Paulig mediante los datos de contacto proporcionados en la sección 1 anterior. A continuación, el equipo le dará más instrucciones sobre cómo ejercer un derecho específico. Cuando Paulig tenga dudas razonables sobre la identidad de la persona que realiza la solicitud, Paulig podrá solicitar más información adicional necesaria para confirmar su identidad.

Paulig le proporcionará información sobre las medidas adoptadas en relación con una solicitud en el plazo de un mes a partir de la recepción de la misma. Dicho plazo podrá prorrogarse otros dos meses en caso necesario, según la complejidad y el número de las solicitudes.

  • Derecho de acceso a sus datos personales: Usted tiene derecho a obtener de Paulig confirmación de si se están tratando o no datos personales que le conciernen y, en tal caso, a recibir información sobre los mismos.
     
  • Derecho de rectificación: Tiene derecho a obtener de Paulig sin dilación indebida la rectificación de los datos personales inexactos que le conciernan.
     
  • Derecho de supresión («derecho al olvido») Tiene derecho a obtener de Paulig la supresión de los datos personales que le conciernen sin dilación indebida cuando concurra alguna de las circunstancias siguientes:
    • sus datos personales ya no sean necesarios en relación con los fines para los que fueron recogidos o tratados de otro modo
    • usted retire el consentimiento en que se basa el tratamiento y este no se base en otro fundamento jurídico
    • usted se oponga al tratamiento y no prevalezcan otros motivos legítimos para el tratamiento
    • sus datos personales hayan sido tratados ilícitamente
    • sus datos personales deban suprimirse para el cumplimiento de una obligación legal establecida en el Derecho de la Unión o de los Estados miembros que se aplique a Paulig
    • los datos personales se hayan obtenido en relación con la oferta de servicios de la sociedad de la información

      Sin embargo, no tiene el derecho ni la supresión si el tratamiento es necesario:
       
    • para ejercer el derecho a la libertad de expresión e información
    • para el cumplimiento de una obligación legal que requiera el tratamiento de datos impuesta por el Derecho de la Unión o de los Estados miembros que se aplique a Paulig, o bien
    • para la formulación, el ejercicio o la defensa de reclamaciones
       
  • Derecho a la limitación del tratamiento: Tiene derecho a obtener de Paulig la limitación del tratamiento de los datos cuando se cumpla alguna de las condiciones siguientes:
    • usted impugne la exactitud de los datos personales, durante un plazo que permita a Paulig verificar la exactitud de los mismos
    • el tratamiento sea ilícito y usted se oponga a la supresión de los datos personales y solicite en su lugar la limitación de su uso
    • Paulig ya no necesite los datos personales para los fines del tratamiento, pero usted los necesite para la formulación, el ejercicio o la defensa de reclamaciones
    • usted se haya opuesto al tratamiento mientras se verifica si los motivos legítimos de Paulig prevalecen sobre los suyos
       
  • Derecho de oposición Tiene derecho a oponerse en cualquier momento, por motivos relacionados con su situación particular, a que datos personales que le conciernan sean objeto de un tratamiento basado en intereses legítimos perseguidos por Paulig, incluida la elaboración de perfiles. Paulig dejará de tratar los datos personales, salvo que Paulig acredite motivos legítimos imperiosos para el tratamiento que prevalezcan sobre sus intereses, derechos y libertades, o para la formulación, el ejercicio o la defensa de reclamaciones.

    Cuando el tratamiento de datos personales tenga por objeto el marketing directo, usted tendrá derecho a oponerse en todo momento al tratamiento de los datos personales que le conciernan, incluida la elaboración de perfiles en la medida en que esté relacionada con el citado marketing directo.

    Tenga en cuenta que no puede renunciar a recibir mensajes de servicio de Paulig, incluidos, a título meramente enumerativo, pero no limitativo, los avisos legales y de seguridad.
     
  • Derecho a la portabilidad de los datos: Tiene derecho a recibir los datos personales que le incumban, que haya facilitado a Paulig, en un formato estructurado, de uso común y lectura mecánica, y a transmitirlos a otro responsable del tratamiento, cuando:  
    • el tratamiento esté basado en el consentimiento o en un contrato, y
    • el tratamiento se efectúe por medios automatizados 

10. ¿Es obligatorio que nos comunique sus datos personales?

Cuando el tratamiento de sus datos personales sea necesario para que Paulig pueda tomar medidas solicitadas por usted antes de celebrar un contrato, es obligatorio que nos comunique los datos personales necesarios para un proceso de contratación.  

11. ¿Cómo puede revocar su consentimiento?

Puede retirar el posible consentimiento poniéndose en contacto con el equipo de Privacidad de Paulig (información de contacto en la sección 1) o a través de los posibles medios electrónicos proporcionados por Paulig.  

12. ¿Tomamos decisiones que le afectan basadas en medios automatizados?

Paulig no toma decisiones basadas únicamente en el tratamiento automatizado que produzcan efectos jurídicos que le conciernan o le afecten significativamente de forma similar.

13. ¿Tratamos sus datos personales para elaborar su perfil?

Paulig no lleva a cabo la elaboración de perfiles de candidatos a puestos de trabajo de la forma prevista en el Reglamento General de Protección de Datos de la UE.

14. ¿Cómo puede ejercer su derecho a presentar una reclamación ante la autoridad de control?

En caso de que sospeche que se ha infringido la legislación sobre protección de datos, póngase en contacto en primer lugar con el equipo de Privacidad de Paulig (información de contacto en la sección 1).

En caso de que el asunto no se resuelva amistosamente entre usted y Paulig, puede ponerse en contacto con la autoridad supervisora del Estado miembro de la UE de su residencia habitual, su lugar de trabajo o el lugar de la presunta infracción, o del país en el que opera la entidad de Paulig en cuestión. La información de contacto de la agencia competente de cada país en el que opera Paulig se encuentra aquí.

15. ¿Qué ley se aplica para el tratamiento de datos personales?  

El tratamiento de datos personales en el fichero de Paulig se rige por la legislación de protección de datos aplicable de la Unión Europea, así como por las leyes nacionales de los países en los que Paulig tiene sede.

16. ¿Cómo podemos actualizar la presente Política de privacidad?

Paulig puede modificar esta Política de privacidad de vez en cuando según sea necesario. Salvo que la legislación aplicable obligatoria disponga lo contrario, no podemos notificar cambios a los interesados en persona. Por lo tanto, le recomendamos que revise esta Política de privacidad de vez en cuando para ver posibles cambios.